Agile - Định nghĩa của sự thay đổi liên tục

13/01/23

Atoha Institute

Simon Reindl là đồng tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Mastering Professional Scrum”, được viết cùng với Stephanie Ockerman. Ông cũng phụ trách dẫn dắt các khóa đào tạo Train-the-Trainer Professional Scrum Master, giúp đánh giá và cố vấn cho các chuyên gia mới.

Simon tập trung vào việc giúp các doanh nghiệp và mọi người áp dụng những cách làm việc mới để nhận ra giá trị kinh doanh của mình. Ông có hơn 20 năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, ở cả khu vực công và tư trên khắp thế giới. Với tư cách là huấn luyện viên và người hướng dẫn, ông đã làm việc với nhiều cá nhân, nhóm và tổ chức khác nhau để phát triển các kỹ năng và kỹ thuật nhằm cải thiện sự tập trung vào giá trị và sự phân phối.

Trọng tâm của ông là chuyển đổi các tổ chức để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững bằng cách áp dụng các nguyên tắc linh hoạt và thực tiễn (agile principles and practices) trong một nền văn hóa thích ứng liên tục.

Một trong những nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn “Agile” hơn đó là sử dụng chủ nghĩa kinh nghiệm (empiricism). Empiricism là phương pháp tiếp cận khoa học dựa trên bằng chứng, khi đó, bất kỳ ý tưởng nào cũng cần được kiểm tra dựa trên các quan sát, đánh giá thực tế, thay vì trực giác. Empiricism dựa trên ba nền tảng: sự minh bạch – sự kiểm tra – và tính thích ứng. Thích ứng có nhiều từ đồng nghĩa, trong đó từ “thay đổi” (cho phù hợp) là phổ biến nhất. Một trong những lý do mà tôi thích làm việc theo Scrum là vì chúng ta có những cơ hội học tập rõ ràng, được tích hợp sẵn trong quá trình làm việc – nếu không, bạn cũng có thể chủ động đưa ra cho mình.

Sau một thời gian làm việc, nhóm của bạn nên họp lại và cùng đánh giá về những gì đã xảy ra cũng như sự ảnh hưởng của nó đến hiệu suất làm việc chung. Từ đó, dựa trên những sự hiểu biết tốt hơn, nhóm sẽ quyết định xem các bạn sẽ làm gì để phát huy những điều tốt và loại bỏ những điều chưa tốt – đó là việc cả nhóm cùng tập trung vào việc phát triển môi trường chung. Điều này đồng nghĩa với việc mọi thứ sẽ khác. Nếu tình huống không có gì khác biệt, thì bạn đã không hành động dựa trên các bài học kinh nghiệm (hoặc nhóm của bạn là một nhóm hoàn hảo).

Trong bộ phim “Groundhog Day”, sau khi nhà khí tượng học (Phil) nhận ra rằng mình đang ở trong vòng lặp 24 giờ, anh ấy đã cố gắng phản kháng, có những hành vi điên cuồng, và phá vỡ mọi quy tắc đã được đặt ra trước đó. Rồi sau đó cảm giác buồn chán xâm chiếm anh ấy, và cuối cùng, Phil đã tập trung vào việc cải thiện để làm cho mỗi ngày tốt hơn ngày hôm trước từng chút một – cho đến khi anh ấy có được một ngày hoàn hảo.

Sự phản kháng để thay đổi thực tế mà nhà khí tượng phải đối mặt lúc bắt đầu bộ phim cũng tương tự như cách các nhóm đấu tranh để tạo ra sự thay đổi, và chuyển biến mới.

Không ngừng học tập liên tục - Hình ảnh được cung cấp bởi John Hain từ Pixabay

Tôi đã thấy một số nhóm gặp khó khăn khi triển khai vì:

1) Họ cố gắng thay đổi quá nhiều

2) Họ không thấy có gì phải thay đổi

3) Nhóm đang thay đổi với tốc độ nhanh hơn mức mà tổ chức có thể chấp nhận

Cố gắng thay đổi quá nhiều

Đầu tiên, bạn cần giới hạn số lượng những điều mà bạn sẽ thay đổi. Nếu đó là một điều quan trọng hoặc quá thách thức, bạn chỉ cần thực hiện một hành động tại một thời điểm và đưa vấn đề này ra để thảo luận cùng nhóm trong mỗi Daily Scrum.

Không có gì để thay đổi

Có hai thái cực đối với suy nghĩ này, một thái cực là bị choáng ngợp và thái cực còn lại là không thấy có cách nào để nhóm có thể cải thiện hiệu suất công việc.

Trong cả hai trường hợp, cách giải quyết vấn đề này chính là tập trung vào một tầm nhìn rõ ràng. Nếu nhóm của bạn có một mục tiêu chung, hãy so sánh tình trạng thực tế với mục tiêu này, sau đó tìm ra một thay đổi sẽ mang lại lợi ích nhiều nhất và cần ít nỗ lực nhất. Khi một thay đổi (dù rất nhỏ) được thực hiện, chính bạn cũng đang từng bước thay đổi và đây là động lực để nhóm có thể phát triển.

Thay đổi nhóm vs tổ chức

Thông thường, các nhóm nhỏ hơn (Development và Scrum) hiểu rõ rằng sự linh hoạt là một quá trình liên tục và là một hệ tư tưởng chứ không phải là một trạng thái của công việc. Nhiều tổ chức và các nhà lãnh đạo nghĩ rằng Agile là “một viên đạn bạc” (silver bullet), họ chỉ cần áp dụng nó vào tổ chức của mình và đó là tất cả những gì cần thiết.

Tổ chức cần thay đổi tư duy theo hướng rằng: mọi thứ sẽ khác đi, hàng ngày, và hàng tuần. Đó chính là cốt lõi của sự linh hoạt trong kinh doanh.

Tất cả những nhân sự có trách nhiệm phát triển sự linh hoạt của tổ chức đều cần làm cho sự hiểu biết này được phổ biến ở mức độ rộng hơn. Tùy thuộc vào tổ chức, việc sử dụng khung chuẩn có thể hữu ích – cấu trúc cung cấp sự mạnh mẽ cần thiết để đảm bảo một thay đổi được thực hiện lâu dài.

Bạn sẽ biết nhóm của mình đang ngày càng trở nên linh hoạt hơn khi bạn sử dụng cụm từ “Đối với nhóm của chúng tôi, chúng tôi đã tìm thấy/chúng tôi đã nhận ra…” để mô tả cách làm việc của bạn - bất kể bạn bắt đầu với khung chuẩn nào. Nhóm của bạn sẽ phát triển thành trạng thái cải tiến liên tục, sử dụng các công cụ và kỹ thuật linh hoạt để mang tới những sản phẩm tốt hơn, với cường độ thường xuyên hơn.

Atoha Institute

Nguồn: Simon Reindl (Scrum.org)