Hệ tư duy của Disciplined Agile - Disciplined Agile Mindset

25/05/21

Viện Quản lý dự án Atoha

Disciplined - có nghĩa là kỷ luật. Cần có kỷ luật để nhận ra rằng chúng ta là một phần của một tổ chức lớn, rằng mình không chỉ làm những việc thoải mái cho chính mình mà còn phải làm những gì tốt nhất cho doanh nghiệp. Kỷ luật sẽ giúp chúng ta nhìn thấy những vấn đề cần phải điều chỉnh trong cách làm việc (Way of Working - WoW) cho bối cảnh mà mình gặp phải.

Disciplined - có nghĩa là kỷ luật. Kỷ luật là cách để giúp chúng ta biết những việc làm nào là tốt cho chúng ta, những thứ thường đòi hỏi sự cần cù và kiên trì thì mới đạt được. Kỷ luật giúp chúng ta có thể luôn làm hài lòng khách hàng. Kỷ luật sẽ giúp cho nhóm chúng ta trở nên tuyệt vời hơn. Kỷ luật đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng nhân viên của họ có một môi trường an toàn để làm việc. Kỷ luật sẽ giúp chúng ta nhìn thấy những vấn đề cần phải điều chỉnh trong cách làm việc (Way of Working - WoW) cho bối cảnh mà mình gặp phải. Cần có kỷ luật để nhận ra rằng chúng ta là một phần của một tổ chức lớn, rằng mình không chỉ làm những việc thoải mái cho chính mình mà còn phải làm những gì tốt nhất cho doanh nghiệp. Kỷ luật giúp phát triển và tối ưu hóa luồng công việc chung của chúng ta. Và kỷ luật giúp mình thấy được có nhiều sự lựa chọn liên quan đến cách mình làm việc và tổ chức công việc.

Tư duy Disciplined Agile - Mindset

Tư duy Disciplined Agile (DA) được nắm bắt dưới dạng các nguyên tắc (Principles), lời hứa (Promises) và hướng dẫn (Guidelines). Những người áp dụng Disciplined Agile tin tưởng vào các nguyên tắc của DA, vì vậy họ hứa sẽ áp dụng các hành vi có kỷ luật và tuân theo các hướng dẫn của DA. Mỗi khía cạnh của tư duy DA sẽ có một mục đích riêng:

Các nguyên tắc (Principles): Các nguyên tắc của DA cung cấp nền tảng cho sự linh hoạt của doanh nghiệp. Chúng dựa trên các khái niệm của Lean và Flow.
Những lời hứa (Promises): Lời hứa là những thỏa thuận mà chúng ta thực hiện với đồng đội, các bên liên quan của chúng ta và những người khác trong tổ chức mà chúng ta tương tác. Những lời hứa xác định một tập hợp các hành vi có kỷ luật cho phép chúng ta cộng tác một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Hướng dẫn (Guidelines): Những hướng dẫn này giúp chúng ta hiệu quả hơn trong cách làm việc (WoW) và cải thiện WoW của chúng ta theo thời gian.

Nguyên tắc Disciplined Agile - Principles

Các nguyên tắc của tư duy Disciplined Agile cung cấp nền tảng cho sự linh hoạt của doanh nghiệp. Chúng dựa trên các khái niệm của Lean và Flow. Các nguyên tắc này bao gồm:

