Tại sao chúng ta làm cho sự thay đổi trở nên rất khó khăn? 
Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp điều này khi nghiên cứu về chủ đề “Quản lý những thay đổi” và thực tế rất nhiều trường hợp như vậy. Nếu không thực hiện quản lý thay đổi một cách chính xác có thể gây ra nhiều vấn đề đau đầu không đáng có cho cả bạn và dự án của bạn. 
Trong trường hợp đã tuân theo hướng dẫn từng bước để thực hiện sự thay đổi, thì bất kỳ ai cũng có thể được thuyết phục để triển khai. Nhưng trong khi phần lớn thông tin bạn có thể tìm thấy có rất nhiều thông tin hữu ích và phù hợp, thì hầu hết thông tin đó đều bỏ qua một khía cạnh cơ bản - lý do cho sự thay đổi. 
Hãy tập trung vào phần còn thiếu đó… 
 

“Nhưng tôi nắm bắt được sự thay đổi rồi mà!”. 
Cụ thể hơn, tôi không đề cập tới việc quản lý thay đổi như cách mọi người định nghĩa – Sự thay đổi trong phạm vi dự án. Điều tôi muốn giải quyết đặt ra nhiều thách thức hơn - một phương thức kinh doanh khác, một sự thay đổi về văn hóa, một sự thay đổi về quy trình đang được thúc đẩy trong toàn bộ tổ chức hoặc nhóm dự án. Điều gì đó mà chúng ta được yêu cầu thực hiện theo một cách khác biệt với phương pháp chúng ta đã làm hiện tại, thường là các thay đổi hoặc sự tác động của thay đổi trong thời gian dài. Một thứ có thể nhận được phản hồi tích cực vơi nhiều lý do chính đáng khác nhau hoặc chỉ khiến mọi người vò đầu bứt tai hỏi, “Tại sao ?!”. 

Ngay cả khi bạn làm theo từng bước trong hướng dẫn để thuyết phục mọi người, thì điều đó cũng không giải quyết được thực tế là nếu họ không có niềm tin vào sự cần thiết hoặc nguồn gốc dẫn tới sự thay đổi thì cho dù có nỗ lực tới đâu để thúc đẩy thay đổi cũng sẽ hoàn toàn không có giá trị. Cho dù toàn bộ thành viên dự án buộc phải tuân thủ theo yêu cầu, nhưng đó sẽ không bao giờ là một phần đầy đủ của chương trình. Việc thực hiện các thay đổi không thể là thước đo thành công nếu nó phải trả giá bằng tinh thần làm việc, hoặc mối liên hệ của những người trực tiếp vận hành với dự án hoặc tổ chức bị giảm.
 

Nhanh hơn cái gì?
Không nhất thiết bạn hoặc nhóm của bạn phải sử dụng những công nghệ tuyệt vời nhất trên thị trường. Nếu bạn không thể trả lời một cách trung thực câu hỏi “Sự thay đổi có phù hợp với tổ chức, nhóm dự án hoặc nhu cầu của tôi không?”, thì việc tìm ra cách triển khai thay đổi không phải là một việc cần thiết. Cố gắng giải quyết một vấn đề không trực tiếp giải quyết những thách thức hoặc thiếu sót cụ thể bạn đang gặp phải là một điều vô ích.

Gần đây tôi đã được nghe về một nhóm người “chống lại sự thay đổi”. Như việc “Nếu bạn hỏi những người lớn tuổi ở phương Tây xem họ cần gì,” họ sẽ trả lời rằng, “họ muốn một con ngựa nhanh hơn.” Cách tiếp cận này là sai trên nhiều cấp độ. Giả định cơ bản là họ (hoặc nhóm của bạn trong cuộc thảo luận này) thực sự cần XYZ, vì vậy tất cả những gì bạn cần làm là bắt buộc thực hiện thay đổi và họ sẽ cảm ơn bạn sau.

Ô tô và máy bay xuất hiện không phải từ một sự ép buộc của một thế lực nào ở xã hội, mà đó là một sự phát triển hợp lý theo đúng hướng. Con người thực sự tin tưởng vào khái niệm tốt hơn và phù hợp với cuộc sống của họ (hoặc trong trường hợp của chúng ta là các dự án). Ford Model T hay động cơ phản lực đầu tiên không cần quá nhiều công sức để thuyết phục mọi người khi nó mang lại niềm tin rằng đó sẽ là một cách tốt hơn nhiều để di chuyển - Và như lịch sử đã chỉ ra, tất cả chúng ta đều đồng ý với điều đó!

Vì vậy, bạn sẽ đặt ra câu hỏi "sự thay đổi xấu" sẽ biểu hiện như thế nào? Nếu sự thay đổi thành công có tuổi thọ của riêng nó, thì sự thay đổi tồi tệ là thứ luôn cần được theo dõi để triển khai. Tốc độ chậm chạp là do nó được điều khiển bởi những người đẩy nó từ phía sau, chứ không phải từ vị trí của người cầm lái từ bên trong.

