I. Issue Log và Lessons Learned Register

1/ Nếu lỗi (issue) xảy ra ➜ Update Issue Log (ghi nhận owner, tìm cách xử lý, tracking, đảm bảo quản lý issue hiệu quả)

2/ Nếu lỗi đã xử lý xong [Keyword: Issue Resolved / Prevent for Future Works, Future Projects / Avoid Reoccur]:

➜ Update Issue Log (1st) (ghi nhận đóng lỗi, cập nhật resolution) 

➜ Update Lessons Learned Register (ghi nhận kinh nghiệm, bài học, cải thiện) 

➜ Cuỗi mỗi phase hoặc close project thì transfer Lessons Learned Register vào Lessons Learned Repository (OPA)

3/ Nếu lỗi hoặc risk xảy ra lần thứ 2 trong dự án (Reoccur): 

➜ Xem Lessons Learned Register + Issue Log (xem câu hỏi có option nào, đa số sẽ xem LLR trước) 

➜ Nếu liên quan đến Risk xảy ra lần thứ 2 mà không có đáp án LLR thì tập trung vào đáp án Risk Register hoặc Risk Report

4/ Nếu trường hợp cần review cho future phases của dự án 

➜ Xem Lessons Learned Register trước; nếu không có LLR thì xem OPA (Lessons Learned Repository) 

➜ Có thể tập trung vào các đáp án như Lessons Learned Meetings hoặc Restrospectives (Agile) - là các buổi họp để rút kinh nghiệm, cải thiện performance

5/ Các trường hợp liên quan đến cái gì đó hiệu quả ---> Documents / Update Lessons Learned Register

6/ Lưu ý: nếu Issue là của dự án thì update vào Issue Log. Còn Issue của dự án khác thì Inform Stakeholders / PM của dự án khác.  

II. Scope Creep

Để ngăn ngừa Scope Creep (Uncontrolled Scope Changes) xảy ra trong dự án, xem thứ tự các đáp án như sau:

1/ Đảm bảo changes về scope phải theo (follow) Perform Integrated Change Control (PICC) (hoặc các đáp án như Formal Approval Process / Formal Change Control Procedure)

2/ Sử dụng Project Exclusions (trong Project Scope Statement hoặc Scope Baseline) ---> thường đã xảy ra khác biệt thì phải so sánh với Baseline

3/ Nếu liên quan đến Agile / Adaptive Approach thì xem thêm đáp án quy định về Time-boxed Duration (Sprint) để hạn chế Scope Creep

III. Identified Risk / Unplanned Risk / Planned Risk

Nếu trong quá trình làm dự án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hiện ra Risk mới (newly identified) hoặc Unplanned Risk (Risk chưa plan) nhưng Risk chưa xảy ra (Not Occur) hay chưa impact đến dự án thì phải Update Risk Register hoặc các T&T liên quan đến Identify Risks (trong lúc Identify Risks này đã có preliminary Risk Responses, temporary Risk Owner, Triggers) ➜ rồi Assess / Evaluate Risk đó bằng Qualitative / Quantitative (đánh giá Probability & Impact, confirm Risk Owner, Rankings, Numerical Assessment, Watch List, etc.) --➜ Confirm Risk Responses, Trigger (Plan Risk Responses)

➜ Nói chung là theo trình tự Risk Management Process 

2/ Nếu trong quá trình làm dự án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hiện ra Risk mới (newly identified) hoặc Unplanned Risk (Risk chưa plan) nhưng Risk Đàxảy ra (Occur) và impact đến dự án thì xem phương án theo thứ tự: 

a/ Workaround (Proactive) 

b/ Nếu không có Workaround thì xem các đáp án như Review Risk Management Plan (có các thông tin để phản hồi, response đúng mực cho Risk) (Proactive) 

c/ Update Risk Register (Reactive)

d/ Hoặc các options như inform Stakeholders về Risks  

3/ Nếu Planned Risk (có Risk Response Plan) xảy ra thì follow các đáp án theo thứ tự sau nếu có: 

• Implement Risk Response (không cần Change Request, nhớ thêm PMIS và Influencing Risk Owner) ➜ Nếu implement xong mà ảnh hưởng đến Baseline thì submit change requests (Outputs của Implement Risk Responses) 
• Review Risk Register (trong Risk Register có Risk Response, Risk Owner) 
• Luôn luôn PM phải proactive và influence Risk Owner (Risk owner chịu responsible để implement risk response plan) 
• Nếu Risk Owner đi vắng hay bận thì Project Manager (Ultimate Accoutable) phải trigger Risk Response Plan và inform lại cho Stakeholder 

