Là một người quản lý dự án, tôi thấy mình đắm chìm trong những điều không chắc chắn và thay đổi. Luôn có sự thay máu nhân sự trong chương trình, thay đổi các chuỗi quản lý và cập nhật cơ sở khách hàng. Tôi đảm nhiệm vai trò đơn vị thầu cho một bộ phận lớn của Liên bang Hoa Kỳ. Và ngay cả nội bộ LBHK cũng có nhiều biến động. Tôi tin rằng, đối với các cơ quan lớn; vấn đề không nằm ở bản chất của thay đổi, vấn đề là cách chúng ta thích nghi và đáp ứng.

Điều này cũng đúng với các dự án. Lãnh đạo dự án phải nhạy bén thích nghi và hướng đến giải pháp. Với tư cách là người lãnh đạo dự án, chúng tôi buộc phải đảm bảo việc bàn giao đúng hạn các sản phẩm và dịch vụ như đã hẹn. Đây là cách chúng tôi cung cấp lợi ích và tạo ra giá trị cho khách hàng và đối tác. Cốt lõi của khái niệm Sản Phẩm Khả Thi Tối Thiểu (Minimal Viable Product - MVP) là việc cung cấp một lợi ích, tạo ra giá trị vốn có cho cả người dùng và doanh nghiệp cung cấp.

Vậy làm thế nào để theo dõi diễn tiến công việc với sự thay đổi liên tục đó? Trong câu chuyện Alice ở xứ sở thần tiên, mèo Cheshire đã nói: “Nếu bạn không biết mình đi về đâu, thì con đường nào cũng sẽ dẫn bạn tới đó.” Câu trả lời là quay trở lại các vấn đề cơ bản. Nguyên lý QLDA cơ bản đã cho ta framework để định hướng khi dự án gặp khó khăn. Team phát triển PMBOK7 cũng sử dụng phương pháp tương tự để cập nhật Tiêu chuẩn Quản lý dự án. Chúng tôi đang tìm phương án tốt hơn để hướng dẫn các giám đốc dự án cách tiếp cận dựa trên nguyên tắc, cho phép phản ứng linh hoạt với môi trường đầy thay đổi và không chắc chắn.

Vậy những nguyên tắc Quản lý dự án nào có thể giúp ta định hướng môi trường phức tạp và theo dõi diễn biến tiếp theo? Cần có hệ thống tư duy (system thinking) cùng các nguyên tắc quản lý rủi ro, “làm việc để cân bằng hiểm nguy và cơ hội”. Nguyên lý đó vận hành xoay quanh lý tưởng tư duy toàn thể (Think Holistically).

Tư duy toàn thể (holistic thinking) dẫn dắt chúng ta ra khỏi bụi cỏ dại, để ngắm nhìn rừng cây. Nói cách khác, là trở thành một nhà lãnh đạo dự án có tầm nhìn cụ thể. Tầm nhìn đó nên bao gồm mục đích dự án, các giá trị cung cấp, tác động đến môi trường kinh doanh và ảnh hưởng của nó đến những người liên quan. Tư duy toàn thể cũng bao gồm hiểu được giá trị đánh đổi để đảm bảo nhóm đưa ra output hướng tới kết quả. Nó cho phép tự tổ chức công việc nhưng vẫn duy trì tích hợp các phần. Tư duy toàn thể thật sự thách thức các giả định và mô hình tinh thần để mở rộng giới hạn của các giải pháp khả thi.

Dù là quản lý các gói công việc trong kế hoạch dự án hay tích hợp vài Scrum Team để bàn giao MVP theo kế hoạch release, thách thức đối với người lãnh đạo dự án vẫn là tương đương: theo dõi để đáp ứng tầm nhìn-mong đợi của khách hàng và tạo ra kết quả, ngay cả khi mục tiêu cuối vẫn chưa được xác định đầy đủ trong bối cảnh hiện tại. Điều này thật sự không hề dễ dàng. Hầu hết các trường hợp, ngày tháng cho kế hoạch thực thi dự án hoàn hảo cũng diễn ra như sự ra đi của Mary Poppins trong bản phim gốc 1964! Ít nhất thì, một cách tiếp cận dựa trên nguyên tắc để quản lý dự án đã tồn tại từ rất lâu trước đây.

Vì vậy, hãy suy nghĩ một cách toàn diện để giữ trọng tâm của dự án phù hợp 100% với tầm nhìn và mong đợi của khách hàng. Hãy nhớ với vai trò người lãnh đạo dự án, công việc của bạn là cung cấp và tạo ra giá trị cho khách hàng và công ty. Mọi thứ khác chỉ là cỏ dại. Chìa khóa chính là nhận biết, đánh giá và phản ứng với các tình huống phức tạp bên trong và bên ngoài các hệ thống phân phối dự án khi chúng tương tác và phản ứng với nhau.