Năm vừa qua là một năm rất thử thách để làm việc nhóm. Chúng ta cần hoàn thành công việc trong khi vẫn đảm bảo an toàn của bản thân, lo lắng về an toàn của đồng nghiệp, chăm sóc cho những người thân yêu và cảnh giác với những vấn nạn xã hội, gia đình, môi trường sống... Tất cả tạo nên rào cản tâm lý và cảm xúc khó kiểm soát. 

• Làm việc nhóm mặt-đối-mặt đang dần trở nên phức tạp. Kể cả khi tập trung tại văn phòng, ta vẫn phải đảm bảo an toàn – đồng nghĩa với việc có rào cản khi chia sẻ chung không gian. Khả năng giao tiếp của chúng ta bị giới hạn bởi việc giữ khoảng cách và đeo khẩu trang. Khi cảm xúc gương mặt không được thể hiện, nhiều người mới trân trọng thời điểm họ có thể đọc khẩu hình để hiểu những gì người đối diện nói. Nhưng trong giai đoạn này, việc đoán ý đối phương qua khẩu hình cũng là điều quá xa vời. Sự căng thẳng ngầm làm cho việc đồng cảm trở nên khó khăn, dễ dẫn đến hiểu lầm và những phản ứng quá độ. 
• Việc chuyển đổi từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà không hề dễ dàng với nhiều người. Trường hợp phải làm việc nhóm từ xa, những tình huống oái ăm sẽ phân tán sự tập trung của các thành viên trong nhóm. Không gian làm việc không được tối ưu. Bạn có thể phải giải quyết tình trạng có nhiều thành viên cũng ở nhà trong cùng thời điểm bạn làm việc và họ cũng có những cam kết công việc và trách nhiệm học tập riêng. Không phải ai cũng thoải mái chia sẻ không gian sống, không gian làm việc, không gian âm thanh chung với người khác.
• Sự bùng nổ của nhu cầu tổ chức các buổi họp online cũng là vấn đề nhức nhối. Công nghệ cho phép chúng ta dành nhiều thời gian hơn cả một ngày làm việc chỉ để đi lại giữa các nền tảng họp online, tham dự vào các cuộc trao đổi nối tiếp nhau không ngừng nghỉ. Mức độ chú ý của ta giảm dần, và việc luôn bật chế độ “Tham Dự” chỉ mang tính hình thức, chứ không thực sự đem lại hiệu quả.

Dù sao đi nữa, sống chung với dịch bệnh đã cho ta nhiều góc nhìn sâu sắc về cách làm việc nhóm, cải thiện tương tác trong nhóm và tăng cường hoạt động nhóm, bất kể trạng thái “bình thường” mới có ra sao đi nữa. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn mọi người 08 cách tuy đơn giản nhưng rất hiệu quả để cải thiện tương tác và tăng cường hoạt động nhóm liên tục.

Mỗi thành viên trong nhóm cần chăm sóc lẫn nhau. 

Điều này có vẻ rất hiển nhiên, nhưng trong thực tế lại thường bị quên lãng. Đối diện với thử thách của dự án, mọi người bị luồng công việc cuốn đi. Và tình hình còn tệ hơn khi dịch bệnh đang hoành hành. Ta bận rộn phản ứng và đối phó với những khủng hoảng cấp bách. Trong giai đoạn mỗi chúng ta phải đối mặt với nhiều biến động, chuyển đổi, không chắc chắn và hoảng loạn, ta tập trung nhiều hơn vào công việc, vì nó làm rất tốt nhiệm vụ phân tán sự chú ý. Hãy thường xuyên kiểm tra và nắm bắt tình trạng của các thành viên trong nhóm.

Đừng dừng lại ở phản hồi đầu tiên khi bạn hỏi han tình trạng của người khác. 

Việc này xảy ra ở giai đoạn đầu của hầu hết các cuộc hội thoại. Ai đó hỏi “Hôm nay bạn có khoẻ không?”. Và trong vô thức, họ sẽ nhận được câu trả lời an toàn “Khoẻ”. Câu trả lời này không phản ánh được tình trạng thực sự của đối phương, và ta không nên nhìn nhận nó hờ hững trên bề mặt như vậy. Những nhà lãnh đạo tốt và các thành viên nhóm cần tiếp tục thể hiện sự quan tâm sau câu hỏi thêm:”Không, thực sự đấy, dạo này bạn có khoẻ không?”

Thời điểm để nhóm tương tác như những con người với nhau rất quan trọng. 

