Ngay cả trong thời kỳ hỗn loạn nhất, các dự án có nghĩa là mang lại kết quả có ý nghĩa cho doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng phải đi đúng hướng. Bất ổn có thể đến dưới nhiều hình thức khác nhau. Đại dịch coronavirus đã thay đổi hoàn toàn và nhanh chóng cách chúng ta vận hành.

Dường như chỉ sau một đêm, mô hình kinh doanh đã thay đổi đáng kể. Thay đổi từ thứ tự ưu tiên trong kinh doanh, chuỗi cung ứng gián đoạn, nhu cầu sản phẩm nơi thì tăng vọt nơi thì thiếu hụt, cách thức vận chuyển cũng thay đổi, giờ làm việc bị tác động, và nhân viên cũng được yêu cầu làm việc ở nhà trong thời gian này.

Tác động từ COVID-19 đã nhanh chóng và, trong nhiều trường hợp, trở nên nguy kịch. Mặc dù vậy, các dự án phải đi đúng hướng. Bạn có thể làm gì để giữ cho các dự án đi đúng hướng? Tôi đã liệt kê năm hành động đơn giản nhưng hiệu quả mà bạn có thể thực hiện:

Xác nhận lại giá trị dự án của bạn.

Trước khi bắt đầu, hãy tạm dừng để tái khẳng định giá trị dự án của bạn trong đại dịch. Lợi ích và giá trị mà dự án của bạn mang lại phải phù hợp với doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng trong thời điểm hiện nay.

Có thể khó để tự đánh giá điều này. Bạn có thể sẽ thiên vị với chính dự án của mình. Hy vọng tổ chức của bạn có một quy trình phê duyệt cho các dự án. Nếu bạn không có quy trình để đánh giá lại, bạn nên tham khảo với phòng PMO, văn phòng COO, bộ phận tài chính hoặc ban điều hành, nhà tài trợ để giúp xác nhận rằng dự án của bạn vẫn đang được “bật đèn xanh”.

Nếu không may, dự án của bạn có thể cần phải bị hủy bỏ hoặc trì hoãn. Nhìn về mặt tích cực của vấn đề, nếu điều này xảy ra thì bạn có thể giải phóng tài nguyên trong dự án để sắp xếp lại theo hướng mới.

Tập trung vào kết quả. 

Bây giờ chúng ta đã được xác nhận dự án của bạn sẽ tiếp tục, bạn biết chắc rằng dự án vẫn khả thi vì lý do chính đáng: mang lại lợi ích rõ ràng cho công ty, nhân viên và khách hàng. Nhắc nhở mọi người về việc dự án được tiếp tục triển khai và luôn giúp họ nhớ việc này. Giữ các bên liên quan của bạn (ví dụ: nhà tài trợ, nhóm dự án, người đóng góp, những người bị dự án ảnh hưởng...) tập trung vào lợi ích - lý do tại sao dự án này có ý nghĩa với cá nhân họ. Đừng để họ bị phân tâm trong khi nhiệm vụ dự án của bạn bắt đầu trượt.

Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn.

Tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn đã bị ảnh hưởng, cách tiếp cận của bạn có thể cần phải được điều chỉnh. Ví dụ:

• Địa điểm làm việc (Location): Cân nhắc chuyển từ làm việc trực tiếp sang làm việc từ xa thông qua điện thoại hoặc hội nghị video. Nếu những công nghệ này là mới đối với người của bạn, hãy chuẩn bị để cung cấp các thực tiễn tốt nhất để giúp họ tiến bộ nhanh chóng trong giai đoạn đầu.
• Tính sẵn có (Availability): Cân nhắc chuyển từ các hội thảo dài sang các đợt làm việc ngắn hơn. Bạn cũng có thể cần điều chỉnh lịch họp nếu các cuộc họp liên quan đến coronavirus thay thế các khung thời gian bạn đã chọn. Hãy linh hoạt nhưng kiên trì (Be flexible but persistent.).
• Nhân viên/vai trò (Role): Cân nhắc điều chỉnh nhóm dự án, tài nguyên, mô hình quản trị, v.v. Một số nhân sự chủ chốt có thể đã được điều chỉnh vai trò cho các nỗ lực phản ứng với COVID-19. Hãy nhanh chóng phản ứng để giữ cho dự án của bạn có nhân viên phù hợp và có thể thực hiện theo kế hoạch.
• Ngân sách (Budget): Xem xét các tùy chọn để giảm chi phí nếu ngân sách của bạn đã thay đổi. Ví dụ hạn chế các chi phí không cần thiết đã bao gồm trong ngân sách dự án (ví dụ: bữa trưa khi làm việc, giải thưởng bằng tiền...), ít đi lại, sử dụng nhiều tài nguyên nội bộ. Điều cuối cùng là xem xét lại phạm vi dự án vì có thể tiết kiệm phần lớn thời gian và tiền bạc. Giảm hoặc loại bỏ các yếu tố mang tính chất “có-thì-tốt” (nice-to-have) nếu nó không ảnh hưởng đáng kể đến giá trị cuối cùng mà dự án mang lại. Lưu ý các yêu cầu thay đổi cần thực hiện thông qua Trình tự 7 bước kiểm soát thay đổi.
• Đào tạo (Training): Cân nhắc thay đổi đào tạo từ xa nếu việc đào tạo trực tiếp bị ảnh hưởng.
• Rollout: Cân nhắc điều chỉnh ngày giới thiệu sản phẩm phụ thuộc vào tình hình hiện tại công ty bạn ứng phó với dịch bệnh, lựa chọn cách tiếp cận phù hợp. Có thể tiếp cận theo từng giai đoạn sẽ hiệu quả.