Làm hài lòng khách hàng (Delight customers): Chúng ta cần vượt trên cả việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, vượt trên cả việc đáp ứng sự mong đợi của họ và cố gắng làm hài lòng họ một cách tốt nhất có thể. Nếu chúng ta không làm vậy thì rất có thể một công ty khác sẽ làm cho khách hàng thích thú hơn và chúng ta mất khách hàng. Điều này áp dụng cho cả khách hàng bên ngoài cũng như khách hàng nội bộ.
Hãy trở nên tuyệt vời (Be awesome): Chúng ta phải luôn cố gắng trở thành người giỏi nhất có thể và luôn trở nên tốt hơn. Ai lại không muốn làm việc với những người tuyệt vời, trong một đội tuyệt vời cho một tổ chức tuyệt vời phải không nào?
Giải quyết theo ngữ cảnh (Context counts): Mỗi người, mỗi đội, mỗi tổ chức là duy nhất. Chúng ta phải đối mặt với những tình huống độc nhất phát sinh theo thời gian. Ý tưởng ở đây là chúng ta phải chọn cách làm việc WoW của mình để giải quyết vấn đề trong một bối cảnh cụ thể mà chúng ta phải đối mặt, và sau đó điều chỉnh cách làm việc của mình khi bối cảnh tiếp tục thay đổi.
Hãy thực dụng (Be pragmatic): Mục tiêu của chúng ta không phải là Agile, mà là hiệu quả nhất có thể và cải thiện từ đó. Để làm được điều này, chúng ta cần thực dụng và áp dụng các chiến lược nhanh nhẹn linh hoạt (Agile), tinh gọn (Lean) hoặc thậm chí truyền thống (Waterfall, Serial,...) khi chúng đem lại hiệu quả nhất đối với bối cảnh mà chúng ta gặp phải. Trước đây, nguyên tắc này được gọi là “Chủ nghĩa thực dụng”.
Lựa chọn là tốt (Choice is good): Để chọn cách làm việc theo cách thực dụng, hướng theo ngữ cảnh, chúng ta cần chọn kỹ thuật, phương pháp phù hợp nhất với tình huống đang đối mặt. Lợi thế của DA là cung cấp cho chúng ta nhiều sự lựa chọn về kỹ thuật, phương pháp từ nhiều nguồn. Khi chúng ta biết chúng ta có nhiều sự lựa chọn và biết những đánh đổi liên quan đến những lựa chọn đó, chúng ta sẽ dễ dàng hơn trong việc chọn cách làm việc sao cho phù hợp nhất với bối cảnh của mình.
Tối ưu hóa luồng công việc (Optimize flow): Cần tối ưu hóa luồng công việc trên dòng giá trị mà chúng ta tham gia và tốt hơn nữa là trong tổ chức của chúng ta, chứ không chỉ tối ưu hóa cục bộ cách làm việc trong nhóm của mình. Đôi khi điều này sẽ hơi bất tiện cho nhóm, nhưng nhìn chung chúng ta sẽ có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Tổ chức xung quanh sản phẩm/dịch vụ (Organize around products/services): Để làm hài lòng khách hàng của mình, chúng ta cần tổ chức mọi thứ xoay quanh việc tạo ra các dịch vụ, sản phẩm mà họ cần. Thực tế, chúng ta đang tổ chức xung quanh các luồng giá trị bởi vì chúng tạo ra giá trị cho khách hàng, cả bên ngoài và bên trong, dưới dạng sản phẩm và dịch vụ.
Nhận thức về doanh nghiệp (Enterprise awareness): Khi áp dụng Disciplined Agile, chúng ta nhìn xa hơn các nhu cầu của nhóm để tính đến các nhu cầu lâu dài của tổ chức. Chúng ta tuân thủ và đôi khi điều chỉnh những hướng dẫn của tổ chức. Theo dõi và cung cấp phản hồi cho lộ trình/chiến lược của tổ chức. Tận dụng và đôi khi cải thiện các tài sản hiện có của tổ chức. Nói tóm lại, chúng ta làm những gì tốt nhất cho tổ chức chứ không chỉ những gì thuận tiện cho nhóm của mình.

Lời hứa Disciplined Agile - Promises

Những lời hứa của tư duy Disciplined Agile là những thỏa thuận mà chúng ta thực hiện với đồng đội của mình, các bên liên quan và những người khác trong tổ chức mà chúng ta tương tác. Những lời hứa xác định một tập hợp các hành vi có kỷ luật cho phép chúng ta cộng tác một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bao gồm 7 lời hứa là:

