Nhật ký của 1 PM: “Ngày đi làm thứ hai”
Cho dù trải qua ngày đầu tiên “thuận buồm xuôi gió” hay không, thì ngày làm việc thứ hai cũng đã đến. Đã vấp phải khá nhiều thử thách, nhưng có vẻ những thách thức bạn phải đối diện vào ngày đầu tiên vẫn còn ở đó…
Căng thẳng: Bạn đã vượt qua nó chưa?
Nếu bạn đã và đang làm việc cho một tổ chức và đảm nhiệm công việc quản lý dự án trong quá khứ, thì nhìn chung, bạn khá may mắn. Bạn biết rõ vai trò của từng cá nhân trong dự án, bạn biết cần trao đổi với những ai và ai là người đóng vai trò quan trọng nhất trong dự án bạn đang theo đuổi. Và cũng chính những điều đó có thể là nguyên nhân kìm hãm bạn (cả trong nhận thức tự thân và đánh giá từ người khác). Tuy nhiên, nhờ đó bạn có một số kiến thức và kinh nghiệm nhất định để bắt đầu công việc. Từ đó, bạn sẽ rất tích cực, thoải mái, chủ động hơn trong hoạt động triển khai dự án và tham gia vào nhóm dự án của bạn, đúng không?
Đối với những người mới không may mắn và thực sự hoàn toàn lạ lẫm với công việc, cần nhanh chóng làm quen với văn hoá công ty, nắm vững nguồn nhân lực và bộ máy để mau chóng thích nghi.
Có thể cả bạn và nhà tuyển dụng đã ấp ủ nhiều kỳ vọng, tuy nhiên trước khi thực sự bắt đầu công việc, bạn nên chuẩn bị tâm lý cho những thách thức phía trước. Sự thật là, kể cả khi đã trau dồi đủ kinh nghiệm, chuyển sang các dự án mới, bạn vẫn sẽ phải đối diện với những áp lực tâm lý nhất định.
Tập thể: Kết quả công việc quyết định tất cả
Bạn nên tự giới thiệu bản thân và cố gắng tương tác, giao tiếp với các thành viên nhóm dự án vào ngày đầu tiên, nếu xác định mình sẽ dẫn dắt dự án này. Hãy chắc chắn bạn biết rõ tên họ cũng như khả năng và trách nhiệm trong công việc của từng người. Cần xác định rõ những yếu tố ảnh hưởng đến dự án, từ đó xác định được vai trò bản thân và định hướng cho dự án của bạn.
(Xem thêm: 10 công cụ hỗ trợ cho nhà Quản lý dự án chuyên nghiệp)
Khi một công ty, đơn vị, tổ chức hoặc người tuyển dụng quyết định hợp tác với người quản lý dự án có nghĩa là họ đã công nhận giá trị quản lý dự án của một cá nhân, thay vì một tập thể nhân sự làm việc kém hiệu quả. Một bộ máy lớn có thể mang lại hiệu suất, tuy nhiên, có một PM quản lý tốt nhân lực mà vẫn đem lại tác động tương tự, thậm chí to lớn hơn, chính là lý do bạn được chọn cho chiếc ghế này.
Trong cuộc họp đầu tiên, bạn đã nắm được nền tảng cơ bản của công ty và thiết lập được những mối quan hệ nhất định. Buổi họp thứ hai, bạn nên tập trung đi sâu vào chi tiết, tham dự những cuộc họp với nhà quản lý (hoặc bất cứ leader nào) để chắc chắn rằng những việc cần làm là gì và khi nào cần làm điều đó. Những cuộc họp nên được triển khai sớm nhất có thể.
Công nghệ: Bạn có đang cập nhật không?
Mọi thứ liên quan đến vấn đề công nghệ đều diễn ra rất nhanh chóng. Các quy trình thủ tục, các bước để đăng nhập hệ thống… sẽ được hướng dẫn cho PM trong ngày đầu tiên, trong trường hợp họ may mắn được Quản lý chuẩn bị từ trước. Việc của Ngày thứ 2 đó là làm rõ quy trình, tiếp cận và sử dụng phương tiện, phần mềm, hệ thống… để phục vụ tốt hơn cho công việc.
Có lẽ bạn đã hy vọng mình có thể kiểm soát được mọi thứ trong Ngày 2. Tuy nhiên, sẽ có những vấn đề phát sinh đòi hỏi sự trợ giúp từ những người có quyền hạn cao hơn. Hãy thử cố gắng giảm thiểu tối đa những rủi ro và phải thực sự quyết tâm đến khi bạn thích nghi với môi trường mới.
Nói về việc làm quen, hãy dành thời gian cho những công cụ cần thiết: một số trình duyệt nhất định và các phím tắt (cả internet và mạng nội bộ), công cụ IM và tất cả các thông tin liên lạc, các ứng dụng theo dõi lỗi và theo dõi dự án, kho lưu trữ cho các sản phẩm dự án… Tùy chỉnh quyền truy cập cá nhân để chủ động kiếm được những tài liệu bạn cần mà không tốn quá nhiều thời gian.. Những việc đơn giản này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào các nhiệm vụ dự án chiến lược.
Ngày 3: Điều gì sẽ đến?
Trên thực tế, Ngày 3 sẽ giống như Ngày 1 và Ngày 2, nhưng với những kỳ vọng lớn hơn. Quản lý, nhóm dự án và bản thân bạn nên nỗ lực để hoàn thành các mục tiêu, đặc biệt là các mục tiêu ngắn hạn, để bạn có thể thể hiện khả năng của mình. Áp dụng tương tự điều này với Ngày 4, Ngày 5, Ngày 6…..
Sau khi nhảy việc, sẽ có một khoảng thời gian “trăng mật” ngắn để bạn làm quen với môi trường và công việc mới. Tuy nhiên, hãy luôn trong tâm thế sẵn sàng để bước vào guồng quay công việc áp lực hơn thế!
Dù sao, bây giờ bạn đã chính thức là một nhà quản lý dự án! Xin chúc mừng!
Chúc bạn nhiều may mắn!
Tác giả: Mike Donoghue - ngày 16 tháng 1, 2019
Nguồn: ProjectManagement.com
Người dịch: Kat – Atoha
Đừng bỏ qua những bài viết hữu ích sau:
1. Thủ thuật giúp bạn có sự đồng tình nhanh nhất từ sếp