Việc thể hiện thông tin đầy đủ trong hồ sơ yêu cầu chào giá là hết sức quan trọng, nhằm giúp quá trình báo giá được chính xác, công bằng, và nhanh chóng. Và quá trình này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm nghề mua hàng, uy tín của Công ty và tạo lòng tin với Nhà cung cấp (NCC). Mình chỉ có thể yêu cầu NCC chuyên nghiệp, khi mình thật sự chuyên nghiệp, đúng không?

Hồ sơ yêu cầu chào giá thông thường gồm 03 thành phần chính:

- Yêu cầu về kỹ thuật,

- Yêu cầu về thương mại và

- Các yêu cầu khác.

Thông thường, mọi người chỉ nhớ đến phần 1, mà quên đi phần 2, 3 dẫn đến những vấn đề nảy sinh sau này.

Yêu cầu kỹ thuật bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật

Yêu cầu kỹ thuật diễn giải yêu cầu về kỹ thuật cho vật liệu, sản phẩm hay dịch vụ, bao gồm tất cả những thông tin giúp NCC đáp ứng đúng nhu cầu mua hàng, ví dụ như Tính năng, Part Number, Nhà sản xuất, Kích thước, Vật liệu... Yêu cầu kỹ thuật bao gồm 02 dạng:

- Performance Specifications (Thông số kỹ thuật hiệu suất): diễn tả chức năng, yêu cầu đầu ra của sản phẩm hay dịch vụ, thường được sử dụng để thể hiện điều kiện nghiệm thu của máy móc hay dịch vụ, ví dụ: tốc độ dây chuyền, công suất… Ở đây, Người mua hàng chỉ quan tâm đầu ra, đáp ứng được chức năng cuối cùng là đủ, không quan trọng ruột gan bên trong như thế nào. Với yêu cầu này, NCC sẽ có nhiều "không gian" để thể hiện trong việc thiết kế, chọn vật liệu…, và vì vậy họ cũng chịu trách nhiệm cho đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên, nhược điểm sẽ là NCC chọn những vật liệu giá rẻ, "hàng Trung Quốc"… để giảm giá, máy chạy tốt ở vài năm đầu tiên, nhưng sau đó xuống cấp. Yêu cầu kiểu này thường được sử dụng khi phía mua hàng không nắm chắc chắn về kỹ thuật của sản phẩm muốn mua, hoặc khi không quan trọng thiết kế, cấu tạo.

+ Design Specifications (Thông số kỹ thuật thiết kế): cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin của sản phẩm hay dịch vụ, lắp ráp hay chế tạo như thế nào, hướng dẫn từng bước một cho việc thực hiện. Yêu cầu dạng này giúp Bên mua kiểm soát kết quả sản phẩm, tuy nhiên vì vậy cũng chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra. Ưu nhược điểm sẽ ngược lại với ở trên.

Yêu cầu về thương mại

Yêu cầu về thương mại bao gồm điều khoản thanh toán chuẩn của Công ty, Incoterm đối với NCC nước ngoài, yêu cầu về Bảo lãnh đấu thầu, Bảo lãnh thực hiện Hợp đồng, Bảo lãnh bảo hành, thông tin xuất hóa đơn, địa điểm giao hàng, số lần giao hàng, thời hạn gửi hồ sơ thầu, tiến độ mong muốn…

Yêu cầu khác

Yêu cầu khác có thể bao gồm bảng mẫu Hợp đồng, Điều kiện điều khoản chuẩn của Hợp đồng, Các yêu cầu khi giao hàng bao gồm Yêu cầu về phương thức giao hàng (ví dụ giao tại kho hay có thể chuyển phát nhanh), yêu cầu về trang bị bảo hộ lao động, dụng cụ an toàn, người liên lạc để giao hàng, người liên lạc để gửi hóa đơn ...

Gợi ý: Đối với Mua hàng trong dự án thì người Giám đốc dự án (Project Manager) sẽ là người hiểu rõ nhất yêu cầu mua hàng (yêu cầu kỹ thuật và các yêu cầu thương mại, yêu cầu khác ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng của dự án); do đó sự tham gia chủ động của Giám đốc dự án vào quy trình mua hàng sẽ tăng khả năng thành công của Mua hàng và của Dự án.

Tính công bằng trong mua hàng

Các thông tin của Hồ sơ yêu cầu chào giá này phải được gửi đến các Nhà cung cấp tại cùng một thời điểm và cùng nội dung, để đảm bảo các Nhà cung cấp có cùng 01 khoảng thời gian để xử lý thông tin, tạo sự công bằng.

- Giả sử trong trường hợp có một Nhà cung cấp đề nghị gia hạn thời gian chào thầu, nếu người Mua hàng đồng ý với phương án đó, thì phải thông báo đến toàn bộ các Nhà cung cấp tham gia đấu thầu thời hạn mới, kể cả nếu họ đã nộp thầu hay chưa. Nếu NCC đã nộp thầu trước thời điểm thông báo dời thời hạn, thì họ sẽ có quyền thay đổi báo giá trước thời hạn mới nếu muốn.

- Tương tự, trong quá trình xử lý hồ sơ thầu, sẽ có những NCC khác nhau hỏi những câu hỏi khác nhau về Yêu cầu công việc, Người mua hàng cần tổng hợp lại tất cả các câu hỏi này, sau đó gửi trả lời lại cho tất cả các NCC để đảm bảo mọi người có cùng một lượng thông tin giống nhau trước khi báo giá.

Gợi ý: Người mua hàng và Đội dự án NÊN xóa mọi thông tin mà từ đó có thể nhận diện được 1 nhà cung cấp cụ thể khi gửi trả lời lại cho tất cả các NCC; để tránh các trường hợp thông thầu hoặc bất kỳ sự cố ngoài ý muốn.

Với trường hợp NCC nộp thầu trễ, Công ty nên có chính sách rõ ràng về việc từ chối hay tiếp nhận báo giá. Thông thường, Nhà thầu nộp thầu trễ sẽ bị từ chối, nếu trong trường hợp báo giá kín thì Người mua hàng sẽ gửi trả về lại cho NCC trong tình trạng nguyên đai nguyên kiện.

Nếu NCC báo giá sai, và muốn thay đổi giá, thì phải cân nhắc kỹ lưỡng việc có chấp nhận sự điều chỉnh của họ hay không. Theo nguyên tắc chung, để đảm bảo sự công bằng, NCC nộp thầu đúng phải được ưu tiên để thương thảo, làm việc.

Hồ sơ thầu, cũng cần phải lưu ý thể hiện rõ, NCC có được chào giá các sản phẩm tương đương hay không, có được giải thích lý do trong trường hợp rớt thầu không. Có những Công ty, tên NCC thắng thầu sẽ được thông báo cho các NCC tham gia, nhưng không phổ biến lắm. Ngoài ra, các tiêu chí đánh giá chọn thầu cũng nên được cân nhắc để đưa vào hồ sơ đấu thầu, để đảm bảo các NCC hiểu cách thức lựa chọn, cảm thấy được sự công bằng và khách quan của quá trình đấu thầu.

Quy trình đấu thầu hết sức quan trọng, càng làm tốt công đoạn này bao nhiêu, thì càng nhẹ nhàng về sau bấy nhiêu. Đầu xuôi đuôi lọt ^^
 

Có tham khảo nguồn KYAN Supply & Purchasing và bổ sung.

Xem thêm:

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Chỉ tiêu của Mua hàng/Procurement KPIs

Mô hình năng lực mua hàng/Procurement Competencies