ChatGPT có thể là công cụ thay đổi "cuộc chơi" dành cho các cá nhân và doanh nghiệp đang tìm cách nâng cao hiệu quả và năng suất. Là một mô hình ngôn ngữ mạnh mẽ do OpenAI phát triển, ChatGPT có khả năng cách mạng hóa cách mà các cá nhân, các nhóm làm việc và cộng tác.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá nhiều khả năng sử dụng ChatGPT và AI trong quản lý dự án. Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa việc quản lý dự án của mình, hãy đọc tiếp để khám phá những lợi ích của việc kết hợp ChatGPT vào quy trình làm việc của bạn.

Lên ý tưởng cho hội thảo và cuộc họp

"Cho tôi 10 ý tưởng sáng tạo để bắt đầu workshop"
"Hãy cho tôi 10 ý tưởng sáng tạo để bắt đầu khởi động dự án"

Nếu bạn đang cố gắng gây ấn tượng với khách hàng hoặc đồng nghiệp của mình tại một cuộc họp, tại sao không yêu cầu ChatGPT nghĩ ra một số ý tưởng sáng tạo để bắt đầu hội thảo hoặc khởi động dự án?

Tạo báo cáo thị trường

“Vui lòng đóng vai trò là nhà tư vấn kinh doanh và tạo báo cáo về tình trạng hiện tại của thị trường thương mại điện tử dành cho xe đạp và cung cấp thông tin chuyên sâu về các cơ hội phát triển tiềm năng cho doanh nghiệp của chúng tôi. Cấu trúc gồm 5 biểu đồ power point bao gồm tiêu đề hành động và ba gạch đầu dòng trên mỗi slide.”

Bạn muốn thuyết phục sếp về một cơ hội kinh doanh mới, một bước đi chiến lược hay bạn đang tìm kiếm người mở đầu cho dự án của mình? Tại sao không tạo một báo cáo thị trường ngắn. Tôi thực sự khuyên bạn nên kiểm tra bất kỳ con số nào để bạn có thể đặt tên cho nguồn dữ liệu đáng tin cậy. btw. Bạn có thể làm cho công cụ hoạt động như một người nào đó, chẳng hạn như một nhà tư vấn kinh doanh và nhận được câu trả lời tương ứng.

Xác định những điều cơ bản cho một dự án mới

"10 KPIs chính cho ngành công nghiệp ô tô là gì?"
"Danh sách 10 thương hiệu ô tô hàng đầu theo số lượng xe họ đã bán và doanh thu. Hãy sắp xếp chúng vào một bảng."
"Viết danh sách 10 thương hiệu ô tô hàng đầu Trung Quốc."

Nếu bạn đang bước vào một ngành mới hoặc một bộ phận mới, bạn nên biết điều gì là quan trọng đối với ngành/bộ phận này và biết cách nói chuyện bằng ngôn ngữ chuyên môn. Bên cạnh việc nhận báo cáo thị trường, bạn có thể yêu cầu kiến thức cụ thể về ngành, chẳng hạn như KPIs phổ biến hoặc danh sách đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, kiến thức này có thể giúp bạn tránh đưa ra những câu hỏi "ngu ngốc" trong một cuộc họp, tiết lộ bạn là người mới trong lĩnh vực này.

Brainstorm các nhiệm vụ dự án thực tế

"Brainstorm 10 ý tưởng đổi mới và sáng tạo để cắt giảm chi phí hậu cần tại một công ty bán lẻ."
"Những biện pháp nào mà các công ty bán lẻ đã thực hiện trong 5 năm qua để cắt giảm chi phí?"
"Kể tên 10 công cụ quản lý dự án được khách hàng đánh giá và phản hồi tốt. Thêm trang chủ của họ và đưa vào một bảng"

Nếu bạn nhận được một nhiệm vụ từ sếp và không biết bắt đầu từ đâu, tại sao không hỏi ChatGPT (hoặc google)? Ngay cả khi 9 trong số 10 ý tưởng không phù hợp với công ty của bạn, thì vẫn sẽ có một ý tưởng, chỉ mất một phút để nghiên cứu. Ngoài ra, bạn luôn có thể yêu cầu công cụ AI đưa ra các ý tưởng khác và sử dụng chúng làm điểm khởi đầu cho nghiên cứu sâu hơn của bạn về các chủ đề cụ thể.

Quản lý rủi ro dự án

"Trả lời với tư cách là một nhà tư vấn kinh doanh: Trong ban chỉ đạo dự án của tôi, các bên liên quan không bao giờ đưa ra bất kỳ quyết định nào. Bạn có giải pháp nào không?"

Hãy tưởng tượng bạn là người quản lý dự án và gặp rủi ro trong dự án, bạn không biết phải xử lý như thế nào. Tại sao không nhận một số giải pháp từ công cụ AI? Là người quản lý dự án, bạn vẫn sẽ phải phân tích vấn đề và xác định giải pháp phù hợp nhưng công cụ này có thể giúp bạn, trong trường hợp bạn gặp khó khăn với các vấn đề quản lý dự án và rủi ro dự án!

Lập khung chương trình cho Ban chỉ đạo và các cuộc họp khác

“Khung chương trình cho một ban chỉ đạo dự án trông như thế nào?”

Đây có thể là kỹ năng quản lý dự án cơ bản đối với một số người, nên ChatGPT trở thành cơ hội vàng cho những nhà quản lý ít kinh nghiệm. ChatGPT có thể cung cấp cho bạn ý tưởng chung về một kế hoạch làm việc trong nhiều cuộc họp mà bạn có thể chưa bao giờ tham gia.

Dịch văn bản sang ngôn ngữ khác

"Dịch bài báo sang tiếng Đức"

ChatGPT có thể được sử dụng để dịch tài liệu và văn bản. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn giao tiếp với các bên liên quan bằng các ngôn ngữ khác nhau. Mặc dù ChatGPT có thể dịch nhưng tôi thích Deepl.com hơn vì nó có thể dịch toàn bộ bản trình bày MS PowerPoint sang các ngôn ngữ khác nhau. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Tạo E-Mail viết sẵn

"Bạn có thể vui lòng viết một E-Mail thân thiện nhưng trang trọng cho đồng nghiệp của tôi, mời họ tham dự buổi khởi động dự án của chúng ta không? Ngày: 13 tháng 3 năm 2023; Thời gian: 2–4 giờ chiều; Địa điểm: Great Hall"

Mặc dù bạn có thể thích tự mình viết những thứ này hơn, nhưng đó có thể là "nỗi đau" đối với nhiều người. ChatGPT có thể được sử dụng để tạo các mẫu email cá nhân. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn với khách hàng và các bên liên quan.

Tôi hy vọng bài viết của mình có thể cung cấp cho bạn một số ý tưởng về cách sử dụng ChatGPT và các công cụ AI khác cho chính bạn và các dự án của bạn. 

Tái bút: Tôi đã yêu cầu ChatGPT đặt tiêu đề cho bài viết này. Và ngoài một số chuyển thể từ phía mình, ChatGPT cũng viết đoạn đầu. Nhưng đừng lo, phần còn lại của bài viết này là do tôi viết.

Atoha Institute

Nguồn: Frederick King