Cách lập ngân sách dự án theo từng bước [Infographic]
Việc lập ngân sách dự án dường như là chủ đề khiến các giám đốc dự án lo lắng hơn cả. Một phần cũng vì vấn đề tài chính không phải là trách nhiệm của họ nên các giám đốc dự án không cảm thấy thoải mái khi thực hiện việc này. Điều này không đúng. Các giám đốc dự án cũng nên chịu trách nhiệm về phần tài chính. Làm thế nào bạn có thể giám sát, kiểm soát công việc và đưa ra những quyết định đúng đắn nếu bạn không nhìn thấy các con số?
Việc lập ngân sách dự án dường như là chủ đề khiến các giám đốc dự án lo lắng hơn cả. Một phần cũng vì vấn đề tài chính không phải là trách nhiệm của họ nên các giám đốc dự án không cảm thấy thoải mái khi thực hiện việc này. Lập ngân sách dự án phụ thuộc phần lớn vào tổ chức và quy trình của công ty, cũng như loại dự án mà bạn đang quản lý.
Chẳng hạn như, tôi thường làm cố vấn (mentor) cho một vài bạn và nghe họ nói rằng mình không có trách nhiệm về tài chính của dự án. Hay như khi tôi đào tạo quản lý dự án, nội dung học về Quản lý Tài chính Dự án luôn diễn ra nhanh nhất, vì mọi người dường như không ứng dụng nhiều trong thực tế.
Điều này không đúng. Các giám đốc dự án cũng nên chịu trách nhiệm về phần tài chính. Làm thế nào bạn có thể giám sát, kiểm soát công việc và đưa ra những quyết định đúng đắn nếu bạn không nhìn thấy các con số?
Cũng phải nói thêm rằng, tôi biết mình đã và đang triển khai các dự án mà chi phí chỉ là nguồn lực nội bộ và không có ngân sách, chưa nói đến nhu cầu theo dõi phần chi tiêu bên ngoài.
Nếu các dự án bạn quản lý cũng giống như trên, tôi khuyên bạn nên tình nguyện theo dõi số giờ thực hiện dự án (đối với các dự án chỉ có nguồn lực là chi phí) hoặc đề nghị thực hiện theo dõi ngân sách ngay cả khi bạn không thể giành quyền kiểm soát phần chi tiêu thực tế từ người khác. Sau đó, ít nhất bạn sẽ bắt đầu có kinh nghiệm và chứng minh rằng mọi người trong tổ chức của bạn có thể chịu trách nhiệm giao tiền.
Dưới đây là cách tôi thực hiện việc lập ngân sách cho dự án. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã có được số tiền mà nhà tài trợ chuẩn bị chuyển giao. Bạn sẽ nghe họ nói rằng: điều quan trọng là phải giảm chi phí hoặc làm mọi thứ với giá rẻ để tiết kiệm chi phí? Sau đó, bạn biết mình cần quản lý ngân sách và đưa ra ước tính phù hợp.
Tiếp theo, hãy thực hiện theo từng bước như đồ hoạ thông tin (infographic) bên dưới.
Nguồn: How to Create a Project Budget Step-by-Step [Infographic] - Tác giả: Elizabeth Harrin
8 Hậu quả của việc Quản lý dự án Kém
Truyền thông trong quản lý dự án, làm thế nào hiệu quả?