Trong những thập niên gần đây, chúng ta đã chứng kiến sự xuất hiện của mô hình dự án trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất và xây dựng đến cả phần mềm và dịch vụ y tế.

Được thúc đẩy bởi những tiến bộ công nghệ trong các lĩnh vực như tự động hóa và trí tuệ nhân tạo, chúng ta có thể thấy phương thức tiếp cận dựa trên dự án đã được chứng minh như nhà tiên phong nền tảng nhạc trực tuyến Spotify, gã khổng lồ về thiết bị điện tử Haier và cả những công ty startup kỳ lân như Lyft, Uber, TaskRabbit, Airbnb.

Đó là những cách làm việc mới trên thế giới. Tại PMI, chúng tôi nhận ra rằng, việc tích hợp giữa chiến lược và thực thi, phương pháp tiếp cận vật lý với tiếp cận theo hướng kỹ thuật số, tốc độ và sự chính xác được thực hiện trên nhiều khía cạnh hơn, theo cách tinh vi hơn.

Dần dần, các công việc được thực hiện xoay quanh những nhiệm vụ đã được xác định và theo đó, nhân sự cũng được sắp xếp để phù hợp với nhiệm vụ, công việc. Họ sẽ được chia vào các nhóm – và có thể đổi sang nhóm khác nếu cần thiết – dựa theo kiến thức, kinh nghiệm và khả năng của họ đối với từng dự án cụ thể. Các tổ chức, doanh nghiệp và chính phủ thuộc mọi quy mô và lĩnh vực đang bắt đầu thay đổi suy nghĩ về phương thức làm việc.

Đội nhóm được xây dựng theo nhiệm vụ và phải linh hoạt

Nhà lãnh đạo tư tưởng đáng kính, Roger Martin, một trong những nhà tư tưởng về quản lý hàng đầu thế giới, đã gọi đây là "dự án tổ chức". Antonio-Nieto Rodriguez, nhà điều hành, với kinh nghiệm quản lý từ GlaxoSmithKline, BNP Paribas Fortis, và PricewaterhouseCoopers đã gọi đây là "cuộc cách mạng về dự án" trong cuốn sách được xuất bản vào đầu năm nay. Cả Martin và Rodriguez đều đang mô tả một mô hình chuyển đổi mạnh mẽ cho các tổ chức/ thể chế/ doanh nghiệp.

Điều mà cả Martin, Rodriguez và các nhà lãnh đạo tiến bộ khác công nhận là tác động đột phá của công nghệ mới đã khiến các hoạt động vốn đã từng là tốt nhất trong giai đoạn trước trở nên thật chậm chạp lúc này, thậm chí là dậm chân tại chỗ; và hệ thống phân cấp truyền thống giờ đây có thể hủy hoại một công ty; và những người lao động tri thức thế hệ tiếp nối ngày càng ít quan tâm đến việc làm trọn đời (điều được xem là lỗi thời) hơn là việc hoàn thành các nhiệm vụ hấp dẫn, cho phép họ xây dựng các kỹ năng và kinh nghiệm mà họ có thể dùng ở bất cứ đâu.

Phương pháp làm việc linh hoạt có thể đi kèm với những thách thức của riêng nó

Thách thức là điều không tránh khỏi khi doanh nghiệp thay đổi phương thức tiếp cận mới.

Làm cách nào để họ dung hòa được hiệu năng của hệ thống tuyến tính và yêu cầu về tốc độ của các quy trình kỹ thuật số? Đâu là những kĩ năng quan trọng nhất để thành công? Những lý thuyết lâu đời và ‘cách làm tốt nhất’ nào cần loại bỏ - và những quy tắc mới nào sẽ thay thế những quy tắc cũ?

Vậy những tổ chức khác đã nắm bắt nền kinh tế toàn cầu với phương pháp quản lý dự án này như thế nào và tái tạo tổ chức sao cho phù hợp?

• Lãnh đạo: sự quản lý từ công ty có quy mô lớn đến các nhóm làm việc nhỏ đều đòi hỏi những quan điểm mới và sự thấu hiểu về bản chất vì mong đợi của các bên liên quan luôn có sự thay đổi và gia tăng. 
• Cơ cấu tổ chức: Vì đã thay thế các hệ thống tiêu chuẩn bằng những quy trình sáng tạo và đa dạng hơn, phạm vi cấu trúc và cách vận hành tốt nhất cũng sẽ đa dạng hóa – từ đó dẫn đến một loạt các thách thức và cơ hội lớn hơn.
• Thay đổi: Việc thay đổi cơ cấu tổ chức chưa bao giờ dễ dàng, nhưng nó lại vô cùng cần thiết. Quá trình thay đổi thành công, hiệu quả và suôn sẻ sẽ quyết định thành công của tổ chức… hoặc chí ít là vậy.
• Sự nghiệp: Phát triển kỹ năng từ lâu đã là một điều bắt buộc, nhưng sự phát triển liên tục ngày nay càng gây thêm áp lực cho cá nhân tự tìm hướng đi cho riêng mình. Các hệ thống học tập suốt đời cần được gắn kết sâu sắc hơn trong cấu trúc công việc và quá trình làm việc trong những năm tới.

Điều kiện làm việc linh hoạt mang lại tự do cho các nhà lãnh đạo trong tổ chức

Song song với việc đặt ra những thách thức, các phương pháp làm việc mới này cũng đồng thời mang đến sự tự do. Một khi các nhà lãnh đạo bắt đầu nhìn nhận toàn bộ tổ chức của mình như một chuỗi các danh mục đầu tư của những dự án sẽ đem đến giá trị cho các bên liên quan, họ có thể linh hoạt hơn trong cách tuyển dụng, đào tạo, phân công, lập kế hoạch, nắm bắt thông tin và điều tiết nguồn lao động, không chỉ cho hôm nay mà còn cho cả sau này.

Đã có vô số minh chứng cho việc "quản lý dự án" đem lại giá trị. Cả nhóm vận hành và nhóm sản xuất phần lớn đều được quản lý dựa trên việc đưa sản phẩm ra thị trường. Các hãng luật thì được quản lý dựa trên các vụ án. Các trung tâm tư vấn thì hoạt động theo sắp xếp của khách hàng. Các công ty quảng cáo kết nối các tài năng với nhau nhằm đảm bảo thành công cho chiến dịch.

Hoạt động trong một nền kinh tế dựa trên dự án toàn cầu đòi hỏi sự cởi mở, cấu trúc mới và các kỹ năng mới. Những đặc điểm này là điều mà PMI - nơi tôi có đặc quyền làm Chủ tịch và Giám đốc điều hành - được dành riêng để cung cấp cho ba triệu stakeholders toàn cầu và hàng ngũ chuyên gia dự án đang phát triển nhanh chóng ở khắp mọi nơi trên thế giới.

Ngày càng nhiều tổ chức tìm kiếm các giám đốc dự án với tư cách như chuyên gia để triển khai các công nghệ toàn cầu nhằm giúp công ty phát triển nhanh hơn. Ngày nay, ta có thể thấy thực trạng về việc thay đổi không ngừng kèm theo việc thay đổi cơ cấu của các tổ chức, điều này đồng nghĩa với việc các giám đốc dự án phải chịu trách nhiệm về chiến lược nhiều hơn và thậm chí là chịu trách nhiệm về vận hành.

Dựa trên những tiến bộ công nghệ nằm trong tầm tay, chúng tôi sẽ tối ưu hóa và đạt thêm nhiều thành tựu đáng kinh ngạc, từ đó, những phương pháp làm việc mới này sẽ mang lại tiềm năng phong phú. Hãy cùng nắm bắt tiềm năng đó và tận dụng tối đa tất cả những gì mà dự án mang lại cho xã hội chúng ta. Vâng, đây là một cuộc cách mạng và PMI tự hào là đơn vị dẫn đầu.

Tác giả: Sunil Prashara - President and Chief Executive Officer, PMI

Atoha lược dịch.