Khi tôi nói chuyện với các nhóm quản lý dự án, tôi thường nói về tầm quan trọng của kinh nghiệm. Bạn có thể được đào tạo theo chuẩn quốc tế và có kiến thức quản lý dự án sâu rộng, nhưng chừng nào bạn chưa kết hợp được các kỹ năng PM của mình với kinh nghiệm thực tiễn, thành công trọn vẹn trong lĩnh vực Quản lý dự án vẫn còn xa tầm với.

Tôi biết các nhà quản lý dự án trẻ, non kinh nghiệm không hài lòng với nhận định này, vì nó chỉ ra điểm thiếu sót của họ: chưa trải nghiệm đủ nhiều. Tuy nhiên, nhìn dưới góc độ khác, sự non trẻ của họ lại chính là thế mạnh. Bởi vì bí quyết thành công không chỉ đơn giản là kinh nghiệm, mà còn là khả năng áp dụng trải nghiệm đó với dự án hiện tại. Ở phương diện này, các PM mới hoàn toàn có lợi thế hơn.

Để tôi giải thích. Đầu tiên, kinh nghiệm cung cấp một bối cảnh nhất định cho các nhà quản lý dự án. Khi vấn đề xảy ra, họ cảm thấy rất thông thuộc cách giải quyết vì chính họ đã từng đối diện với các vấn đề tương tự ở dự án X, dự án Y… nào đó do họ quản lý. Xây dựng kế hoạch, xử lý rủi ro, giải quyết vấn đề kỹ thuật hay xử lý một thành viên không hợp tác trong nhóm dự án; những công việc nghe thật khó khăn với một PM chưa cứng tay nghề, nhưng lại không còn là vấn đề mới với PM lão luyện. Cảm giác đã trải qua một cái gì đó tương tự trong quá khứ giúp các PM nhiều năm kinh nghiệm có sự chuẩn bị kỹ hơn để xử lý tình huống hiện tại.

Tất nhiên, càng tham gia nhiều dự án, bạn càng tích luỹ cho mình nhiều kinh nghiệm, và có cơ hội áp dụng trong những dự án tương tự về sau. Những giá trị đúc kết được làm giảm rủi ro và tăng sự tự tin của PM trong mọi khía cạnh công việc.

Nhưng hãy lưu ý điều tôi nói: “áp dụng trong những dự án tương tự về sau“. Từ khóa ở đây là “tương tự”. Không có hai dự án nào giống hệt nhau và không có hai tình huống nào giống hệt nhau. Có nghĩa là các nhà quản lý dự án không thể “copy paste” kinh nghiệm của họ từ các dự án trước đó vào các tình huống hiện tại; họ cần thích nghi và điều chỉnh.

Ở mặt này, thực sự các nhà quản lý dự án mới sẽ có lợi thế. Giả sử bạn chỉ quản lý hai hoặc ba dự án trước khi bắt tay vào dự án hiện tại. Bạn sẽ đương đầu với những tình huống thử thách khá quen thuộc, nhưng có­­ thể chúng cũng hơi khác ở một điểm nào đó. Bạn mơ hồ, và cần suy nghĩ thấu đáo hơn về những điểm giống nhau và những gì khác biệt, từ đó bạn biết điều chỉnh hành động của mình cho phù hợp nhất với dự án lần này. Những yếu tố bạn cân nhắc gồm:

• Sự khác biệt về vật chất giữa dự án trước và dự án hiện tại
• Kết quả hành động của bạn trong dự án trước (có thể bạn muốn thể hiện tốt hơn lần này)
• Kiến thức của bạn đã được nâng cao sau một khoảng thời gian từ dự án cũ đến dự án hiện tại

Cũng cùng một tình huống đó, các nhà quản lý dự án với nhiều hơn 10, 15, 20 năm kinh nghiệm sẽ xử lý như thế nào?

Đối diện với trở ngại, họ liên hệ lại những dự án hoặc dữ liệu liên quan trong quá khứ. Mục tiêu của họ là mau chóng tìm ra giải pháp, nhằm xử lý công việc nhanh hơn. Bởi vì mỗi dự án riêng lẻ sẽ chỉ đại diện cho một phần nhỏ kinh nghiệm có được trong nhiều năm qua, sự phát triển toàn diện của họ tương đối chững lại.