Hoạt động nhóm (Team building) luôn là một phần của công việc, nhưng hay được coi như hoạt động sau giờ làm, trong thời gian cá nhân hoặc chỉ nằm trong lịch trình “team building”. Việc dành thời gian để các thành viên trong nhóm tương tác với nhau như những người bạn sẽ tạo điều kiện để mọi người tăng cường sự hợp tác và làm việc hiệu quả hơn. Một vài phút tán gẫu ngắn ngủi trước mỗi cuộc họp hoặc sau khi cuộc họp kết thúc là không đủ. Hãy dành thời gian trong lịch làm việc để kết nối những con người trong nhóm lại với nhau, mà không có mong đợi gì liên quan đến công việc.

Giao tiếp qua video mang lại nhiều hiệu quả, nhưng đôi khi cũng là trở ngại. 

Dù không còn ở trong điều kiện làm việc lý tưởng, nhóm vẫn nên duy trì giao tiếp mặt-đối-mặt để tăng cường tương tác và hiểu rõ ý nhau. Một quy ước tốt mà nhóm có thể cam kết thực hiện đó là làm việc trong khi mở chế độ gọi video. Kèm theo đó, nhóm cũng nên linh hoạt chấp nhận khi các thành viên muốn tắt video vào những ngày họ không thực sự sẵn sàng chia sẻ hình ảnh.

Cho phép lịch làm việc linh hoạt khi cần thiết. 

Đúng là công việc cần được hoàn thành. Nhưng với thực trạng đa số công ty đề xuất nhân viên làm việc tại nhà như hiện nay, công việc nhà, việc chăm sóc con cái, hay việc cần mua lương thực khẩn cấp chen ngang vào lúc làm việc là rất phổ biến. Rất khó để mọi người hoàn toàn tập trung và hiện hữu với công việc trong khi xung quanh họ có nhiều sự phân tán. Hãy cho phép thành viên nhóm đề xuất lịch trình, và tìm ra phương án linh hoạt để họ làm việc vào khung giờ phù hợp nhất.

Bạn có thể vẫy tay và nhờ mọi người trợ giúp. 

Đây là điều rất bình thường và nên xảy ra thường xuyên, nhưng lại bị đè nén bởi tiêu chuẩn người thành công của xã hội. Mọi người đều muốn trở nên toàn diện và có khả năng kiểm soát mọi thứ. Thực tế là ta thường hay cảm thấy mất kiểm soát, và có những ngày ta vật lộn để tiến lên và tạo nên giá trị dù là nhỏ nhất. Vậy nên hành động xin được giúp đỡ, xin lời nhận xét, mong đợi những lời giải thích rõ ràng hơn… là những việc nên – và đáng lý ra –  được nhóm chấp nhận và khuyến khích.

Hãy là đồng minh của nhau. 

Chúng ta đều có những ngày tốt và những ngày xấu, kể ra khi bạn là thành viên hay là lãnh đạo nhóm. Rất dễ để làm ngơ hoặc không chú ý khi có ai đó đang cố gắng giao tiếp với bạn. Đôi khi điều này không phải chủ ý, vì với vai trò lãnh đạo nhóm, bạn có áp lực phải duy trì tiến độ công việc. Hoặc đôi khi, bạn không chú ý khi người khác phát biểu. Hãy lên tiếng thay cho nhau. Khi ai đó có ý tưởng hay mà cả nhóm chưa nghe được, hãy nhấn mạnh “Susan có ý hay lắm, mọi người tập trung nhé!”

Không phải điều gì cũng cần họp. 

Trước đây chúng ta tương tác theo nhiều cách khác nhau. Ta đụng mặt nhau ngoài hành lang, ra ngoài mua cà phê, gặp nhau khi xếp hàng lấy đồ ăn trưa…Trong khi hiện tại, phương thức giao tiếp mặc định là email, tin nhắn và họp. Ta rất khó cưỡng lại thôi thúc muốn tạo cuộc họp khi cần thời gian/ý kiến của ai đó. Cũng ổn thôi. Nhưng hãy nghĩ xem bạn có thực sự cần tổ chức cuộc họp đó hay không, hay bạn chỉ cần 1 đoạn chat hoặc hỏi 1 câu hỏi. Hãy xây dựng bộ quy ước trong nhóm để mọi người cùng thống nhất phương pháp giao tiếp đúng.

Dịch bệnh đã tạo nên những thông lệ mới, và cũng khuếch đại những thói quen xấu ta từng có. Ta hiện đang có cơ hội để học hỏi từ cả hai khía cạnh, cũng như chọn lựa phương án phù hợp hơn. Đây là thời điểm để chúng ta tạo nên những chuẩn mực/quy định làm việc nhóm tốt hơn cho hiện tại và tương lai.

Lược dịch: Kat - Atoha

Nguồn: Projectmanagement.com

Decision Making là gì? Các kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả

Phát triển nhóm khác gì với Quản lý nhóm

Nhóm Dự án - Tập thể luôn làm việc tốt hơn cá nhân