Đặc điểm tạo tác dự án (Project Artifact Characteristics)

Project artifact (tạm dịch Tạo tác dự án, hoặc Hiện vật dự án) là bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc quản lý một dự án. Nhóm dự án sẽ tạo và duy trì nhiều hiện vật trong suốt vòng đời của dự án, để cho phép tái tạo lại lịch sử của dự án và mang lại lợi ích cho các dự án khác. Tạo tác dự án thường là tài liệu sống và được cập nhật chính thức để phản ánh những thay đổi trong yêu cầu và phạm vi dự án. Tạo tác của dự án bao gồm nhưng không giới hạn những thứ sau:

• Tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria)
• Giả định (Assumptions)
• Trường hợp kinh doanh (Business Case)
• Yêu cầu thay đổi (Change Requests)
• Ràng buộc (Constraints)
• Bài học kinh nghiệm (Lessons learned)
• Biên bản cuộc họp trạng thái (Minutes of status meetings)
• Điều lệ dự án (Project Charter)
• Bộ trình chiếu PowerPoint (hoặc phần mềm trình chiếu khác)
• Yêu cầu (Requirements)
• Phạm vi (Scope)
• Đường cơ sở phạm vi (Scope baseline)
• Kế hoạch quản lý dự án phụ (Kế hoạch quản lý phạm vi, Kế hoạch quản lý yêu cầu, Kế hoạch quản lý thay đổi, v.v.)

Các dự án Agile có một số hiện vật không tồn tại như trong các dự án thác nước (waterfall projects) như:

• Product Backlog
• Lượng gia sản phẩm (Product Increment)
• Lộ trình sản phẩm (Product Roadmap)
• Tuyên bố Tầm nhìn Sản phẩm (Product Vision Statement)
• Kế hoạch phát hành (Release Plan)
• Sprint backlog

Quản lý cấu hình (Configuration Management)

Quản lý cấu hình là một công cụ được sử dụng để quản lý các thay đổi đối với sản phẩm hoặc dịch vụ đang được sản xuất cũng như các thay đổi đối với bất kỳ tài liệu dự án nào, chẳng hạn như cập nhật tiến độ dự án. Những thay đổi này có thể bao gồm những thay đổi về bản chất kỹ thuật và những thay đổi về phương hướng hành chính. Quản lý cấu hình được sử dụng để:

• Kiểm soát việc lặp lại sản phẩm (product iterations).
• Đảm bảo rằng các thông số kỹ thuật của sản phẩm là hiện hành.
• Kiểm soát các bước xem xét và phê duyệt nguyên mẫu sản phẩm, tiêu chuẩn thử nghiệm và bản vẽ hoặc thiết kế.

Quản lý cấu hình tập trung vào những điều sau:

• Sản phẩm công việc nào cần được quản lý.
• Các sản phẩm này sẽ được tạo ra, lưu trữ, sửa đổi, tài liệu hóa và lưu trữ như thế nào.
• Các quy trình và cấp độ ủy quyền để làm như vậy.
• Các lược đồ đặt tên cho các loại sửa đổi khác nhau (ví dụ: Rev 1 đến Rev 2, hay Rev 1 đến Rev 1.1,…)
• Quản lý phát hành cho các sản phẩm sẽ được phát hành tăng dần.

Hệ thống quản lý cấu hình (Configuration Management Systems)

Hệ thống quản lý cấu hình là một tập hợp các thủ tục được sử dụng để theo dõi các hiện vật của dự án và giám sát và kiểm soát các thay đổi đối với các hiện vật này. Một trong những hệ thống con của hệ thống quản lý cấu hình là hệ thống kiểm soát sự thay đổi.

Hệ thống quản lý cấu hình, khi được kết hợp với kiểm soát thay đổi tích hợp, cung cấp các cách thức tiêu chuẩn và hiệu quả để quản lý các đường cơ sở và thay đổi đã được phê duyệt trong một dự án. Kiểm soát cấu hình bao gồm việc chi tiết hóa các giao phẩm và quy trình, trong khi kiểm soát thay đổi liên quan đến việc xác định, ghi lại và giám sát các thay đổi đối với đường cơ sở của dự án.

Kiểm soát phiên bản (Version Control)

Kiểm soát phiên bản là một hệ thống ghi lại các thay đổi đối với một tệp theo cách cho phép bạn truy xuất các thay đổi trước đó đã thực hiện đối với tệp đó. Mỗi khi tệp được cập nhật, tệp sẽ tự động được lưu và sau đó được cấp một số phiên bản mới. Hệ thống kiểm soát phiên bản có thể chứa dấu ngày / giờ và tên của người dùng đã thực hiện các thay đổi, do đó cung cấp “dấu vết giấy” kỹ thuật số về lịch sử của tài liệu.