Căn chỉnh kế hoạch dự án của bạn. 

Khi bạn đã điều chỉnh cách tiếp cận của mình, hãy xem lại các hoạt động, trình tự của các hoạt động, nguồn lực cho từng hoạt động và thời lượng của các hoạt động đó. Những điều chỉnh nào là cần thiết để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng? Một số chiến thuật mà bạn có thể xem xét:

• Loại bỏ các hoạt động: Loại bỏ các nhiệm vụ không còn cần thiết hoặc không đóng góp trực tiếp vào kết quả dự án. Điều này đặc biệt quan trọng nếu phạm vi đã thay đổi. Những việc có-thì-tốt có thể cần đợi một thời gian sau hoặc cho đợt triển khai tiếp theo.
• Tối thiểu hóa các hoạt động: Tương tự, thời gian cần thiết để hoàn thành một số nhiệm vụ có thể đã thay đổi, cho phép bạn giảm thời gian thực hiện theo kế hoạch.
• Chuyển đổi các hoạt động: Nếu nơi làm việc vật lý đã bị ảnh hưởng, hãy thay đổi cách làm việc và cân nhắc làm việc từ xa. Nếu tính khả dụng của nguồn lực bị ảnh hưởng, hãy luân chuyển các nhiệm vụ linh hoạt thứ tự trước sau để phù hợp hơn với thời gian rảnh của đội triển khai. Trường hợp nếu tính năng ưu tiên của dự án được sắp xếp lại (ví dụ: chức năng trực tuyến cần được phân phối sớm hơn), thì khi phân phối từng đợt cần bao gồm những ưu tiên mới này.
• Triển khai theo từng giai đoạn: Xem xét phân kỳ thực hiện dự án để đảm bảo bạn có thể cung cấp phần lớn lợi ích sớm nhất và đúng hạn, đặc biệt phù hợp với các dự án phần mềm.
• Xem lại các nhóm bị ảnh hưởng: Xem lại các nhóm bị ảnh hưởng nhiều nhất do những hành động từ phản ứng chống dịch coronavirus. Nếu có thể, hãy phân công lại các nhiệm vụ cho những người ít bị ảnh hưởng hơn, có nguồn lực khả dụng và tập trung để chuyển giao đúng thời gian.

Cập nhật kế hoạch quản lý thay đổi. 

Quay lại từ đầu và xem xét bảng đánh giá sự tác động của thay đổi và kế hoạch quản lý thay đổi (hoặc tiến hành đánh giá nếu bạn chưa có). Đã đến lúc điều chỉnh và “bật lên” chiến thuật thay đổi của bạn.

• Tái củng cố sự tham gia chặt chẽ của người tài trợ dự án: Luôn chắc rằng người tài trợ của bạn nắm được tình hình của dự án; cập nhật họ tình hình dự án thường xuyên và giữ sự hỗ trợ liên tục và kịp thời từ các nhà trài trợ.
• Tái khẳng định với người quản lý của bạn: Nhấn mạnh sự cần thiết phải tiếp tục hỗ trợ thay đổi thông qua huấn luyện, ủng hộ và sự nhiệt huyết.
• Tái cam kết với các kế hoạch truyền thông của bạn: Tăng mức độ giao tiếp thường xuyên và hiệu quả hơn. Bạn phải đảm bảo thông tin của bạn được tiếp nhận và tiếp thu hiệu quả.
• Đánh giá lại kế hoạch đào tạo của bạn: Trong trường hợp gián đoạn nơi làm việc, có thể cần một phương pháp đào tạo khác như đào tạo online. Cần thiết kế phương pháp đào tạo và có lịch trình phù hợp của bạn.
• Xem lại chiến thuật củng cố của bạn: Đảm bảo những thay đổi cần thiết để dự án của bạn thành công đang được thừa nhận một cách hiệu quả và những thiếu sót đang được xác định và xử lý kịp thời.

Là giám đốc dự án giỏi, chúng ta đánh giá và giám sát rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Mặc dù vậy, rất ít người dự đoán được tác động của COVID-19. Nó đang tác động đến các doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng của chúng ta theo những cách chưa có tiền lệ. Điều này làm cho việc chuyển giao các dự án của bạn trở nên khó khăn. Sử dụng 05 hành động này để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng và mang lại lợi ích cho tổ chức, mọi người và khách hàng của bạn.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®