Nó có thường xuyên bị đình trệ hoặc cần phải “đánh lửa” lại không? Nó có thực hiện các bước nhỏ liên tục thay vì những bước nhảy vọt hợp lý không? Và trước hết, sự thay đổi giống như bộ mặt nhóm của bạn. Nó có phù hợp với văn hoá của nhóm hay mọi người chỉ đơn giản lầ tuân thủ theo yêu cầu từ cấp trên nên bạn không thực sự hiểu được lý do tại sao nó không vận hành tốt?

Do đó có càng nhiều người thực sự hào hứng với sự thay đổi càng tốt, thay vì chỉ có bạn hoặc những người giới thiệu về nó, và không có gì sai khi lùi lại một bước để quan sát sau khi bắt đầu thực hiện nếu những dấu hiệu này rõ ràng.

Nếu vậy, thì điều này sẽ dẫn tới đâu? Có cách nào tốt hơn để triển khai hoặc thực hiện thay đổi, nhưng theo cách vẫn đáp ứng mục đích ban đầu không? Hay bản thân các nguyên tắc cơ bản của sự thay đổi cần phải được làm lại… hoặc loại bỏ hoàn toàn?
 

Hướng dẫn 3 bước để thay đổi
Nếu chúng ta coi sự thay đổi giống như một dự án, thì mảnh ghép còn thiếu sẽ quay trở lại các nguyên tắc cơ bản của việc xác định các bên liên quan trong cuốn “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”  (PMBOK®).

Hãy coi những người điều hành dự án là các bên liên quan. Giờ đây, dễ dàng hơn để hình dung khái niệm rằng nếu thay đổi bắt nguồn từ các bên liên quan, thì nó đã sẵn sàng. Quá trình thay đổi trông như thế nào bây giờ? Bạn có nhận thấy có ít sự chống đối, kháng cự hơn, và tinh thần được thúc đẩy vì một sự thay đổi đến từ bên trong?

Thay đổi không giống như thay đổi khi mọi người đều đồng ý ngay từ đầu và chấp thuận rằng thay đổi là cần thiết. Vậy chúng ta có thể tạo hướng dẫn từng bước của riêng mình bắt đầu bằng mảnh ghép còn thiếu không? Tôi nghĩ rằng nó sẽ giống như thế này:
 

Hãy tin tưởng vào nhóm của bạn và sớm đưa ra các cơ hội thuận tiện để nhận phản hồi. Miễn là bạn có một nền văn hóa chào đón sự thay đổi, bạn sẽ thực hiện những thay đổi phù hợp vào đúng thời điểm vì những lý do chính đáng. Hơn nữa, việc thực hiện có thể diễn ra suôn sẻ.
 

Hãy định hướng mục tiêu. Hãy tự hỏi bản thân: “Thay đổi này có thực sự ảnh hưởng đến sản phẩm cuối hay dẫn dắt chúng ta đạt được điều đó theo cách tốt hơn không? Mức độ thay đổi có bằng hoặc lớn hơn tác động của thay đổi không?” Nếu đó chỉ là một cách khác để đạt được kết quả tương tự, thì lợi ích ròng bằng 0 có thể không đủ để thuyết phục mọi người trong nhóm. Khi bạn tập trung vào giải thưởng, tiếng ồn hoặc sự sao nhãng sẽ bị bỏ qua và thay đổi sẽ phù hợp với bạn thay vì bạn cố gắng thay đổi phù hợp.
 

Chấp nhận những rủi ro có kiểm soát và đừng sợ thất bại trước mắt hoặc thất bại nhỏ. Trong trường hợp này, thay đổi được nhận định ở dạng cơ hội và có rất ít người cảm thấy không sẵn sàng làm điều gì đó khác biệt để nắm bắt được lợi thế của sự cải tiến. Sự thay đổi được diễn ra mà không ai nhận ra nó.
 

Và bạn cũng đừng mặc định coi thay đổi là một điều tốt và chống lại nó là sự bướng bỉnh. Thay đổi vì lợi ích của sự thay đổi không làm gì cả. Chúng ta cần hiểu rằng điều đó rất cần thiết và sẽ xảy ra. Khi được thúc đẩy một cách chính xác (và vì những lý do đúng đắn là động lực từ bên trong), thay đổi là một điều tuyệt vời có thể biến đổi một nhóm một cách liền mạch với sự hỗ trợ thực sự - thay vì quá trình này là một cuộc đấu tranh chỉ có vẻ tốt đẹp trên bề mặt.

Atoha Institute

Nguồn: Steven Mitchell (Projectmanagement.com)
    

PMP GUIDE 2023 - HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP 2023 ON THE FIRST TRY TOÀN DIỆN NHẤT

Giao tiếp tạo ra tác động như thế nào đến việc quản lý dự án thành công?

Quản lý thay đổi: Thấu hiểu tất cả các quan điểm