Điều này nguy hiểm vì:

• Trường hợp dự án trước giống với dự án hiện tại, PM nhiều kinh nghiệm sẽ có xu hướng áp dụng chung một biện pháp xử lý.
• Sự thành công của phương án giải quyết vấn đề trong quá khứ tạo nên tự tin nhất định. PM tiếp cận vấn đề với lối suy nghĩ và hành động tương tự và họ tin đó là cách giải quyết nhanh nhất, đúng nhất.
• PM lão luyện sẽ không cảm nhận được họ còn đang ở quá trình học hỏi kinh nghiệm và phát triển bản thân, vì vậy niềm tin của họ (lặp lại những hướng xử lý cũ) càng thêm chắc chắn.

Điều này không liên quan đến ý thức chủ quan của mỗi cá nhân, đơn giản đó là bản chất con người. Khi làm một việc lặp đi lặp lại trong thời gian đủ dài, ta có thể thực hiện lại những thao tác đó rất thuần thục mà không cần phải suy nghĩ nhiều (như khi ta lái xe, chơi thể thao, bơi lội, nấu ăn v.v.) Bạn không phải suy nghĩ về cách bạn hành động (có cần phải thực hiện những thao tác khác nhau trong mỗi lần làm công việc đó hay không), bạn chỉ phản ứng tự động dựa trên bộ nhớ cơ bắp. “Trăm hay không bằng quen tay” chính là trường hợp này.

“Tập luyện thuần thục sẽ đạt đỉnh cao” rất phù hợp với những việc yêu cầu kỹ năng thể chất. Tuy nhiên, cách này không phù hợp với những việc yêu cầu kỹ năng tinh thần. Bạn không thể lái một chiếc xe trong thời tiết xấu dựa trên kinh nghiệm làm tài xế lâu năm. Thay vào đó, cần thay đổi cách lái xe khi quan sát địa hình, quan sát thời tiết, quan sát tình hình những tài xế khác, phản ứng nhanh với lỗi của các bác tài trên cùng tuyến đường…. Quản lý dự án cũng như vậy. Bạn không thể chuyển sang chế độ “lái tự động” và dựa hoàn toàn vào bộ nhớ cơ bắp; bạn cần sử dụng kinh nghiệm để điều chỉnh tất cả các phương án sao cho phù hợp nhất với thực tế của dự án hiện tại.

Đó là lý do vì sao các nhà Quản lý dự án mới rất có lợi thế. Họ biết rằng họ không có kinh nghiệm, họ chưa từng đối diện những vấn đề tương tự trong quá khứ. Điều này buộc họ phải tỉnh táo suy nghĩ phương án và cân nhắc áp dụng những kinh nghiệm cũ. Họ cũng chấp nhận rằng ít có khả năng họ đưa ra các giải pháp hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên . Tâm thế ở đây là sẵn sàng điều chỉnh và thích nghi trong giai đoạn tìm hiểu thêm về dự án và những trở ngại (bất kể yếu tố trở ngại đó đến từ thành viên nhóm, bên liên quan hay đơn giản là dữ liệu bổ sung).

Các nhà quản lý dự án giỏi nhất là những người vẫn duy trì khả năng cân nhắc tất cả các phương án xử lý kể cả khi kinh nghiệm của họ ngày một dày dặn. Vẫn cần thiết năng lực phản ứng nhanh dựa trên kinh nghiệm đúc kết, vì nếu không, công việc sẽ ứ đọng khiến PM không bao giờ hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng điều cần lưu ý là, trong những tình huống khác nhau, kinh nghiệm đó phải được điều chỉnh và thích ứng nhất với dự án hiện đang triển khai. PM xuất sắc chính là những người phân biệt được các tình huống đó để đưa ra phương án hợp lý nhất.

Andy Jordan - ngày 12 tháng 12 năm 2018

Nguồn: Project Management

Người dịch: Kat - Atoha

Xem thêm các bài viết liên quan:

1. Bí quyết giúp PM lấy lại phong độ sau một dự án thất bại!

2. Mẹo để tương tác tốt hơn với nhà tài trợ dự án

3. Thủ thuật giúp bạn có sự đồng tình nhanh nhất từ sếp