Việc may đo/điều chỉnh (tailoring) hướng tiếp cận để phát triển dự án cũng tương tự như việc may đo áo quần dựa trên những số đo riêng của từng người, chúng ta lập kế hoạch và triển khai dự án theo những mục tiêu và các đặc điểm khác nhau của từng dự án. Vì mỗi dự án là duy nhất, ta phải hiểu rằng, các quy trình quản lý dự án cần được điều chỉnh để đảm bảo dự án thành công. Việc điều chỉnh thể hiện rằng, các quy trình quản lý dự án không phải “phù hợp cho tất cả”, nghĩa là, để đảm bảo dự án thành công, các quy trình cần được điều chỉnh nhiều lần.

Thông thường, từ may đo/điều chỉnh (tailoring) gợi liên tưởng đến công việc của người thợ may, công việc đòi hỏi sự khéo léo, cảm quan về màu sắc và nhận thức về hình thể tốt. Ngoài những năng lực khác để quản lý dự án; giống như người thợ may, người quản lý dự án cũng cần phải giúp khách hàng/dự án chọn đúng mẫu mã và loại vải/cách tổ chức phù hợp. Chúng ta – những người quản lý dự án, cũng lấy yêu cầu về mục tiêu của dự án và xây dựng một mô hình/kiểu mẫu để cắt (phân tích), khâu (thực hiện) và làm việc với nó. Với những khách hàng may đồ có các số đo khác với số đo tiêu chuẩn, mô hình mẫu cần được may và tùy chỉnh trên vải bố trước, rồi mới cắt và may vào loại vải đắt tiền của khách. Hầu hết các dự án đều không theo “tiêu chuẩn”. Là người quản lý dự án, bạn cũng phải làm công việc chuẩn bị như vậy, như là phân tích hoặc thực hiện phương pháp Bằng chứng về Khái niệm (POC - Proof of Concept)*. Người thợ may có thể may trên những loại vải mỏng hay dày – hoặc họ chủ yếu sử dụng máy may nhưng cũng có thể may bằng tay nếu cần thiết. Là người quản lý dự án, chúng ta cũng có thể làm việc với mô hình phát triển dự án theo truyền thống (traditional) hay linh hoạt (agile), hoặc kết hợp cả hai (hybrid). Không có khách hàng hay dự án nào có các số đo (mục tiêu) hoàn toàn theo tiêu chuẩn và cũng không ai trong số đó hoàn toàn giống nhau. Mỗi khách hàng/dự án là duy nhất, đòi hỏi người quản lý dự án và người thợ may phải tùy chỉnh và đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Chúng ta may đo/điều chỉnh vì những gì ta sẽ làm khác với những gì ta vừa thực hiện (có thể là, phạm vi hoặc khối lượng công việc của dự án hoàn toàn khác nhau). Một dự án có thể là xây dựng tàu điện ngầm ở thủ đô, trong khi dự án khác cũng có thể là xây dựng tòa nhà văn phòng ở khu nhà ở. Quả thật, cả hai dự án đều là xây dựng, nên phần lớn bộ dụng cụ/kỹ thuật có thể được sử dụng như nhau, nhưng đây là hai dự án hoàn toàn khác nhau, nên chúng phải được thực hiện theo những phương thức khác nhau. Việc này cũng không khác gì nhiều so với khách hàng của người thợ may: một người muốn cả tủ quần áo mặc trong mùa đông, trong khi người kia chỉ muốn một chiếc váy đen nhỏ nhắn mặc trong bữa tiệc lớn của gia đình.

Chúng ta phải tùy chỉnh hướng tiếp cận để phát triển riêng từng dự án dựa trên hoàn cảnh, nhưng cũng cần đạt được kết quả tốt nhất và, trong quá trình đó, cần loại bỏ thời gian dành cho các nhiệm vụ không cần thiết. Phạm vi công việc của nhiệm vụ ảnh hưởng đến tài nguyên cần có để giải quyết nhiệm vụ đó, cách thực hiện nhiệm vụ, sự không chắc chắn liên quan đến nhiệm vụ, cuối cùng là chi phí và kết quả đưa đến cho khách hàng.

