Hiểu rõ dự án của bạn từ-trong-ra-ngoài

Một nền tảng vững chắc hiển nhiên là trụ cột của một dự án. Nền tảng là điều mà mọi nhà quản lý dự án nên xem xét vì nó là ưu tiên hàng đầu. Để tạo ra một dự án, bạn cần hiểu rõ nó từ-trong-ra-ngoài, hiểu đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Bắt đầu từ việc xác định và hiểu rõ mong đợi của khách hàng cũng như các bên liên quan đến dự án. Việc phát triển một kế hoạch dự án sao cho tốt nhất cũng quan trọng không kém, giúp bạn có những mục tiêu và tiến trình cụ thể để tuân theo.

Là một phần trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn cũng cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm công việc mà bạn muốn có đối với dự án.

Sau đó, bạn nên phân phối nguồn tài nguyên phù hợp (cả vật chất lẫn con người). Cuối cùng, để làm rõ mọi thứ và có sự hiểu biết chính xác, bạn cần xác định rõ mục tiêu và đầu ra của dự án.

Giai đoạn lập kế hoạch chỉ mới hoàn thành được nửa chặng đường. Bạn sẽ phải thiết lập các tiêu chí thành công dưới dạng có thể đo lường được để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.

Xác định các yêu cầu của dự án

Một khi đã hiểu rõ dự án và đang trong giai đoạn lập kế hoạch, việc tiếp theo bạn cần làm trong danh sách công việc là xác định các yêu cầu của dự án.

Chỉ khi bạn biết mình cần gì, bạn mới có được nguồn tài nguyên phù hợp để thực hiện nó. Hãy xây dựng một đội ngũ có đầy đủ năng lực để triển khai kế hoạch dự án một cách hiệu quả.

Khi đã tập hợp được các thành viên chủ chốt, bạn phải xác định các vai trò cụ thể và phân bổ nhiệm vụ phù hợp cho họ đồng thời ghi nhớ điểm mạnh, kỹ năng và chuyên môn của mỗi người.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chuyên gia về một kỹ năng cụ thể nào đó, bạn có thể cân nhắc việc thuê họ vô thời hạn (vĩnh viễn) vì họ có thể là tài sản lâu dài của doanh nghiệp. Ví dụ, trong nhóm bạn có một kiến trúc sư phụ trách xây dựng quy trình hiện tại nhưng bạn cũng có thể sử dụng anh này cho những quy trình trong tương lai.

Việc hiểu được từng cá nhân trong nhóm rất ích lợi vì họ là những người sẽ tiếp tục và đảm bảo hoàn thành tốt công việc.

Hiểu rõ nhóm dự án

Các kỹ năng và điểm mạnh của nhóm dự án mà bạn lựa chọn có tác động đáng kể đến sự thành công của một dự án. Một nhà quản lý giỏi sẽ tìm hiểu thật kỹ để biết về điểm mạnh cũng như điểm yếu vốn có của các thành viên dưới cấp.

Sự hiểu biết chính xác về từng cá nhân trong nhóm dự án giúp họ phân bổ đúng công việc cho đúng người. Việc khai thác điểm mạnh của từng cộng sự mang lại lợi thế quan trọng duy nhất là đảm bảo năng suất làm việc cao hơn.

Đồng thời, bạn có thể kỳ vọng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành nhanh hơn, cùng với việc quản lý thời gian tốt hơn.

Khi tất cả thành viên dưới cấp đều nỗ lực hết mình, dự án hoàn toàn có khả năng thành công. Mặc dù việc tận dụng điểm mạnh của nam giới và nữ giới là vô giá, nhưng bạn cũng không thể phủ nhận, họ cũng có một số điểm yếu.

Hãy nỗ lực thêm để giúp mọi người khắc phục điểm yếu của họ. Nhưng hãy đủ bao dung và linh hoạt để giải quyết những sai sót hay chậm trễ với tinh thần tốt nhất.

Tăng cường việc giao tiếp

Việc giao tiếp nhất quán và hiệu quả với các bên liên quan cũng như khách hàng là điều cần thiết để vận hành một dự án suôn sẻ. Điều quan trọng là kết nối với họ thông qua dự án.