Tạo sự an toàn về tâm lý và đón nhận sự đa dạng (Create psychological safety and embrace diversity): An toàn về tâm lý có nghĩa là bản thân có thể thể hiện và áp dụng mà không sợ những hậu quả tiêu cực về địa vị, sự nghiệp hoặc giá trị bản thân - chúng ta có thể thoải mái là chính mình trong môi trường làm việc của mình. An toàn tâm lý đi đôi với sự đa dạng, đó là sự thừa nhận rằng mỗi người là duy nhất và có thể gia tăng giá trị theo những cách khác nhau. Các khía cạnh của tính độc đáo cá nhân bao gồm, nhưng không giới hạn như: chủng tộc, dân tộc, giới tính, khuynh hướng tình dục, nhanh nhẹn linh hoạt, khả năng thể chất, tình trạng kinh tế xã hội, niềm tin tôn giáo, niềm tin chính trị và các niềm tin hệ tư tưởng khác. Sự đa dạng rất quan trọng đối với thành công của một nhóm vì nó cho phép đổi mới nhiều hơn. Khi nhóm của chúng ta càng đa dạng thì việc phát triển ý tưởng sẽ càng hiệu quả, từ đó giúp công việc trở nên tốt hơn và chúng ta sẽ được học hỏi lẫn nhau nhiều hơn.
Tăng tốc hiện thực hóa giá trị (Accelerate value realization): Trong DA, chúng ta sử dụng thuật ngữ giá trị để chỉ cả giá trị cho khách hàng và giá trị kinh doanh. Điều mà những người áp dụng Agile thông thường thường tập trung vào chính là giá trị của khách hàng - thứ mang lại lợi ích cho khách hàng cuối cùng - những người sử dụng sản phẩm / dịch vụ mà nhóm cung cấp. Điều này rõ ràng là quan trọng, nhưng trong Disciplined Agile, chúng ta có thể thấy rất rõ ràng rằng các nhóm có nhiều bên liên quan, bao gồm cả khách hàng cuối bên ngoài tổ chức. Giá trị kinh doanh - là những điều có lợi cho tổ chức và có lẽ sẽ có lợi gián tiếp cho khách hàng. Ví dụ: đầu tư vào kiến trúc doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng có thể tái sử dụng và chia sẻ những đổi mới trong tổ chức của chúng ta mang lại tiềm năng cải thiện tính nhất quán, chất lượng, độ tin cậy và giảm chi phí trong dài hạn.
Cộng tác một cách chủ động (Collaborate proactively): Những người đang áp dụng Disciplined Agile cố gắng gia tăng giá trị cho toàn bộ, không chỉ cho công việc cá nhân của họ mà cả công việc của nhóm, của tổ chức. Hàm ý là chúng ta mong muốn cộng tác với người trong nhóm và cả những người khác bên ngoài nhóm với tâm thế luôn chủ động làm như vậy. Chờ đợi để được yêu cầu là thụ động, quan sát thấy ai đó cần giúp đỡ và sau đó tình nguyện làm điều đó là chủ động.
Biểu thị tất cả công việc và quy trình làm việc (Make all work and workflow visible): Các nhóm DA thường sẽ biểu thị công việc của họ ở cả cấp độ cá nhân cũng như cấp độ nhóm. Điều quan trọng là phải tập trung vào công việc mà chúng ta đang thực hiện, bao gồm cả công việc đang tiến hành cộng với bất kỳ công việc nào đang chờ chúng ta hoàn thành. Hơn nữa, các nhóm DA làm cho quy trình làm việc của họ được biểu thị một cách minh bạch, cũng như các chính sách quy trình làm việc rõ ràng để mọi người biết những người khác đang triển khai công việc như thế nào.
Cải thiện khả năng dự đoán (Improve predictability): Các nhóm DA cố gắng cải thiện khả năng dự đoán của họ để cho phép họ hợp tác và tự tổ chức hiệu quả hơn, từ đó gia tăng cơ hội thực hiện bất kỳ cam kết nào mà họ đưa ra với các bên liên quan. Nhiều lời hứa trước đó mà chúng ta đã đưa ra cũng góp phần nhằm cải thiện khả năng dự đoán.
Giữ khối lượng công việc trong khả năng (Keep workloads within capacity): Vượt quá khả năng sẽ là vấn đề ảnh hưởng tới cá nhân và năng suất. Ở cấp độ cá nhân, một người hoặc một nhóm quá tải thường sẽ làm tăng sự thất vọng của những người liên quan. Mặc dù điều này có thể thúc đẩy một số người làm việc chăm chỉ hơn trong thời gian ngắn, nhưng sẽ gây mệt mỏi về lâu dài và thậm chí có thể khiến mọi người bỏ cuộc và nghỉ việc. Từ quan điểm năng suất, quá tải gây ra hiện tượng một người phải làm nhiều việc cùng lúc, làm tăng tổng chi phí.
Cải tiến liên tục (Improve continuously): Các tổ chức thực sự thành công như Apple, Amazon, eBay, Facebook, Google, v.v. - đã đạt được điều đó nhờ cải tiến liên tục. Họ nhận ra rằng để duy trì tính cạnh tranh, họ cần liên tục tìm cách cải tiến quy trình, kết quả chính là những gì chúng ta thấy họ đã mang lại cho khách hàng và tổ chức của họ.

Hướng dẫn Disciplined Agile - Guidelines

Các hướng dẫn của tư duy Disciplined Agile giúp chúng ta hiệu quả hơn trong cách làm việc (WoW) và cải thiện WoW của chúng ta theo thời gian. Các hướng dẫn này là:

