Con người luôn được đặt ở trung tâm của mọi nỗ lực dự án. Các bên liên quan ở các vị trí khác nhau có thể và sẽ ảnh hưởng đến kết quả của nỗ lực dự án. Là những người hành nghề quản lý dự án, điều cần phải làm là tương tác (engage) với các bên liên quan sớm và phải thường xuyên tìm hiểu nhu cầu và sở thích của họ. Tích cực tương tác là yếu tố thành công quan trọng cho việc hiện thực hóa giá trị dự định của dự án. Nói một cách đơn giản, việc lựa chọn xem có nên tương tác với các bên liên quan hay không không phải là một lựa chọn - tương tác là bắt buộc!

Lấy ví dụ điển hình về dự án ngăn chặn sự lây lan của virus (covid-19). Chắc chắn sẽ có hàng triệu bên liên quan cần phải xem xét trong trường hợp này. Cuộc khủng hoảng về sức khỏe cộng đồng này không chỉ ảnh hưởng đến bệnh nhân và nhân viên y tế ở tuyến đầu, nó còn bao gồm các bên truyền thông, nhà cung cấp y tế và nhiều người khác trong và ngoài ngành chăm sóc sức khỏe. Hãy nghĩ đến thách thức cung và cầu, sẽ ra sao nếu các nhà máy sản xuất phải đóng cửa trong một thời gian dài. Đúng, việc bùng phát dịch sẽ có khả năng phá vỡ toàn bộ thị trường và tác động của các bên liên quan là rất lớn. Điều này có thể gây mất kiểm soát!

Khi lập kế hoạch tương tác với các bên liên quan, thì điều quan trọng nhất là phải nhận thức được rằng bối cảnh của các bên liên quan hiếm khi nào ở trạng thái tĩnh. Các cá nhân hay tổ chức sẽ luôn biến đổi trong suốt vòng đời của dự án; sẽ có người tham gia mới xuất hiện và những người khác sẽ lùi về sau. Mức độ ảnh hưởng (influence) của họ giống như thủy triều sẽ có lúc lên xuống. Tập trung vào việc ứng phó với sự bùng phát virus, chúng ta có thể xác định Tổ chức Y tế Thế giới WHO là một bên liên quan với mức độ ảnh hưởng cao. Cơ quan chuyên môn này quan tâm đến sức khỏe cộng đồng toàn cầu và dẫn đầu sự hợp tác của nhiều phân khúc khác để đảm bảo mức độ sức khỏe cao nhất có thể trên toàn thế giới. Nhận biết được tầm ảnh hưởng của bên liên quan có thể giúp chúng ta phát triển được phương pháp tương tác cụ thể.

Một tiêu chí khác cần xem xét là tác động (impact) hay mức độ mà các bên liên quan có thể đem lại sự thay đổi. Lấy ví dụ ở trên, hãy nghĩ đến các bác sĩ lâm sàng và các nhân viên y tế công cộng. Họ có thể đem lại tác động tích cực đến kết quả bằng các quyết định quản lý lâm sàng hay khả năng chia sẻ dữ liệu lâm sàng kịp thời. Người đứng đầu dự án đóng vai trò như nhân tố thúc đẩy bằng việc nhận thức được nhu cầu, lợi ích và ý kiến của các bên liên quan. Điều này cho phép người đứng đầu dự án đơn giản hóa giải pháp chung, tập trung vào việc chuyển giao giá trị.

Con người làm tăng mức độ chuyển giao dự án. Thông thường chúng ta có thể nghĩ theo khía cạnh nỗ lực này “là gì” và “như thế nào”. "Là gì" là kết quả mà dự án đưa ra cũng là kết quả cuối cùng dẫn đến giá trị chính. "Như thế nào" là các hành vi hoặc kỹ năng khuyến khích hợp tác các bên liên quan. Sau đây là một số công cụ có thể giúp ích cho người hành nghề quản lý dự án:

• Kỹ năng tương tác giữa các cá nhân: tính chính trực, trung thực và tôn trọng là điều cần thiết để thúc đẩy các mối quan hệ lành mạnh.
• Giao tiếp: Công khai và minh bạch, người hành nghề nên có khả năng linh hoạt trong phong cách của mình khi cần thiết để đảm bảo mọi người tham gia và nắm bắt được thông tin.
• Hợp tác: Là một nhóm chúng ta cùng nhau thành công hoặc thất bại. Mấu chốt để thành công chính là khả năng hoạt động trong một môi trường đa chức năng và đưa ra giải pháp chung.

Cuối cùng, tác động của các bên liên quan tích cực có thể dẫn đến các chiến lược ứng phó và kết quả dự án tốt hơn. Lấy ví dụ ở trên, tương tác có thể dẫn đến việc tìm hiểu tốt hơn, thực hiện kế hoạch và giao tiếp hiệu quả hơn. Thì đây chắc chắn là những bước để đạt được kết quả ngăn chặn sự lây lan của virus!

Trong những năm qua, tôi đã chuyển quan điểm của mình từ quản lý các bên liên quan (stakeholder management) sang tương tác với các bên liên quan (stakeholder engagement). Không như công cụ, con người không thể quản lý, và nếu cố gắng quản lý họ thì đây là hành động vô ích. Ta có thể tương tác với họ theo bối cảnh của loại dự án, ngành, môi trường hay phương pháp phân phối. Tương tác đúng, hiểu được nhu cầu cá nhân và mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan, cùng với việc sắp xếp các nỗ lực dự án để hỗ trợ các nhu cầu đó là điều cần thiết. Việc tập trung vào điều này sẽ giúp chúng ta đạt được của kết quả tốt hơn. Đây là lý do tại sao tôi tin rằng việc tương tác với các bên liên quan là Miền hiệu suất (Performance domain) dự án thiết yếu cho tất cả các dự án với bất kỳ loại và cách tiếp cận.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP

TỔNG HỢP cập nhật PMBOK® 7th Edition

Stakeholders trong quản lý dự án là gì?