4/ Nếu Risk xảy ra (dù đã Planned hay Unplanned hay Newly Identified) có impact quá lớn (Serious / Unviable) dẫn đến dự án Unviable (nói chung không khả thi hoặc tác động thay đổi rất lớn nữa) thì có thể xem xét các đáp án theo thứ tự: 

• Inform / Escalate lên Sponsor / Steering Committee / Stakeholders 
• Perform ICC 
• Raise Risk Level 

5/ Câu hỏi liên quan tới Risk luôn nhớ 2 documents quan trọng là: 

• Risk Register (Keyword là List of Risk, List of Qualified Risk, Ranking, Potential Responses, Risk Owner) 
• Risk Report (Keyword là Exposure, Overall Risk, Project Risk, Summary Individual Top Risks) 

IV. Communications Management Plan và Stakeholder Engagement Plan (keyword: How, Approach, Will thì hầu như sẽ liên quan tới Plan)

1/ Các câu hỏi liên quan đến keywords: Reports, Escalate Process, ai có authority release thông tin, Communication Technology, Who/How/What/When communicate, Channels, Right Information thì review lại Communications Management Plan

2/ Khi có new stakeholder xuất hiện thì xem các options sau: 

➜Thực hiện các quy trình Identify Stakeholders (Perform Stakeholder Analysis) ---> Update Stakeholder Register (meeting với stakeholder đó lấy requirements, expectations, idenfitication, classifications

➜ Kế tiếp là Update Stakeholder Management Plan (How to Approach / How to Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement)

➜ Hoặc các options liên quan đến Update Communications Plan (Communication Requirements của stakeholder) nếu không có các options khác. 

➜ Lưu ý Identify Stakeholder diễn ra trước (Initiating) ---> Update Stakeholder Engagement Plan / Update Communications Plan (Planning)

3/ Trong quá trình dự án, nếu Stakeholder Engagement / Involvement / Relationship tăng giảm (increase / lessen) --->  Update Stakeholder Engagement Plan hoặc Update Stakeholder Engagement Assesment Matrix

• Thường trong quá trình Monitor Stakeholder sẽ dẫn đến update engagement strategies và plan ➜ Upgrade Stakeholder Engagement Plan để bảo đảm hoặc increase effiency & effective của Stakeholder Engagement Activities   
• Luôn lưu ý: trong Stakeholder Engagement Plan có lý do (WHY) tại sao để hiểu lý do cần communication requirements của Stakeholders 

4/ Các vấn đề liên quan đến Stakeholder Expectations hoặc Asssement Engagement (Keyword: Unaware, Resistant, Supportive, etc)

• Thực hiện các T&T và action liên quan như Align / Involve / Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement như Meetings, Facilitation, tìm Root Cause (RCA), Update Stakeholder Engagement Plan (do Engagement Plan là How to Approach)
• Thực hiện các T&T và action để Assessment Engagement như: 
  • Update Stakeholder Engagement Plan, Review Stakeholder Engagement Assessment Matrix
  • Stakeholder Analysis, Meetings, Active Listening ➜ Update Stakeholder Register
• Lưu ý: Stakeholder Expectations luôn phải được capture throughout dự án và documents lại 

5/ New tools and a new way to communicate or new reports ➜ Update the Communication Management Plan

6/ Having the important information ➜ Using the traceable methodology.

V. Các câu hỏi liên quan đến Changes

1/ Đáp án quan trọng nhất là Follow Perform Intergrated Change Control PICC (theo đúng 7 bước Change Steps) / Follow Change Management Plan

2/ Đối với 7 Change Steps PICC (có thể cân nhắc các keywork đồng nghĩa được highlight bên dưới:

1. Prevent root cause of change (PM must proactive, influence and prevent changes)
2. Identify the need of change
3. Assess / Evaluate impact / Impact Analysis within a KA (để ý kỹ các keyword như đã assess hay sẽ có serious impact ➜ tức là đã xong bước 3) . Lưu ý: *Assess và Evaluate ở đây bao gồm Conduct RCA, meetings tìm đánh giá, etc.
4. Create / Submit / Issue a Change Request  
5. Perform ICC
   • 5a. Assess / evaluate impact on the project (combine multiple KA, projects) 
   • 5b. Identify options 
   • 5c. CR approved, rejected or deferred by CCB (*CCB also have responsibility to approve and communicate the CR's status to the CR's owner) 
   • 5d. Update status to Change Log  
   • 5e. Update / Revise Project Management Plan (Baseline, etc.), Project Docs as necessary
6. Communicate / Update / Inform information to stakeholder (Manage Stakeholder Expectations) that impacted by the changes
7. Implement the change request or Manage the project based on newly revised Project Management Plan, Project Documents  

Cập nhật 2021: Tài liệu luyện thi chính hãng PMI - PMI Authorized PMP Exam Prep (PMP2021) có bổ sung Change Management Process Flowchart. 

3/ Changes về Procurement:

Nếu có changes về Procurement ví dụ như Issue, Correct Deliverables nhưng không liên quan đến thay đổi Contracts / Agreements thì Follow Perform ICC (Formal Change Control Procedure hoặc đi qua Change Control System) 

• Lưu ý: trong lúc Follow ICC thì có thể Review Procurement Management Plan và Contracts

Nếu changes về Procurement nhưng liên quan đến Contracts / Agreement thì refer theo thứ tự: 

• Xem lại Terms trong Contracts / Agreements và review lại Procurement Management Plan 
• Follow Contract Change Control Procedure / Change Control System 

VI. Các nguyên tắc Proactive của PM

1/ Cẩn thận các đáp án mang giá trị tuyệt đối mang 2 thái cực Zero hoặc 100% hay các keyword:

• All / Each One / Most / Every / 100% 
• Only 
• None / Zero 
• Except 

2/ Các cụm từ liên quan đến nên làm gì trước đó (Should have done / Would have done / May have helped) 

3/ Các cụm từ liên quan tới Best ➜ thường đáp án sẽ là 1 cái gì đó liên quan đến Proactive (tìm Root Cause, Meetings (ngồi 1:1, ngồi lại với nhau tìm vấn đề, cách giải quyết), Faciliate để buy-in, Inform, etc.)

4/ Cẩn thận với các options có keyword: Immediately ➜ nguyên tắc của PMI cần phải proactive nhưng theo trình tự, plan và không đưa ra quyết định trước khi tìm hiểu hay có đủ thông tin về tình huống

5/ Khi có issue / unexpected changes thì các đáp án possible có thể là: 

• 7 bước PICC (Perform Integrated Change Control)
• Hoặc các options liên quan đến tìm Root Cause để giải quyết dứt điểm 
• Review lại các Plan 
• Tìm giải pháp trước khi escalate 

6/ Các vấn đề liên quan đến Stakeholders do Cross-Culture, văn hóa thì để ý đến: 

• Update Stakeholder Register (Identification, Classification, Assessment (Major Requirements, Expectations)) 
• Lưu ý tránh các trường hợp Identify All Stakeholder (thay vào đó là identify và update stakeholder expectations throughout projects) 
• Để ý các vấn đề về Communication Skills (như Feedback, Non-verbal, Presentations) 
• Lựa chọn Communication (Formal Written nếu team đông, dự án dài) 
• Lưu ý kỹ Communication Methods (Pull / Push / Interactive) 

7/ Khi muốn update gì thì luôn nhớ: 

• Follow PICC 
• Meeting với team hay stakeholder đánh giá lại tình huống 
• Tránh các option tự làm 1 mình, tự quyết định

8/ Nguyên tắc PMI ➜ để làm hay ra 1 quyết định gì đó nhớ xem lại Plan 

VII. Cost of Quality

TETD-DIT-SR-WLL  

VIII. Khi làm 1 cái gì đó new thing, no experience, unfamiliar, no historical:

• Sử dụng Expert Judgment (SMEs) 
• Outsource bên ngoài 
• Build Prototypes để lấy early feedback 
• Training Team (cẩn thận vì nếu trong Internal chưa có experience thì không chọn options này hoặc chọn khi không còn option nào khác) 

IX. Nếu chỉ New Things thì thay đổi thứ tự (ví dụ PM chưa có kinh nghiệm gì đó):

• Review OPA (Lessons Learned Repository) (lưu ý nếu không có historical information thì KHÔNG review OPA)
• Sử dụng Expert Judgment (SMEs) 
• Build Prototypes để lấy early feedback 
• Training Team 
• Outsource bên ngoài 