Xác thực các kiến thức của chúng ta (Validate our learnings): Cách duy nhất để trở nên tuyệt vời là thử nghiệm và sau đó áp dụng WoW mới nếu thích hợp. Trong cải tiến liên tục có hướng dẫn (Guided Continuous Improvement - GCI), chúng ta thử nghiệm một cách làm việc mới và sau đó đánh giá xem nó hoạt động tốt như thế nào, đây gọi là cách tiếp cận “Học có xác thực” (Validated learning). Tính sẵn sàng và có thể thử nghiệm là rất quan trọng đối với những nỗ lực cải tiến quy trình của chúng ta.
Áp dụng tư duy thiết kế (Apply design thinking): Việc làm hài lòng khách hàng đòi hỏi chúng ta phải nhận ra rằng mục tiêu của mình là tạo ra giá trị, mà những giá trị này được thiết kế hướng đến khách hàng. Điều này đòi hỏi tư duy thiết kế từ phía chúng ta. Tư duy thiết kế có nghĩa là phải đồng cảm với khách hàng, cố gắng hiểu môi trường và nhu cầu của họ trước khi phát triển một giải pháp.
Tham gia vào các mối quan hệ thông qua dòng giá trị (Attend to relationships through the value stream): Tương tác giữa những người thực hiện công việc là điều quan trọng nhất, bất kể họ có phải là một phần của nhóm hay không. Ví dụ: khi người quản lý sản phẩm cần hợp tác chặt chẽ với nhóm phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra trên thị trường, cùng với nhóm chiến lược để giúp đưa những quan sát đó vào phân tích và lên kế hoạch, thì chúng ta cần đảm bảo rằng những tương tác này có hiệu quả.
Tạo môi trường hiệu quả để có được niềm vui (Create effective environments that foster joy): Một phần của việc trở nên tuyệt vời là vui vẻ và tận hưởng niềm vui. Một công ty có thể giúp nhân viên có những trải nghiệm tuyệt vời khi làm việc - là một trong những yếu tố giúp thu hút và giữ chân những người giỏi nhất. Làm hết sức - chơi hết mình. Chúng ta có thể làm cho công việc của mình trở nên vui vẻ hơn bằng cách tạo ra môi trường mà mọi người có thể cùng nhau làm việc một cách tốt nhất.
Thay đổi văn hóa bằng cách cải thiện hệ thống (Change culture by improving the system): Mặc dù văn hóa là quan trọng và thay đổi văn hóa là một phần rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi nhanh chóng của bất kỳ tổ chức nào, nhưng thực tế đáng tiếc là chúng ta không thể thay đổi nó một cách trực tiếp. Bởi văn hóa là sự phản ánh của hệ thống quản lý, vì vậy để thay đổi văn hóa, chúng ta cần cải thiện hệ thống tổng thể của mình.
Tạo ra các nhóm tự tổ chức bán tự trị (Create semi-autonomous self-organizing teams): Tổ chức là những hệ thống thích ứng phức tạp (Complex Adaptive Systems - CAS) được tạo thành từ một mạng lưới các nhóm hoặc một nhóm lớn bao gồm các nhóm nhỏ. Mặc dù Agile “chính đạo” nói rằng chúng ta cần xây dựng một nhóm bao gồm tất cả các kỹ năng và nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mà họ đã được giao nhiệm vụ, nhưng thực tế là không có nhóm nào hoàn hảo 100% - rất khó để có một “dream team”. Các nhóm tự trị sẽ là lý tưởng, nhưng luôn có sự phụ thuộc vào các nhóm khác ở cấp cao hơn mà chúng ta là một phần của nhóm đó, cũng như phụ thuộc vào những nhóm khác thấp hơn mà họ là một phần của nhóm chúng ta. Và tất nhiên, khi có sự phụ thuộc giữa các sản phẩm / dịch vụ, thì cũng đòi hỏi các nhóm chịu trách nhiệm hợp tác với các nhóm của những sản phẩm / dịch vụ đó.
Áp dụng các phép đo lường để cải thiện kết quả (Adopt measures to improve outcomes): Chúng ta đang hy vọng cải thiện điều gì?
- Chất lượng?
- Thời gian ra mắt thị trường?
- Tinh thần nhân viên?
- Sự hài lòng của khách hàng?
- Hay sự kết hợp của tất cả các yếu tố trên?
Mỗi người, mỗi nhóm và tổ chức đều có những ưu tiên cải tiến và cách thức làm việc của riêng họ, vì vậy họ sẽ có bộ thước đo riêng mà họ thu thập để cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách họ đang làm và quan trọng hơn là cách tiến hành. Và các cách đo lường này cũng không ngừng phát triển theo thời gian. Điều muốn đề cập ở đây là chiến lược đo lường của chúng ta phải linh hoạt và phù hợp với mục đích và tất nhiên sẽ khác nhau giữa các nhóm.
Tận dụng và cải thiện tài sản của tổ chức (Leverage and enhance organizational assets): Tổ chức của chúng ta có nhiều tài sản như hệ thống thông tin, nguồn thông tin, công cụ, tài liệu mẫu, quy trình, kiến thức và những thứ khác - mà các nhóm có thể áp dụng để cải thiện hiệu quả công việc của mình. Chúng ta không chỉ sử dụng những nội dung này mà còn có thể cải thiện giúp chúng phục vụ tốt hơn cho mục đích của nhóm mình và các nhóm khác cũng đang chọn làm việc với những nội dung này.