Đã rất lâu rồi, tôi thấy các nhóm mới được thành lập hầu như không có đủ thời gian cho phép để có thể tạo nên thành công. Có nhiều việc khi thành lập một nhóm mới mà mọi người thường lãng quên hoặc đánh giá thấp và điều này tạo ra các vấn đề ngắn hạn cũng như dài hạn.

Với tất cả các chủ đề khác nhau mà nhóm nên đề cập ngay từ đầu, việc thiết lập hiệu quả có thể mất đến hai hoặc ba ngày.

Gặp gỡ và Chào hỏi

Có một điều mà tôi thấy mọi người thường gạt đi với lý do "chúng tôi không có thời gian", đó là để những người làm việc cùng nhau thực sự có cơ hội làm quen với nhau. Điều này rất quan trọng vì nó giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm và niềm tin là nền tảng của bất kỳ nhóm hoạt động hiệu quả nào. Niềm tin không được xây dựng trong một sớm một chiều, nhưng việc lập kế hoạch cho một hoạt động nhóm (team-building) nhằm tạo điều kiện để mọi người chia sẻ về bản thân, ít nhất sẽ tạo ra sự thúc đẩy ban đầu.

Hoạt động xây dựng nhóm có thể có nhiều hình thức. Dù là hình thức nào, các hoạt động cũng nên là điều mà bất cứ ai cũng sẵn sàng tham gia. Một số người sẽ ngại ngùng khi mới bắt đầu và không phải ai cũng cảm thấy cởi mở, vì vậy hãy khiến mọi thứ trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng tiếp cận.

Xác định Loại hình/ Khung Quản lý (Framework) 

Một điều quan trọng khác là xác định khung quản lý (framework) mà nhóm sẽ sử dụng. Nhóm sẽ dùng Scrum, Kanban, hay Waterfall? Thông thường, điều này đã được quyết định trước đó. Giả sử mọi người đều là chuyên gia về các loại hình/khung quản lý, cả nhóm chỉ việc "nhảy" vào và thực hiện. Điều quan trọng là phải lập kế hoạch để có thời gian đào tạo về chủ đề này và một khóa đào tạo bài bản có thể kéo dài cả ngày hoặc lâu hơn.

Lấy scrum làm ví dụ. Khoá đào tạo nên bao gồm tổng quan về khung quản lý scrum và các nội dung khác như vai trò trong scrum team, quản lý danh sách yêu cầu (backlog) - viết câu chuyện của người dùng (user story), cách phân chia các yêu cầu đúng cách, ... hay cách chuyển đổi các nhiệm vụ có thể làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc nhóm, v.v.

Thảo luận về Cách làm việc

Bên cạnh việc xác định loại hình/khung quản lý, có những khía cạnh khác mà các thành viên trong nhóm cũng cần thống nhất với nhau. Điều này sẽ phụ thuộc vào khung quản lý mà nhóm chọn cũng như hoàn cảnh của mỗi nhóm, nhưng dưới đây là một vài ví dụ đối với scrum:

• Thỏa thuận nhóm: Nhóm nên thống nhất các khía cạnh về cách họ sẽ làm việc hàng ngày. Ví dụ: Các sự kiện scrum diễn ra vào lúc mấy giờ? Quá trình ra quyết định như thế nào? Nhóm sẽ sử dụng những công cụ nào? Các kênh giao tiếp là gì? Có tiêu chuẩn nào quy định cách làm việc không? (như tiêu chuẩn lập trình chẳng hạn)

• Định nghĩa về “sẵn sàng”: Đây là định nghĩa được cả nhóm thống nhất về những việc cần làm trong danh sách yêu cầu (backlog) được coi là "sẵn sàng" để bắt tay vào thực hiện. Ví dụ: yêu cầu “sẵn sàng” là khi có một bản tóm tắt đúng định dạng, có các tiêu chí chấp nhận, v.v.

• Định nghĩa về việc “đã hoàn thành”: Đây là một định nghĩa quan trọng khác mà nhóm nên thống nhất về việc những hạng mục nào trong danh sách yêu cầu (backlog) được coi là "hoàn thành". Ví dụ: hàng mục “đã hoàn thành” là khi đã được kiểm tra, được ai đó phê duyệt, đã hoàn thành đánh giá, v.v.

Có thể mất vài giờ để cả nhóm cùng đồng thuận những điều này, tùy thuộc vào quy mô của nhóm và mức độ thực hành thành thục.

Phát triển Kiến thức nhóm (Knowledge Mapping)

Việc xác định rõ ràng các kỹ năng của từng thành viên trong nhóm có thể là khía cạnh dễ bị lãng quên nhất trong khi thành lập nhóm mà tôi thường thấy, điều quan trọng là phải:

- Xác định các năng lực còn thiếu

- Xác định khoảng cách năng lực giữa các thành viên trong nhóm

- Theo dõi sự phát triển của nhóm

- Xác định các nguồn lực còn thiếu

Một khi những điều này được thực hiện, việc lập kế hoạch đào tạo các kĩ năng phù hợp cho từng thành viên sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu chỉ một chuyên gia trong nhóm biết một kỹ năng kỹ thuật nào đó, người đó có thể lên kế hoạch đào tạo cho những người khác. Đó có thể là kiến thức về hệ thống mà nhóm sẽ làm việc và cần được bổ sung cho toàn bộ thành viên. Đôi khi bạn nhận ra, có một số kiến thức chuyên môn mà cả nhóm hoàn toàn không biết và khi đó sẽ cần thuê một nhóm bên ngoài về đào tạo.

Hỗ trợ cả nhóm thảo luận về những kỹ năng cần thiết, cho phép họ vạch ra điểm mạnh và điểm yếu của mình, sau đó thảo luận về các bước kế tiếp thường không tốn nhiều thời gian, tuy nhiên nhiều nhóm đã lựa chọn bỏ qua và điều này dẫn đến các rủi ro khi nhóm thực hiện dự án.

Kết Luận

Bài viết này trình bày một vài ví dụ về những gì nên thực hiện khi thành lập nhóm. Có thể thấy rằng, để việc xây dựng có hiệu quả, nhóm sẽ cần thời gian - điều này sẽ mang lại hiệu quả ngay lập tức. Vậy nên "cứ làm đi!"

Bạn thiết lập nhóm của mình như thế nào? Những điều nào là yếu tố cần thiết?

                                                                                                                           Viện Quản lý dự án Atoha
                                                                                                            Nguồn: Projectmanagement.com