X. Nếu PM mới vào dự án cần biết thông tin thì cân nhắc trường hợp:

• Review Reports để biết Status (Status Reports, Work Performance Reports) 
• Review Charter để nắm thông tin High-Level, Get familiar, nắm objectives, etc. 
• Meetings với Project Team  

XI. Các vấn đề liên quan đến Resources

- Luôn Negotiates với các party liên quan trước: 

• Resources 
• Functional Managers

- Nếu không được thì Escalate: 

• Sponsor 
• Program / Portfolio Manager 

 - Escalation Process nằm trong Communication Management Plan  

- Conflict Resolution Steps nằm trong Team Charter (Team Value, Ground Rules, etc.) 

• Các vấn đề về conflict resolution và escalate thì nhớ trình tự: 
• Các party, cá nhân liên quan tự giải quyết trước 
• PM tham gia để facilitation ➜ reach conclusion, effective 
• Nếu không được nữa thì formal disciplinary actions (formal written) 
• Không được nữa thì escalate lên Functional Managers, Sponsor, etc. (Escalate luôn là cuối cùng, bí lắm hẵng escalate, luôn tìm tất cả các giải pháp khác trước khi escalate)

Name, địa chỉ, thông tin, Skills & competencies etc. của Team Members nằm trong Project Team Directory (thuộc Project Team Assignments Documents) (hoặc OPA) 

XII. Các vấn đề về Meetings, Facilitate, Interviews, Focus Group

• Nếu vấn đề chỉ liên quan đến cá nhân thì nên gặp cá nhân đó (Meetings riêng ➜ tìm hiểu rõ vấn đề, root cause để giải quyết) 
• Nếu vấn đề liên quan đến team, số đông thì Meetings và kết hợp Faciliate để tăng hiệu quả (enhance effectiveness, efficiency), reach mục tiêu, buy-in, cross-functional 
• Các vấn đề về chia sẻ, lấy thông tin nhưng Stakeholder ngại, vấn đề confidential, personal issue, privately ➜ Interviews  
• Nếu cần theo target audience, nhóm nhỏ tập trung để nhận diện 1 vấn đề cụ thể gì đó ➜ Focus Group 

XIII. Procurement

• Ít Cost Risk, an toàn ➜ các option về Fixed Price 
• FP-EPA (lưu ý đa số các hợp đồng Fixed Price đều có clause & terms cho EPA) ➜ Business Climate Change, nói chung có ảnh hưởng tới kinh tế, thị trường lên xuống thì EPA 
• Make-or-Buy Decisions (Outsource) ➜ refer tới Procurement Management Plan 
• Còn how to Acquire Resources + quyết định thuê Outside (Decision making) thì Resources Management Plan và Acquire Resources 
• Các vấn đề lead time hàng hóa, schedule phải được PM tính vào Schedule Baseline 
• Các vấn đề về SoW phải rõ ràng trong Procurement SoW (part of Contract) 

XIV. Một số Keywords và ghi chú

• Benchmark ➜ Compare, identify best practices. 
• Focus Group ➜ Target audience, SMEs / Prequalified Stakeholders (Dev PC / Dev PMP)
• Level of Precision / Level of Accuracy ➜ Cost Management Plan  
• Verify for Accuracy ➜ Quality Management Plan 
• Personnel ➜ Resources
• Measurement ➜ kiếm option, đáp án nào liên quan tới đo lường, có số liệu, dẫn chứng (vd Metrics, Acceptance Criteria) 
• Prototypes ➜ Early feedback (hay dùng cho Agile) 
• Checklist (Data Gathering) ➜ list of steps, frequently, các task gì đó lặp đi lặp lại hoặc làm process nào đó theo trình tự để tránh sai sót (quality, risk, etc) 
• Acceptance Criteria ➜ set of conditions mà deliverables cần phải đạt, nếu liên quan đến testing, inspect deliverables thì refer đến 
• Acceptance Standards / Quality Standards ➜ Quality Management Plan

Nhóm tác giả:

• Vũ Minh Nhựt (PMPPRO5) - Pass PMP 5 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020
• Đào Đức Linh (PMPPRO5) - Pass PMP 5 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020
• Trần Thủ Nguyên (PMPPRO5) - Pass PMP 4 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020
• Nguyễn Long (PMPPRO5) - Pass PMP 4 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020

Xem thêm

Con đường sự nghiệp cho nhà Quản lý dự án chuyên nghiệp