Việc thông báo những thay đổi mới cho nhân viên dưới cấp đảm bảo rằng sẽ không có sự bất ngờ khó chịu nào. Là một người quản lý dự án, trách nhiệm thực sự của bạn là sắp xếp hợp lý dòng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Đồng thời, bạn cần phải tiếp cận nó thường xuyên.

Hãy đảm bảo rằng bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể liên hệ với bạn vào bất cứ lúc nào và không cần phải suy nghĩ gì thêm. Việc giao tiếp thiếu hiệu quả là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các dự án.

Bạn cần phải đảm bảo mọi người đều có cùng một lượng thông tin cũng như dữ liệu mà họ cần để đưa ra quyết định và tiến hành triển khai dự án. Cách dễ nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này là tận dụng các bản báo cáo về tình trạng dự án. Những báo cáo này phải cung cấp thông tin cho các thành viên về những phát triển cập nhật nhất của dự án.

Xem thêm: Mẹo để tương tác tốt hơn với nhà tài trợ dự án

Xác định rõ các cột mốc của dự án

Việc xác định các thời điểm quan trọng trong suốt vòng đời dự án giúp cho dự án của bạn tạo ra được kết quả. Bạn có thể làm việc này theo cách hữu ích nhất là tạo ra một vòng đời dự án, trong đó xác định rõ các giai đoạn chính. Các giai đoạn này bao gồm khởi tạo, lập kế hoạch, triển khai và kết thúc dự án. Ngoài ra, bạn cũng cần đánh giá hiệu suất và tiến độ dự án sau mỗi giai đoạn được hoàn thành.

Khi kết thúc một dự án, việc xem xét các chi tiết một cách cụ thể trong từng cột mốc là rất quan trọng. Với từng chi tiết, bạn sẽ tìm ra cách để làm hài lòng hơn cả sự mong đợi của khách hàng.

Hơn thế nữa, những cột mốc này còn là những chỉ số đáng tin cậy về hiệu suất làm việc của nhóm và cách họ đóng góp vào sự thành công của dự án.

Quản lý những rủi ro tiềm tàng

Nói đến việc quản lý dự án thành công, bạn không thể bỏ qua vai trò của việc xử lý rủi ro. Mọi dự án đều có những rủi ro có thể nhận biết cũng như những rủi ro bất ngờ, không thể kiểm soát được và đe doạ đến tiến độ của dự án.

Sẽ là khôn ngoan nếu bạn đầu tư thời gian và công sức trong việc phân biệt trước những rủi ro tiềm ẩn này. Điều này có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các biện pháp phòng trừ hiệu quả nếu xảy ra rủi ro.

Nếu bạn có sẵn chuyên môn và kinh nghiệm tốt nhất với các dự án tương tự, bạn có thể thấy trước những rủi ro sắp xảy ra và có những biện pháp chủ động để ngăn chặn chúng.

Đồng thời, sẽ là tốt nhất nếu bạn có thể thực hiện tốt các biện pháp khắc phục kịp thời. Các tổ chức hiện nay đều hiểu được giá trị của việc quản lý rủi ro và đang có cách tiếp cận chủ động đối với nó.

Xem thêm: 7 nguyên lý quản lý rủi ro

Nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn

Quản lý dự án không chỉ là quản lý nhóm dự án và theo dõi tiến độ các giai đoạn trong dự án, nó còn là việc tăng cường các kỹ năng của bạn để có thể thực hiện mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả và dễ dàng.

Việc ngủ quên trên chiến thắng là điều cuối cùng bạn cần làm; thay vào đó, bạn luôn phải khao khát nâng cấp kỹ năng bản thân và ngày càng tốt hơn theo thời gian. Nỗ lực hết mình là điều quan trọng không kém để tạo nên thành công cho dự án. Mặc dù kỹ năng chuyên môn về kỹ thuật rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần có khả năng làm việc với con người.

Chỉ những người có thể tập hợp các cá nhân với những tính cách khác nhau cùng làm việc với nhau và đảm bảo mỗi người đều có thể đóng góp vào dự án theo cách riêng của mình mới có thể thúc đẩy nhóm phát huy hết khả năng của mình.

