Có thể nói phần mềm hỗ trợ quản lý dự án và giao tiếp nhóm gần như là bắt buộc để nâng cao hiệu quả của dự án. Tùy theo mỗi công ty, các team sẽ được ứng dụng một số phần mềm khác nhau tùy theo mục đích cần giao tiếp của nhóm.

Một số team sử dụng email để theo dõi các nhiệm vụ, mặc dù hình thức này không được ưa chuộng nữa vì khối lượng email cần xử lý sẽ rất lớn và việc “check” email thường xuyên sẽ khiến nhân viên bị ảnh hưởng năng suất. Ở cấp độ cá nhân, mỗi người đều có cách riêng để quản lý công việc, tuy nhiên khi lựa chọn phần mềm để nhóm hoạt động, project manager cần tập trung vào những công cụ linh hoạt và tính kết nối với mọi người, đặc biệt với những cá nhân làm việc từ xa.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dự án miễn phí giúp các nhóm có thể sử dụng tốt trong phạm vi nhỏ (nhóm từ 20 người trở xuống). Các phần mềm này đều có chức năng trực quan hóa tốt các nhiệm vụ, tiến độ và trách nhiệm của từng thành viên. Tùy theo mức độ phức tạp của dự án, các nhóm có thể trả tiền để mở khóa thêm những chức năng cần thiết.

8 ứng dụng quản lý dự án miễn phí tốt nhất để quan lý dự án

• Trello: quản lý các dự án một cách trực quan (dựa theo phương pháp Kanban)
• Asana: quản lý task nhóm
• ClickUp: trực quan hóa các nhiệm vụ tốt
• Wrike: các tính năng giống như bảng tính (spreadsheet-like)
• Paymo: phù hợp cho các freelancer và agency team nhỏ
• Airtable: xây dựng một ứng dụng quản lý dự án theo yêu cầu
• GoodDay cho việc ứng dụng nhiều phương pháp quản lý dự án
• Jira: dành cho các developers

Tại sao các phần mềm quản lý dự án miễn phí này lại là một lựa chọn tốt?

Để thu hẹp danh sách phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất, các công cụ ở danh sách trên đều đáp ứng các tiêu chí sau:

• Miễn phí cho các dự án không giới hạn. Các ứng dụng chúng tôi đã chọn cho phép bạn quản lý miễn phí số lượng dự án không giới hạn (và bao gồm ít nhất 10 người dùng miễn phí)
• Được lưu trữ. Có rất nhiều công cụ quản lý dự án tuyệt vời, miễn phí, tự lưu trữ, nhưng chúng mất nhiều thời gian hơn để thiết lập và quản lý. Các ứng dụng quản lý dự án trên được lưu trữ bởi các công ty cung cấp công cụ.
• Tính năng cộng tác và chia sẻ. Các ứng dụng phía trên giúp việc thêm các thành viên trong nhóm vào thiết lập quản lý dự án của bạn cũng như kiểm soát các loại và quyền hạn của người dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Tích hợp. Một công cụ quản lý dự án tuyệt vời sẽ phải hoàn toàn phù hợp với các phần mềm hiện tại đang sử dụng trong công ty của bạn, vì vậy các công cụ trên đều bao gồm các ứng dụng tích hợp với phần mềm phổ biến khác như email và Slack, lịch, lưu trữ tài liệu, v.v.
• Các công cụ đều cung cấp ứng dụng web (ngoài ứng dụng web, các công cụ còn đồng bộ hóa với thiết bị di động và máy tính). Một số công cụ khác sẽ không cung cấp hoạt động trên nền tảng di động như ProjectLibre và GanttProject, cả hai công cụ này đều là những ứng dụng mạnh mẽ chỉ dành cho máy tính được thiết kế để trở thành lựa chọn thay thế cho Microsoft Project.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất để quản lý dự án trực quan

Trello (Web, macOS, Windows, iOS, Android)

Giao diện Trello và cách sử dụng cơ bản

Trello là một phần mềm để tổ chức các dự án với bảng Kanban. Với gói miễn phí cho phép không giới hạn người dùng và bảng, đây là một công cụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng. Các freelancers có thể sử dụng Trello để lập kế hoạch cá nhân của họ trên bảng và các nhóm có thể sử dụng Trello để xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh của dự án với khả năng hiển thị ở mọi giai đoạn.

Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách tạo một bảng mới hoặc chọn một mẫu từ hàng chục template về tiếp thị, bán hàng, thiết kế, quản lý nhóm. Sau đó, chúng ta sẽ thêm một số danh sách nhiệm vụ cho dự án (mỗi danh sách là một cột) và tùy chỉnh các danh sách đó với các bước trong quy trình làm việc của dự án (ví dụ: việc cần làm (to do work), việc đang làm (on progressing) và đã hoàn thành (completed) hoặc dưới dạng các phần nhiệm vụ của dự án (ví dụ: phát triển, thiết kế và phân phối). Bạn có thể thêm nhiệm vụ mới dưới dạng thẻ trực quan trong mỗi cột — với nhãn, ngày hoàn thành, thành viên, danh sách kiểm tra, hình ảnh, tệp đính kèm và nhận xét.