Một hệ thống quản lý dự án mạnh mẽ sẽ có kiểm soát phiên bản cho các hiện vật quan trọng như kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch quản lý dự án con, phạm vi dự án và các tài liệu khác.

Lưu trữ và phân phối hiện vật dự án

Các hiện vật của dự án tồn tại vì lợi ích của nhóm dự án và các bên liên quan khác, vì vậy họ luôn nhận thức được thông tin quan trọng đối với họ. Vì lý do này, các hiện vật nên được lưu trữ ở một vị trí mà những người sử dụng chúng có thể tiếp cận được. Các dự án nhỏ trong đó các thành viên trong nhóm ở cùng một địa điểm có thể sử dụng hệ thống lưu trữ đơn giản dựa trên giấy tờ với các tài liệu trong sổ tay và/hoặc hộp chứa tệp nơi chúng có thể được truy cập dễ dàng. Hệ thống lưu trữ nên là loại phù hợp và có thể quản lý được, chứ không phải lúc nào cũng cần một hệ thống cồng kềnh (mà có khi chỉ phù hợp với các dự án lớn).

Hệ thống lưu trữ và truy xuất tài liệu dựa trên đám mây thích hợp cho các dự án lớn hơn, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm được phân bổ theo địa lý. Các hệ thống bán sẵn với một loạt các tính năng, bao gồm:

• Kiểm soát phiên bản cài sẵn.
• Tài liệu check-out & check-in.
• Bảo mật tài liệu dựa trên người dùng (chỉ đọc, tạo, tạo và chỉnh sửa, chỉ chỉnh sửa, xóa, v.v.).
• Thông báo email tự động cho người dùng được chỉ định khi một tài liệu được tạo hoặc chỉnh sửa.

Hệ thống được chọn để phân phối hiện vật của dự án cũng phải dựa trên quy mô và độ phức tạp của dự án, tương tự như lưu trữ tài liệu: đơn giản đối với các dự án nhỏ và ngày càng chi tiết hơn khi quy mô dự án tăng lên.

Quản lý tạo tác dự án

Quản lý tạo tác dự án bao gồm các thủ tục được sử dụng để tạo, lưu trữ, truy xuất và phân phối tài liệu dự án. Một hệ thống quản lý lưu trữ hiệu quả bao gồm các điểm sau:

• Là một cách để sản xuất và kiểm soát tài liệu mà không cần các chi phí quản lý không cần thiết.
• Là các định dạng và mẫu được tiêu chuẩn hóa.
• Là một quy trình có cấu trúc để xem xét và phê duyệt các tài liệu.
• Kiểm soát và bảo mật phiên bản.
• Phân phối tài liệu kịp thời.
  

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này khi bạn lập kế hoạch cho hệ thống quản lý tạo tác dự án của mình:

1. Dự án của bạn yêu cầu những loại tài liệu nào? Nhiều tài liệu dự án là tiêu chuẩn cho tất cả các dự án (ví dụ như yêu cầu, phạm vi, cấu trúc phân rã công việc WBS, …), nhưng có những tài liệu dự án khác có thể được Văn phòng quản lý dự án (PMO) của tổ chức hoặc các cấp quản lý cấp cao yêu cầu.
2. Mục đích của mỗi tài liệu là gì? Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ giúp bạn chọn được "kích thước phù hợp" để tài liệu không quá phức tạp.
3. Những tài liệu này sẽ được sử dụng như thế nào và khi nào?
4. Ai sẽ có đầu vào trong việc tạo các tài liệu?
5. Có nên giới hạn quyền truy cập vào một tài liệu đối với một số cá nhân nhất định không và nếu có thì bạn sẽ triển khai điều này như thế nào?
6. Hệ thống quản lý tạo tác có “phù hợp” với quy mô và độ phức tạp của dự án không? Một kích thước chắc chắn không phù hợp với tất cả các dự án.

Hướng dẫn đánh giá liên tục hiệu quả của việc Quản lý các hiện vật của dự án

Để liên tục đánh giá hiệu quả của việc quản lý các hiện vật của dự án, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

• Sử dụng mức độ quản lý cấu hình thích hợp cho dự án của bạn.
• Tuân theo bất kỳ quy trình tổ chức nào liên quan đến tài liệu quản lý dự án.
• Phát triển một hệ thống quản lý lưu trữ có quy mô và độ phức tạp thích hợp cho dự án của bạn. Đặc biệt chú ý đến những vấn đề sau:
  • Các loại tài liệu cần thiết và mục đích của chúng.
  • Các mẫu để tạo thuận lợi cho việc tạo tài liệu.
  • Tác giả, người đánh giá và người phê duyệt tài liệu.
• Thực hiện kiểm soát phiên bản của tài liệu, vì vậy bạn sẽ có thể tạo lại các thay đổi và hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn nếu cần.
  

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP