Giả định (Assumptions), Ràng buộc (Constraints) và Yêu cầu (Requirements)

Giả định (Assumption): Là những yếu tố được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch để tạo ra những chi tiết hợp lý trong bản kế hoạch (nếu không có những giả định này, ta không thể dự báo và lập dự toán ngân sách được). Các giả định dựa trên kinh nghiệm (như bài học kinh nghiệm), kiến ​​thức hoặc thông tin sẵn có, được cho là hợp lý.

• Giả định rất cần thiết trong việc ước tính phạm vi, tiến độ, chi phí,… trong suốt quá trình lập kế hoạch dự án và được ghi chép cẩn thận trong kế hoạch quản lý dự án.

• Khi các giả định sai, rủi ro được xử lý trong suốt quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro. Nếu các giả định gây ảnh hưởng xấu đến dự án được phát hiện là sai, chúng sẽ được coi là rủi ro trong khâu quản lý rủi ro.

• Sau khi hoàn thành dự án, ban quản lý dự án cần đánh giá tính chính xác của các giả định và ghi lại những phát hiện trong bài học kinh nghiệm.

2. Ràng buộc (Constraints): Là những yếu tố cần được tính đến khi lập kế hoạch dự án. Các ràng buộc chủ yếu là các hạn chế, áp đặt cho dự án. Tuy nhiên, nếu lên kế hoạch tốt, các ràng buộc có thể là một lợi ích thực sự để tăng cường hiệu quả.

• Giám đốc dự án và nhóm cần làm việc dưới các ràng buộc của dự án để đạt được thành công dự án. Quản lý các ràng buộc là một trong những trách nhiệm chính của Giám đốc dự án.

• Trong quản lý dự án theo truyền thống, có "bộ 3 ràng buộc"/"tam giác sắt"(tức là ba hạn chế quan trọng nhất đối với mọi dự án là: phạm vi, tiến độ và chi phí). Tuy nhiên, trong Hướng dẫn PMBOK^®, có tổng cộng 6 ràng buộc chính trong dự án:

(1) Phạm vi – những gì được yêu cầu/mong đợi của dự án?

(2) Thời gian - khi nào dự án phải được hoàn thành?

(3) Chi phí – dự án cần bao nhiêu tiền?

(4) Chất lượng – kết quả theo kỳ vọng là gì? Cao hay tạm ổn?

(5) Nguồn lực - các thành viên trong nhóm dự án là những ai? Những thiết bị/vật liệu nào được cung cấp?

(6) Rủi ro - điều gì có thể xảy ra với dự án và làm thế nào để đối phó với chúng?

• Những ràng buộc trong dự án có liên quan đến nhau, thay đổi một ràng buộc sẽ ảnh hưởng đến một số hoặc tất cả những ràng buộc khác

Ví dụ, nếu một thành viên có kinh nghiệm trong nhóm dự án vừa từ chức, dự án sẽ cần thêm thời gian để hoàn thành vì các thành viên có ít kinh nghiệm hơn không thể thực hiện dự án trong khoảng thời gian ngắn như những người có kinh nghiệm làm. Bên cạnh đó, chất lượng, chi phí, rủi ro,… cũng sẽ bị ảnh hưởng.

3. Yêu cầu (Requirements): Là các tính năng/phẩm chất/sản phẩm/giao phẩm dự kiến ​​sẽ được cung cấp khi dự án hoàn thành, dưới dạng kết quả cuối cùng hay tạm thời.

• Các yêu cầu tập trung vào khả năng chuyển giao thành phẩm hơn là bản thân dự án.

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn được giao hữu danh vô thực là Giám đốc dự án của dòng xe hybrid mới. Các nhà tài trợ yêu cầu, trong nhiều yêu cầu khác:

1. Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm
2. Chiếc xe có tốc độ từ 0-60 dặm/giờ trong 8 giây
3. Xe phải đáp ứng các yêu cầu phát thải theo luật định trong việc giảm giá dòng xe hơi thân thiện với môi trường.

Dưới đây là giả định, ràng buộc hay yêu cầu?

• Yêu cầu dễ nhận biết nhất, vì chúng là những tính năng, liên quan trực tiếp đến giao phẩm. Vì vậy, “tốc độ từ 0-60 dặm/giờ trong 8 giây” là một Yêu cầu.

• Còn “Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm”? Theo đúng ngữ nghĩa, đây là một yêu cầu của nhà tài trợ. Tuy nhiên, trong các thuật ngữ quản lý dự án, 1,5 năm là giới hạn thời gian, được coi là “ràng buộc” của dự án (nhưng không phải là giao phẩm). Vì vậy, “Triển lãm xe hơi kế tiếp sẽ tạo ra 1 đơn vị demo sau 1,5 năm” đó là một Ràng buộc.

• Thứ ba: “Đáp ứng các yêu cầu phát thải theo luật định trong việc giảm giá dòng xe hơi thân thiện với môi trường” là một yêu cầu riêng vì nó liên quan đến việc làm sạch khí thải từ xe. Tuy nhiên, có một giả định cơ bản là yêu cầu phát thải theo luật định sẽ KHÔNG được thay đổi trong 1,5 năm này vì các mục tiêu được liên kết với các yêu cầu phát thải theo luật định hiện tại, đây là Giả định được cho là đúng khi bắt đầu dự án.

Xem thêm: 

Giả định và Ràng buộc trong dự án là gì? 

Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP^® và Giải thích chuyên sâu