Khi bạn là Giám đốc dự án (project manager) làm việc trong một tổ chức mang tính dự án (projectized) hoặc tổ chức ma trận mạnh (strong matrix), bạn có quyền rất lớn để quyết định và sử dụng nguồn lực.

Đôi khi bạn có thể làm việc trong các loại tổ chức khác như tổ chức ma trận cân bằng (balanced matrix), khi đó bạn có thể phải yêu cầu các nguồn lực bạn cần cho dự án (chứ không có quyền quyết định về nguồn lực).

Điều gì xảy ra nếu bạn đang làm việc trong một tổ chức ma trận yếu (weak matrix) hoặc mang tính chức năng (functional)? Trong trường hợp này, thẩm quyền của bạn còn thấp hơn, và công việc của bạn (dù có thể có tên chức danh là Giám đốc dự án) có thể là Điều phối viên dự án (project coordinator) hoặc Người xúc tiến dự án (project expetiter).

Điều phối viên dự án hoặc Người xúc tiến dự án có thể làm việc trong một tổ chức mang tính dự án hoặc ma trận mạnh​​. Tuy nhiên, trong trường hợp này, họ thường báo cáo cho Giám đốc dự án hoặc ban quản lý và quyền hạn của họ sẽ vô cùng hạn chế.

Trong một tổ chức ma trận yếu (weak matrix):

- Project Expediter (Người xúc tiến dự án) hoạt động chủ yếu như một nhân viên trợ lý và điều phối viên truyền thông. Người xúc tiến dự án không thể đích thân đưa ra hoặc thực thi các quyết định.

- Project Coordinator (Điều phối viên dự án) tương tự như Người xúc tiến dự án, ngoại trừ việc Điều phối viên dự án có một số quyền để đưa ra quyết định, và báo cáo cho người quản lý cấp cao hơn.

Project Expediter (Người xúc tiến dự án)

Người xúc tiến dự án hoạt động chủ yếu như một nhân viên trợ lý và điều phối viên truyền thông. Người xúc tiến dự án không thể đích thân đưa ra hoặc thực thi các quyết định.

Bạn có thể tìm thấy Người xúc tiến dự án trong một tổ chức ma trận yếu (weak matrix) hoặc mang tính chức năng (functional).

Một Người xúc tiến dự án có thể truyền thông về tiến độ dự án, ngân sách dự án, được tham gia thảo luận với các bên liên quan khác nhau và có thể cung cấp đầu vào trong quá trình ra quyết định. Sau khi quyết định được đưa ra (Người xúc tiến dự án không thể đích thân đưa ra), họ sẽ truyền thông tương tự với tất cả các bên liên quan.

Nói ngắn gọn, Người xúc tiến dự án là để hỗ trợ truyền thông.

Trong các dự án lớn, Người xúc tiến dự án báo cáo cho Giám đốc dự án, họ có thể quản lý hậu cần và quản lý vật liệu cho dự án. Họ sẽ liên lạc với các nhà thầu hoặc nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp vật liệu kịp thời.

Project Coordinator (Điều phối viên dự án)

Điều phối viên dự án có quyền đưa ra một số quyết định, có một số thẩm quyền và báo cáo cho người quản lý cấp cao hơn.

Hầu hết thời gian, vai trò của Điều phối viên dự án giống như Người xúc tiến dự án, nhưng họ có thể có một số quyền đối với quá trình ra quyết định.

Trong các dự án lớn, Điều phối viên dự án báo cáo cho Giám đốc dự án, họ có thể giúp theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án.

Sự khác nhau giữa Project Expediter (Người xúc tiến dự án) và Project Coordinator (Điều phối viên dự án)

Người xúc tiến dự án có thẩm quyền cực kỳ thấp hoặc không có bất kỳ quyền lực nào, trong khi đó Điều phối viên dự án có một số quyền lực về mặt nguồn lực dự án và trong quá trình ra quyết định.

Trong các dự án lớn, Người xúc tiến dự án chủ yếu liên quan đến hậu cần và liên lạc với các nhà cung cấp để cung cấp vật liệu kịp thời. Trong khi đó, Điều phối viên dự án giúp Giám đốc dự án kiểm soát các vấn đề liên quan đến dự án.

Mức độ thẩm quyền tăng dần từ trên xuống dưới:

• Project Expediter
• Project Coordinator
• Project Manager

Tóm lược:

Sự thật KHÔNG PHẢI LÀ Người xúc tiến dự án chỉ tồn tại ở tổ chức mang tính chức năng và Điều phối viên dự án chỉ tồn tại ở tổ chức ma trận yếu. Cả hai đều có thể tồn tại trong một tổ chức ma trận mạnh hoặc tổ chức mang tính dự án, tuy nhiên trong trường hợp này, cả hai sẽ báo cáo cho Giám đốc dự án. Người xúc tiến dự án có thể giúp việc điều phối truyền thông, còn Điều phối viên giúp việc quản lý dự án.

Nguồn: (1) Rita Mulcahy's PMP^® Exam Prep - Ninth Edition

Xem thêm:

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Organizational structure

Các thuật ngữ PMP® dễ gây nhầm lẫn & Giải thích chuyên sâu