Khi bạn bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ, chỉ cần kéo các thẻ vào danh sách thích hợp. Đây là cách quản lý theo phương pháp Kanban. Bạn có thể theo dõi tất cả các nhận xét và nhiệm vụ đề cập đến bạn.

Đối với các tính năng khác, các tùy chọn Power-Up của Trello (hiện được cung cấp ngay cả trên gói miễn phí) cho phép bạn xem các công việc trên lịch, thêm các tùy chọn voting cho các công việc, tự động xóa các công việc cũ và hơn thế nữa. Bạn có thể tạo bảng Trello cho mọi thứ — như nhiệm vụ cá nhân và công việc — để hoàn thành công việc theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Giá Trello:

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn số thẻ nhiệm vụ (card) và số thành viên, 10 bảng nhóm, Power-Up không giới hạn và 250 commands tự động mỗi tháng; nâng cấp với $5/ người dùng / tháng (thanh toán hàng năm) lên gói Tiêu chuẩn (Standard) bao gồm không giới hạn số bảng nhóm, Power-Up và các trường tùy chỉnh, tối đa 1.000 lệnh tự động mỗi tháng, v.v.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho nhóm

Asana (Web, iOS, Android)

Danh sách việc cần làm của bạn cũng rất cần thêm một vài tính năng để quản lý chúng và Asana cung cấp điều đó. Đây là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn chia nhỏ các dự án thành các phần và danh sách phụ, cùng với các bảng điều khiển để xem bao nhiêu phần trăm của dự án đã được hoàn thành. Bạn có thể thêm công việc và sắp xếp các công việc đã hoàn thành. Với các tính năng cộng tác chung, bạn sẽ cần làm việc theo nhóm để phân tách công việc.

Đối với các nhiệm vụ cá nhân của bạn — hoặc những việc trong công việc không nằm trong dự án nhưng có liên quan đến một cá nhân mà bạn phụ trách — bạn có thể tạo thêm danh sách trong Asana mà chỉ được chia sẻ với những người cụ thể. Các nhiệm vụ được giao của riêng bạn cũng sẽ hiển thị trong chế độ xem “My Task” để bạn có thể xem nhanh những việc bạn cần thực hiện.

Giá Asana:

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn các dự án, thẻ nhiệm vụ và dung lượng lưu trữ, tuy nhiên chỉ giới hạn tối đa 15 người dùng và các tính năng tìm kiếm cơ bản. Bản nâng cấp với $ 10,99 / người dùng / tháng (thanh toán hàng năm) lên gói Premium bao gồm mở khóa tính năng tiến trình dự án (project timeline), tìm kiếm nâng cao và hiển thị sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ (task dependencies).

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất về chế độ xem nhiệm vụ tùy chỉnh (customized task views)

ClickUp (Web, iOS, Android)

Hầu hết các ứng dụng quản lý dự án chỉ cho phép bạn chọn một trong các chế độ xem nhiệm vụ như danh sách, lịch hoặc chế độ bảng Kanban. Các chế độ xem bổ sung, đặc biệt là biểu đồ Gantt, thường là một tính năng cao cấp. Tuy nhiên, ClickUp lại có ưu thế về cung cấp hầu hết các chế độ xem nhiệm vụ khác nhau.

Đây là một ứng dụng quản lý dự án đơn giản và miễn phí cho phép bạn chọn từ 11 chế độ xem nhiệm vụ khác nhau, bao gồm cả biểu đồ Gantt và mindmap. Ngoài ra còn có bốn chế độ xem trang khác nhau như:

• Trò chuyện (Chat): hiển thị các cuộc trò chuyện cùng với nhiệm vụ của bạn
• Tài liệu (Doc): cho phép bạn tạo tài liệu, wiki
• Nhúng (Embed): để thêm ứng dụng (apps) và website bên cạnh nhiệm vụ của bạn
• Biểu mẫu (Form): để thêm một biểu mẫu bên cạnh nhiệm vụ của bạn để thu thập, sắp xếp và thu thập dữ liệu).

Bảng điều khiển của ClickUp cũng có thể tùy chỉnh, cho phép bạn chọn từ hơn 20 tiện ích con khác nhau để bạn có thể đánh dấu thông tin quan trọng nhất trong dự án.

Có rất nhiều thứ để thử nghiệm khi bạn lần đầu tiên bắt đầu với ClickUp. Chẳng hạn, quá trình “trải nghiệm thử” phần mềm (onboarding process) sẽ không đơn giản như Trello, nhưng các tùy chỉnh lại rất đáng giá — đặc biệt là khi nó hoàn toàn miễn phí. Thêm vào đó Clickup thực sự có một in-app onboarding rất dễ hiểu cho những người không giỏi về công nghệ.

Giá ClickUp  

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn các tác vụ và số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ lên đến 100 MB và tối đa 100 lần sử dụng biểu đồ Gantt, bản đồ tư duy, trang tổng quan và chế độ xem dòng thời gian. Nâng cấp lên gói Unlimited với $ 5 / người dùng / tháng để có chức năng danh sách (list), bảng (dashboard) và lịch (calendar) không giới hạn cùng một số tính năng nâng cao về quyền hạn quản lý nhiệm vụ.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất dành freelancer và team agency nhỏ

Paymo (Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android)

Paymo là ứng dụng quản lý dự án và trình theo dõi thời gian (time tracker) với gói miễn phí giúp freelancer dễ dàng lập kế hoạch, ưu tiên và theo dõi công việc của họ cho nhiều khách hàng và dự án.

Công việc được chia thành ba loại: khách hàng (clients), dự án (projects) và nhiệm vụ (tasks). Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn có thể ấn định deadline, đặt mức độ ưu tiên và thêm mô tả và tệp đính kèm. Bạn cũng có hai tùy chọn về cách xem nhiệm vụ của mình — dưới dạng danh sách hoặc trong bảng Kanban — hoặc sử dụng bộ lọc của Paymo để sắp xếp tất cả các nhiệm vụ của bạn cho mọi khách hàng và dự án theo trạng thái, deadline, mức độ ưu tiên, v.v.

Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chỉ cần chọn nhiệm vụ đó trong trình theo dõi thời gian của Paymo để bắt đầu theo dõi thời gian của bạn. Khi bạn dừng bộ đếm thời gian (time tracker), nó sẽ thêm thời gian vào bảng chấm công của bạn và phân bổ nó theo nhiệm vụ, khách hàng và dự án phù hợp.

Khi bạn muốn lập hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể sử dụng báo cáo thời gian của Paymo để lấy dữ liệu chính xác mà bạn cần. Bạn thậm chí có thể đặt giờ làm việc và giá giờ cho nhóm để giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng. Bạn có thể xuất, in hoặc chia sẻ báo cáo với khách hàng của bạn ở chế độ xem danh sách chi tiết hoặc dưới dạng biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ thanh. Bạn thậm chí có thể thiết lập hóa đơn của mình và cho phép thanh toán trực tuyến thông qua Stripe, PayPal, v.v.

Giá Paymo

Gói miễn phí bao gồm 10 người dùng, các số lượng dự án không giới hạn, 1 GB dung lượng lưu trữ và tối đa ba hóa đơn; nâng cấp với $ 9,95 / người dùng / tháng cho gói Small Office bao gồm không giới hạn  số lượng hóa đơn và người dùng, 50 GB dung lượng lưu trữ và các mẫu dự án.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho các tính năng giống như bảng tính (spreadsheet-like)

Wrike (Web, Windows, Mac, iOS, Android)

Nếu bạn thường quản lý dự án và nhiệm vụ của nhóm dưới dạng bảng tính, bạn có thể thích Wrike. Wrike cung cấp tính linh hoạt tương tự của bảng tính — với các cột cho mọi thông tin bạn muốn theo dõi về các công việc.

Wrike cho phép nhóm của bạn cập nhật trạng thái của các nhiệm vụ trong các khoảng thời gian khác nhau — đang tiến hành (in progress), đang chờ (on hold), đã hủy (canceled) hoặc đã hoàn thành (completed). Ngoài ra, bạn có thể đặt trạng thái của các dự án thành các màu như xanh lá cây, vàng, đỏ, giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo trạng thái dự án hàng tuần của mình.

Mặc dù bạn được cung cấp khá nhiều tính năng với gói miễn phí của Wrike, nhưng các tính năng tốt nhất của nó — bao gồm theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt và dashboard tùy chỉnh — lại yêu cầu một gói cao cấp. Nếu bạn hiện tại đang quản lý một dự án nhỏ nhưng có kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai, bạn cần cân nhắc những tính năng cao cấp mà Wrike cung cấp để có thể quản lý đồng thời nhiều dự án.

