Tài liệu Yêu cầu (Requirements documentation) trong Quản lý dự án mô tả cách từng yêu cầu cá nhân đáp ứng nhu cầu kinh doanh cho dự án. Các yêu cầu có thể bắt đầu ở mức cao (ở trong Project Charter) và ngày càng chi tiết hơn khi có nhiều thông tin hơn về các yêu cầu được biết đến. Trước khi được cơ sở hóa (baseline), các yêu cầu cần phải rõ ràng (có thể đo lường và kiểm tra được), có thể truy nguyên, đầy đủ, nhất quán và được chấp nhận bởi các bên liên quan chính. Định dạng của tài liệu yêu cầu có thể bao gồm từ một tài liệu đơn giản liệt kê tất cả các yêu cầu được phân loại theo các bên liên quan và mức độ ưu tiên, đến các hình thức phức tạp hơn có chứa một bản tóm tắt, mô tả chi tiết và tệp đính kèm.

Các loại Requirements documentation khác nhau

Nhiều tổ chức phân loại các yêu cầu thành các loại khác nhau, chẳng hạn như các yêu cầu về giải pháp kinh doanh và kỹ thuật. Các yêu cầu về giải pháp kinh doanh đề cập đến nhu cầu của các bên liên quan và các yêu cầu về giải pháp kỹ thuật là cách các nhu cầu đó sẽ được thực hiện. Các yêu cầu có thể được nhóm thành các phân loại cho phép tinh chỉnh và làm chi tiết hơn nữa khi các yêu cầu được xây dựng. Những phân loại này bao gồm:

- Yêu cầu kinh doanh. Chúng mô tả các nhu cầu cấp cao của toàn bộ tổ chức, chẳng hạn như các vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh và lý do tại sao một dự án đã được thực hiện.

- Yêu cầu của các bên liên quan. Chúng mô tả nhu cầu của một bên liên quan hoặc nhóm các bên liên quan.

- Yêu cầu giải pháp. Chúng mô tả các tính năng, chức năng và đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả sẽ đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và các bên liên quan. Yêu cầu giải pháp được phân loại tiếp thành các yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng:

* Yêu cầu chức năng. Các yêu cầu chức năng mô tả các hành vi của sản phẩm. Ví dụ bao gồm các hành động, quy trình, dữ liệu và tương tác mà sản phẩm nên thực hiện.

* Yêu cầu phi chức năng. Các yêu cầu phi chức năng bổ sung các yêu cầu chức năng và mô tả các điều kiện hoặc phẩm chất môi trường cần thiết để sản phẩm có hiệu quả. Ví dụ bao gồm: độ tin cậy, bảo mật, hiệu suất, an toàn, mức độ dịch vụ, khả năng hỗ trợ, duy trì/thanh lọc, …

- Yêu cầu chuyển đổi và sẵn sàng. Chúng mô tả các khả năng tạm thời, chẳng hạn như các yêu cầu đào tạo và chuyển đổi dữ liệu, cần thiết để chuyển từ trạng thái hiện tại (“as-is” state) sang trạng thái tương lai mong muốn (“to-be” state).

- Yêu cầu dự án. Chúng mô tả các hành động, quy trình hoặc các điều kiện khác mà dự án cần đáp ứng. Ví dụ bao gồm các mốc thời gian, nghĩa vụ hợp đồng, các ràng buộc,…

- Yêu cầu chất lượng. Chúng là những điều kiện hoặc tiêu chí cần thiết để xác nhận hoàn thành thành công một giao phẩm dự án hoặc thực hiện các yêu cầu khác của dự án. Ví dụ bao gồm kiểm tra, chứng nhận, xác nhận,…

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Project Charter là gì?

What is Project Management Plan? - Kế hoạch Quản lý dự án là gì?