Nếu phải lựa chọn 03 khái niệm tiêu biểu nhất của quản lý dự án, tôi sẽ chọn Giá trị (Value), Con người (People) và Sự không chắc chắn (Uncertainty).

Tại sao dự án lại không chắc chắn?

Thử nghĩ mà xem. Sự không chắc chắn là bản chất của cuộc sống! Do đó, chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi một dự án, phát triển trong cuộc sống thực, phải đối mặt với điều này. Bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, và bằng bất kỳ cách nào.

Nhiều hoạt động trong quản lý dự án nhằm mục đích giảm thiểu, khai thác hoặc đơn giản là đối phó với sự không chắc chắn. Tầm nhìn có rõ ràng và được chia sẻ với nhau hay không? Mất bao lâu để thực hiện nó? Chi phí cho điều này là bao nhiêu? Chúng ta sẽ làm gì trong tháng tới? Đội ngũ có gắn kết và hỗ trợ nhau làm tốt công việc không? Liệu rằng tất cả các bên liên quan đều được tham gia? Rất nhiều câu hỏi tương tự vậy được đặt ra vì sự không chắc chắn, và chúng ta cũng có nhiều hướng tiếp cận để giải quyết chúng trong suốt dự án.

Trong một số trường hợp, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc cố gắng giảm thiểu sự không chắc chắn ngay từ khi dự án bắt đầu – với phạm vi cụ thể, dự toán chi tiết, kế hoạch chi tiết trong dài hạn, ngân sách rõ ràng, kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết. Sau đó, bạn thiết lập đường cơ sở (baselines), quản lý tình hình tiến triển của dự án với các đường cơ sở đó và quản lý sự thay đổi trong suốt dự án theo đúng quy trình các bước.

Trong những trường hợp khác, bạn bắt đầu với một tầm nhìn rõ ràng cùng một phạm vi sơ bộ, sau đó chi tiết hóa chúng trong quá trình tìm hiểu và khám phá. Bạn cần lập dự toán và lên kế hoạch chi tiết càng sớm càng tốt, thường xuyên tìm kiếm những phản hồi và thúc đẩy sự tương tác từ các bên liên quan. Bạn thậm chí còn đầu tư ngân sách theo từng giai đoạn phát triển và khi dự án tạo ra kết quả. Bạn sẽ quản lý rủi ro thông qua một loạt các thử nghiệm ngắn hạn và sẵn sàng với mọi sự thay đổi.

Tôi vừa mô tả hai cách tiếp cận theo hai thái cực khác nhau trong những khả năng xảy ra khi quản lý dự án, nhưng chúng không loại trừ lẫn nhau. Cách hiệu quả nhất để quản lý dự án thành công là kết hợp và cân bằng những hướng tiếp cận này tùy thuộc vào hoàn cảnh của dự án. Ví dụ, một trong những thách thức trong bất kỳ dự án nào là xác định mức độ nỗ lực cần thiết để quản lý rủi ro. Đôi khi, việc sẵn sàng bảo vệ dự án quá mức với kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện có thể làm mất quá nhiều thời gian và công sức so với việc tập trung cung cấp giá trị một cách nhanh chóng. Làm việc quá chăm chỉ chỉ để xác định Kế hoạch B có thể khiến bạn không đạt được Kế hoạch A. Ngược lại, việc nghĩ rằng mọi rủi ro có thể được quản lý thông qua các thử nghiệm không phải lúc nào cũng phù hợp. Một số rủi ro có thể vượt quá tầm với của nhóm dự án, và khi sự đầu tư vào dự án là rất lớn và quan trọng, việc tiến hành một số thí nghiệm cụ thể có thể là mạo hiểm và dẫn đến tình huống không thể đảo ngược. Do đó, quản lý một số rủi ro theo trình tự các bước và sử dụng phương thức thử nghiệm trên một số khía cạnh phù hợp có lẽ sẽ hiệu quả hơn.

Khi bạn quản lý dự án, sự không chắc chắn thường được xem là cội nguồn gây ra những trở ngại bất tận. Nhưng hãy nhớ rằng, nó cũng có thể là thời cơ để bạn nắm bắt những cơ hội mới. Quản lý cơ hội đôi khi cũng quan trọng như quản lý các mối đe dọa. Vì vậy, hãy chuẩn bị để tận dụng những sự kiện bất ngờ và hưởng lợi từ chúng!

Người học quản lý dự án như chúng ta nên tò mò, sẵn sàng khám phá và tìm hiểu nhiều cách tiếp cận cũng như hoàn cảnh của dự án một cách toàn vẹn, để điều chỉnh hướng tiếp cận sao cho phù hợp nhất nhằm quản lý sự không chắc chắn trong dự án.

Theo định nghĩa, sự không chắc chắn không bao giờ có thể kiểm soát được 100%. Đó là lý do tại sao tôi nghĩ rằng, đối phó với nó là một trong những hoạt động thú vị và thách thức nhất trong quản lý dự án. Vì nó là một phần của mọi dự án, bất kể loại hình dự án gì, trong ngành nào, với môi trường và cách tiếp cận ra sao để chuyển giao dự án thành công, tôi nghĩ rằng sự không chắc chắn là miền hiệu suất quản lý dự án quan trọng. Chắc chắn đấy!

Tác giả: Jean-Luc Favrot, Thành viên Đội ngũ Phát triển PMBOK Guide Seventh Edition

Nguồn: Uncertainty. Really?

Viện Quản lý dự án ATOHA biên dịch.

Xem thêm

7 Nguyên lý Quản lý Rủi ro - Seven Risk Management Principles

Thất bại của dự án: Tác động và khả năng giải quyết của bạn

Trí thông minh rủi ro và quyết định thông minh về mặt cảm xúc cho người thực hành quản lý dự án