Một số thuật ngữ thông dụng được viết tắt trong Mua hàng trong Dự án gồm:

- Spec (Specification): Diễn giải yêu cầu về kỹ thuật cho vật liệu, sản phẩm hay dịch vụ, bao gồm tất cả những thông tin giúp Nhà cung cấp (NCC) đáp ứng đúng nhu cầu mua hàng, ví dụ như Tính năng, Part Number, Nhà sản xuất, Kích thước, Vật liệu... Specification bao gồm 02 dạng:

+ Performance Specifications: diễn tả chức năng, yêu cầu đầu ra của sản phẩm hay dịch vụ, thường được sử dụng để thể hiện điều kiện nghiệm thu của máy móc hay dịch vụ, ví dụ: tốc độ dây chuyền, công suất… Ở đây, Người mua hàng chỉ quan tâm đầu ra, đáp ứng được chức năng cuối cùng là đủ, không quan trọng ruột gan bên trong như thế nào. Với yêu cầu này, Nhà cung cấp sẽ có nhiều "không gian" để thể hiện trong việc thiết kế, chọn vật liệu…, và vì vậy họ cũng chịu trách nhiệm cho đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên, nhược điểm sẽ là NCC chọn những vật liệu giá rẻ, "hàng Trung Quốc"… để giảm giá, máy chạy tốt ở vài năm đầu tiên, nhưng sau đó xuống cấp. Yêu cầu kiểu này thường được sử dụng khi phía mua hàng không nắm chắc chắn về kỹ thuật của sản phẩm muốn mua, hoặc khi không quan trọng thiết kế, cấu tạo.

+ Design Specifications: cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin của sản phẩm hay dịch vụ, lắp ráp hay chế tạo như thế nào, hướng dẫn từng bước một cho việc thực hiện. Yêu cầu dạng này giúp Bên mua kiểm soát kết quả sản phẩm, tuy nhiên vì vậy cũng chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra. Ưu nhược điểm sẽ ngược lại với ở trên.

Thông thường, Người mua hàng sẽ kết hợp các 02 loại yêu cầu trên. Vẫn phải đảm bảo chức năng đầu ra nhưng có quy định cụ thể về yêu cầu của những thành phần quan trọng của sản phẩm, ví dụ như Xe đạp chạy được tốc độ 100 km/giờ (^^), xài phụ tùng từ G7…

- SOW (Scope of Work/Statement of Work): cũng là một dạng của Spec, nhưng thường áp dụng cho dịch vụ/dự án bao gồm các yêu cầu công việc cụ thể mà Công ty muốn Nhà cung cấp đáp ứng. SOW thường bao gồm yêu cầu công việc, mức độ và chất lượng dịch vụ, thời gian hoàn thành, điều kiện nghiệm thu…

- RFI (Request for Information): Được sử dụng khi Người mua hàng muốn bất kỳ thông tin gì từ Nhà cung cấp, bao gồm Hồ sơ năng lực, Thông tin công ty, Thông tin về sản phẩm hoặc Báo giá tham khảo…

- EOI (Expression of Interest): Sử dụng khi muốn hỏi Nhà cung cấp xem họ có muốn tham gia chào thầu cho một gói công việc nào đó hay không.

- RFQ (Request for Quotation): sử dụng khi muốn hỏi chào giá chính thức từ Nhà thầu.

- RFP (Request for Proposal): sử dụng khi muốn hỏi về giá cả lẫn phương án kỹ thuật/thi công cho gói thầu.

- IFB (Invitation for Bid): thư mời đấu thầu, có thể sử dụng khi đấu thầu kín, đấu thầu công khai…

- PR (Purchase Request/Requisition): Yêu cầu mua hàng.

- PO (Purchase Order): Phiếu đặt hàng.

- Order Confirmation/Acknowledgement: Xác nhận từ Nhà cung cấp là đã Chấp nhận Phiếu đặt hàng từ Bên mua.

- Counter Offer: là đề nghị ngược lại từ Bên mua cho Bên bán, sử dụng trong quá trình thương lượng, gồm các thông tin tương tự như Báo giá, nhưng theo giá cả, thông số mong muốn của Bên mua.

- Stakeholder: những người liên quan, chịu ảnh hưởng đến Công việc mua hàng, bao gồm người sử dụng, kế toán, Sếp, Nhà cung cấp…

Còn nhiều thuật ngữ nữa, nhưng cơ bản là các nội dung trên sẽ thường xuyên được sử dụng trong lúc mua hàng. Hy vọng chia sẻ này giúp ích cho mọi người, nếu có thắc mắc gì về các thuật ngữ khác thì phản hồi bên dưới nhé.

Nguồn: KYAN Supply & Purchasing

Xem thêm:

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Chỉ tiêu của Mua hàng / Procurement KPIs

Mô hình năng lực mua hàng / Procurement Competencies