Là một nhà thầu đấu giá công khai, tôi muốn tham gia gói thầu của EU để mua một hệ thống CNTT - bao gồm một số quy trình, nhưng sau đó, tôi phải triển khai hệ thống này trong tổ chức và đảm bảo rằng các bên liên quan đều được hưởng lợi từ nó, điều này dẫn đến việc điều chỉnh nhiều quy trình hơn. Trong trường hợp này, độ phức tạp của dự án đã thay đổi từ việc mua gói thầu này và thực hiện sang một dự án có độ phức tạp cao hơn nhiều, bao gồm cả việc sử dụng những năng lực khác.

Một người thợ may có thể cần phải trải qua các bước như cắt vải, căn chỉnh, may đồ và thiết kế; trong khi các quy trình trong quản lý dự án là khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện và đóng dự án, nhưng thông điệp thì như nhau. Cho dù phải giải quyết nhiệm vụ nào, sẽ thuận lợi hơn nếu các quy trình điều chỉnh/may đo được thực hiện cho những gì cần thiết.

Việc điều chỉnh/may đo rất khó để thuê ngoài (outsource). Nó yêu cầu việc thử nghiệm và điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện trước khi bàn giao thành phẩm đến khách hàng. Trở lại ví dụ về nghề thợ may, nếu chiếc váy nào cũng như nhau và tất cả phụ nữ đều có cùng kích cỡ, sở thích, tài chính và những thứ khác cũng tương tự nhau hay nói cách khác, nếu việc may đo được thực hiện như nhau cho tất cả đối tượng, thì có lẽ ai làm nghề may cũng không phải là vấn đề. Nhưng đặc tính của mỗi người lại không cố định và mỗi cá thể là duy nhất. Các dự án cũng vậy. Mỗi dự án có một mô hình tài trợ khác nhau, nhu cầu về thời gian không giống nhau, có nhiều kỳ vọng từ các bên liên quan và cả sự không chắc chắn liên quan đến quy trình làm việc. Do đó, điều quan trọng là phải điều chỉnh hướng tiếp cận để phát triển dự án theo hoàn cảnh của nó. Việc điều chỉnh hướng tiếp cận để phát triển dự án theo hoàn cảnh là rất quan trọng, tạo điều kiện để dự án đạt được các mục tiêu như kỳ vọng. Sau đây là một số những lựa chọn khi cân nhắc việc điều chỉnh hướng tiếp cận phát triển dự án theo hoàn cảnh. Hãy nhớ rằng, không có hai dự án nào giống nhau, nhưng việc điều chỉnh:

• Giúp giảm độ phức tạp của dự án.
• Có nghĩa là chúng ta đang liên tục tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của mình, từ đó giảm lãng phí và góp phần gia tăng tiến độ dự án.
• Tạo ra quy trình cần-thiết-phải-làm và tối đa hóa giá trị của dự án.
• Giúp đưa ra những lựa chọn tích cực thay vì chỉ chờ xem điều gì sẽ xảy ra.
• Áp dụng những kinh nghiệm.
• Giảm thiểu các mối đe dọa đối với dự án mà vẫn cho phép nắm bắt các cơ hội.
• Xây dựng sự liên kết và tạo không gian cho các phương pháp khác nhau.
• Luôn luôn thách thức cách chúng ta làm việc, bất kể các quy trình đã/đang tồn tại.
• Ảnh hưởng đến những thay đổi trong dự án nên được thực hiện. Một số trong đó có tác động nhiều hơn những yếu tố khác.
• Có thể tăng xác suất thành công của dự án.

Tác giả: Klaus Nielsen, Thành viên Đội ngũ Phát triển PMBOK Guide Seventh Edition

Nguồn: Tailoring Makes all the Difference

(*) Bằng chứng về Khái niệm (POC) là phương pháp được sử dụng để thử nghiệm một ý tưởng về một tính năng kỹ thuật hoặc thiết kế chung của sản phẩm và chứng minh rằng ý tưởng đó là khả thi, có thể thực hiện được và mang lại giá trị.

Xem thêm

12 Nguyên tắc của Agile

Nắm vững chiến lược thực thi trong giai đoạn chuyển đổi