Mặc dù bạn cần nỗ lực hơn nữa để giao phó quyền quyết định cho nhóm, bạn cũng cần có sự tin tưởng của khách hàng. Bạn phải đóng vai trò là cầu nối, truyền đạt những mong đợi của khách hàng với nhóm để họ có thể tương tác với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.

Tham khảo: Khóa học Quản lý dự án chuyên nghiệp PMP

Đầu tư ứng dụng quản lý dự án

Bạn có thể đã sỡ hữu tất cả năng lực của một người quản lý dự án hiệu quả. Nhưng thực sự, một mình giải quyết mọi vấn đề trong suốt vòng đời dự án là một thách thức.

Xem xét khối lượng công việc và số lượng nhiệm vụ là yếu tố của một quy trình xây dựng điển hình. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng công nghệ hỗ trợ giúp bạn nâng cao chất lượng và đảm bảo hiệu quả của đầu ra dự án.

Ứng dụng phần mềm quản lý dự án (zepth dot com) hoạt động như nền tảng một-điểm-đến (one-stop) cho các thông tin liên quan đến dự án. Nếu một chương trình phần mềm đủ hoàn hảo, khả năng của nó là vô tận.

Một chương trình phù hợp có thể lưu trữ tất cả dữ liệu và cho phép bạn chia sẻ dữ liệu để thu thập đánh giá từ khách hàng cũng như các bên liên quan một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể hợp lý hóa việc giao tiếp và cộng tác, cùng nhiều chức năng khác.

Trên thị trường có khá nhiều ứng dụng đa dạng, bạn có thể lựa chọn ứng dụng với tính năng phù hợp, nhưng hãy chú ý đến nhu cầu và ngân sách của mình.

Xem thêm: 10 công cụ hữu ích mà các nhà quản lý dự án cần biết

Kiểm tra giao phẩm dự án

Giờ đây, bạn đã có một khung quản lý phù hợp và các phương pháp tốt nhất để đưa dự án đến thành công. Nhưng điều quan trọng là bạn cần nỗ lực hơn nữa để đến giai đoạn hoàn tất và bàn giao dự án thực tế. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng các giao phẩm ở mọi cột mốc quan trọng.

Bằng cách đó, bạn sẽ biết chắc rằng liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không. Bạn cũng có thể quyết định xem mình có gần đạt được kết quả như ý hay không. Việc kiểm tra các giao phẩm dự án giúp bạn xác định xem chúng có đáp ứng hay vượt quá mong đợi của khách hàng hay không. Ngược lại, nếu thấy lỗi sai, bạn có thể thực hiện các biện pháp sửa chữa ngay lập tức để đưa chúng về lại đúng hướng.

Đánh giá dự án

Mẹo cuối cùng để đảm bảo dự án của bạn có thành công trong hiện tại và cả tương lai hay không là đánh giá nó.

Hãy coi mỗi dự án là một công cụ học tập. Một nhà quản lý xuất sắc sẽ đánh giá tổng thể mọi dự án. Người quản lý dự án cần phân tích từng dự án tới mức chi tiết bằng cách xem xét các thành phần khác nhau của mỗi dự án một cách chi tiết hơn.

Việc đánh giá toàn diện như vậy giúp bạn hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nhóm dự án cũng như phương pháp thực hiện. Bạn có thể thấy điểm nào giúp dự án thành công rực rỡ cũng như điều gì khiến dự án gặp khó khăn với những tình huống khó xử. Bạn thậm chí có thể biết được bạn có thể làm gì để ngăn chặn các vấn đề hoặc sự cố với các dự án khác trong tương lai.

Kết luận

Cho dù bạn là người mới hay là nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm, đang quản lý một dự án nhỏ, vừa hay lớn - thì những mẹo trên cũng là những nguyên tắc mà bạn có thể tin tưởng để đưa nhóm dự án nói riêng và dự án nói chung đến thành công.

Tác giả: William Derringer (Effective Tips to Ensure Project Management Success)

Xem thêm

8 mẹo để quản lý chương trình thành công

8 sai lầm thường gặp khi quản lý dự án và biện pháp khắc phục