Giá Wrike

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn số dự án và người dùng; nâng cấp với $ 9,80 / người dùng / tháng (thanh toán hàng năm) lên gói Professional sẽ mở khóa các chức năng bao gồm biểu đồ Gantt, trang tổng quan có thể chia sẻ (shareable dashboard) và một số tính năng khác.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất để xây dựng một ứng dụng tùy chỉnh

Airtable (Web, iOS, Android)

Nếu bạn đã thử phần mềm quản lý dự án khác mà chưa tìm được cái nào ưng ý, Airtable sẽ hỗ trợ bạn xây dựng phần mềm đó. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều tùy chọn dựa theo cách thức quản lý dự án mà bạn mong muốn. Sức mạnh của Airtable nằm ở sự tùy chọn (customization). Bạn sẽ cần nhiều nỗ lực để thử nghiệm và xây dựng thông qua Airtable những gì bạn cần. Tuy nhiên, bạn có sự tự do rất lớn khi có thể tùy chỉnh mọi thứ từ kiểu xem tiêu đề, các trường dữ liệu,…

Bên cạnh đó, Airtable còn có mục Marketplace để chọn từ hơn 80 ứng dụng giúp bạn tích hợp, phân tích và làm phong phú các dự án của mình.

Giá Airtable

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn các cơ sở xây dựng (base), 1.200 bản ghi cho mỗi cơ sở (record per base) và năm tùy chọn chế độ xem (view options), bao gồm lưới (grid), lịch và Kanban; nâng cấp với $ 10 / người dùng / tháng lên gói Pro với 5.000 bản ghi mỗi cơ sở, 5 GB tệp đính kèm,…

Ứng dụng quản lý dự án miễn phí tốt nhất để làm việc với nhiều phương pháp

GoodDay (Web)

GoodDay  là phần mềm có tính linh hoạt đáp ứng được nhóm có nhu cầu quản lý dự án đa dạng. Ứng dụng hỗ trợ một số phương pháp quản lý dự án như Gantt, Agile, Scrum, Kanban và Waterfall. Tất cả đều được cung cấp trên gói miễn phí, điều này khiến GoodDay trở thành gói miễn phí linh hoạt và rộng rãi

Mỗi dự án bạn tạo có thể có một cách tiếp cận khác nhau và bạn có thể thêm các chế độ xem bổ sung cho dự án bất kỳ lúc nào. Ngoài các chế độ xem đó, mỗi dự án có một tab Tóm tắt (Summary) với tổng quan về nhiệm vụ, sự kiện, người dùng và biểu đồ burn down. Chế độ My work view thể hiện thông tin  tổng hợp công việc, nhiệm vụ, lịch và các dự án cá nhân được giao cho bạn.

Khi lần đầu tiên thiết lập tài khoản GoodDay, bạn có thể chọn từ một số modules khác nhau, như theo dõi thời gian (time tracking), cổng khách hàng (client portals) và thanh toán (billing). Ví dụ: module Khách hàng & Cổng thông tin khách hàng (client portals) bao gồm các loại dự án theo khách hàng, trong khi module Nhân sự bao gồm các chế độ về nhân sự như theo dõi lịch nghỉ (Vacations calendar view).

Giá GoodDay

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn các dự án và nhiệm vụ, quy trình làm việc tùy chỉnh với tối đa 15 người dùng; nâng cấp lên gói Professional với $ 4 / người dùng / tháng để có các chế độ xem nâng cao (như Gantt), tối đa 250 người dùng.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho các nhóm phát triển phần mềm Agile

Jira (Web, iOS, Android)

Mặc dù ứng dụng cũng cung cấp chế độ xem Kanban, Jira được xây dựng cho quy trình làm việc Scrum và Agile. Khi bạn lần đầu tiên đăng ký, trình giới thiệu (onboarding) sẽ hỏi một số câu hỏi về các dự án của nhóm bạn, mức độ kinh nghiệm với các phương pháp khác nhau và deadline — sau đó Jira sẽ đề xuất phương pháp và mẫu dự án phù hợp nhất.

Đối với các dự án Scrum, bạn sẽ thêm epics vào Dashboard. Sau đó, bạn có thể thêm các issues (vấn đề) vào backlog của mình, điền thông tin chi tiết và gán chúng vào các Sprints. Bạn có thể  theo dõi dự án diễn ra trên bảng Scrum tại trang chủ. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề cột và chỉnh sửa chi tiết nhiệm vụ và trạng thái.

Jira hỗ trợ rất tốt cho team kĩ thuật và đội developer trong việc tích hợp với các ứng dụng khác như GitHub, GitLab, Sentry và Jenkins để cập nhật và theo dõi backlog một cách nhanh chóng.

Giá Jira

Gói miễn phí bao gồm không giới hạn các dự án trên một site, tối đa 10 người dùng và có cả bảng Scrum lẫn bảng Kanban; nâng cấp lên gói Tiêu chuẩn (Standard) với $ 7 / người dùng / tháng để có các quyền chi tiết hơn của người dùng và 250 GB dung lượng lưu trữ.

Bài viết dựa theo nguồn: https://zapier.com/blog/free-project-management-software/