Các khóa học đã đăng ký

PMI Gaps

Bài viết "PMI Gaps" nhằm chia sẻ kiến thức và bí kíp quan trọng trong bài thi PMP®. Bài viết này đã giúp nhiều học viên Atoha đạt kết quả tối đa 5 Above Target trong bài thi PMP® và hy vọng có thể giúp ích cho bạn.

I. Issue Log và Lessons Learned Register

1/ Nếu li (issue) xy ra ---> Update Issue Log (ghi nhn owner, tìm cách x lý, tracking, đm bo qun lý issue hiu qu)

2/ Nếu lđã x lý xong [Keywork: Issue Resolved / Prevent for Future Works, Future Projects / Avoid Reoccur]:

---> Update Issue Log (1st) (ghi nhđóng li, cp nht resolution) 

---> Update Lessons Learned Register (ghi nhn kinh nghim, bài hc, ci thin) 

---> Cui mi phase hoc close project thì transfer Lessons Learned Register vào Lessons Learned Repository (OPA)

3/ Nếu li hoc risk xy ra ln th 2 trong d án (Reoccur): 

---> Xem Lessons Learned Register + Issue Log (xem câu hi có option nào, đa số sẽ xem LLR trước) 

---> Nếu liên quan đến Risk xy ra ln th 2 mà không có đáp án LLR thì tp trung vào đáp án Risk Register hoc Risk Report

4/ Nếu trưng hp cn review cho future phases ca d án 

---> Xem Lessons Learned Register trưc; nếu không có LLR thì xem OPA (Lessons Learned Repository) 

---> Có th tp trung vào các đáp án như Lessons Learned Meetings hoặc Restrospectives (Agile) - là các bui hđ rút kinh nghim, ci thin performance

5/ Các trưng hp liên quan đến cái gì đó hiu qu ---> Documents / Update Lessons Learned Register

6/ Lưu ý: nếu Issue là ca d án thì update vào Issue Log. Còn Issue ca d án khác thì Inform Stakeholders / PM ca d án khác.  


II. Scope Creep

Đ ngăn ngScope Creep (Uncontrolled Scope Changes) xy ra trong d án, xem th t các đáp án như sau:

1/ Đm bo changes v scope phi theo (follow) Perform Integrated Change Control (ICC) (hoc các đáp án như Formal Approval Process / Formal Change Control Procedure)

2/ S dng Project Exclusions (trong Project Scope Statement hoc Scope Baseline) ---> thường đã xảy ra khác biệt thì phải so sánh với Baseline

3/ Nếu liên quan đến Agile / Adaptive Approach thì xem thêm đáp án quy đnh v Time-boxed Duration (Sprint) đ hn chế Scope Creep


III. Identified Risk / Unplanned Risk / Planned Risk

1/ Nếu trong quá trình làm d án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hin ra Risk mi (newly identified) hoc Unplanned Risk (Risk chưa plan) nhưng Risk chưa xy ra (Not Occur) hay chưa impact đến d án thì phi Update Risk Register hoặc các T&T liên quan đến (Identify Risks) (trong lúc Identify Risks này đã có preliminary Risk Responses, temporary Risk Owner, Triggers ---> rAssess / Evaluate Risk đó bằng Qualitative / Quantitative (đánh giá Probability & Impact, confirm Risk Owner, Rankings, Numerical Assessment, Watch List, etc.) ---> Confirm Risk Responses, Trigger (Plan Risk Responses) 

---> Nói chung là theo trình t Risk Management Process 

2/ Nếu trong quá trình làm d án (Plan / Executing / Monitoring & Controlling) phát hin ra Risk mi (newly identified) hoc Unplanned Risk (Risk chưa plan) nhưng Risk Đàxy ra (Occur) và impact đến d án thì xem phương án theo th t: 

a/ Workaround (Proactive) 

b/ Nếu không có Workaround thì xem các đáp án như Review Risk Management Plan (có các thông tin đ phn hi, response đúng mc cho Risk) (Proactive) 

c/ Update Risk Register (Reactive) 

d/ Hoc các options như inform Stakeholders v Risks  

3/ NếPlanned Risk (có Risk Response Plan) xy ra thì follow các đáp án theo th t sau nếu có: 

  • Implement Risk Response (không cn Change Request, nh thêm PMIS và Influencing Risk Owner) ---> Nếu implement xong mà nh hưng đến Baseline thì submit change requests (Outputs ca Implement Risk Responses) 
  • Review Risk Register (trong Risk Register có Risk Response, Risk Owner) 
  • Luôn luôn PM phi proactive và influence Risk Owner (Risk owner chu responsible đ implement risk response plan) 
  • Nếu Risk Owner đi vng hay bn thì Project Manager (Ultimate Accoutable) phi trigger Risk Response Plan và inform li cho Stakeholder 

4/ Nếu Risk xy ra (dù đã Planned hay Unplanned hay Newly Identified) có impact quá ln (Serious / Unviable) dđến d án Unviable (nói chung không kh thi hoc tác đng thay đi rt ln na) thì có th xem xét các đáp án theo th t: 

  • Inform / Escalate lên Sponsor / Steering Committee / Stakeholders 
  • Perform ICC 
  • Raise Risk Level 

5/ Câu hi liên quan ti Risk luôn nh 2 documents quan trng là: 

  • Risk Register (Keyword là List of Risk, List of Qualified Risk, Ranking, Potential Responses, Risk Owner) 
  • Risk Report (Keyword là Exposure, Overall Risk, Project Risk, Summary Individual Top Risks) 

 

IV. Communications Management Plan và Stakeholder Engagement Plan (nhớ keyword là How, Approach, Will thì hu như s liên quan ti Plan) 

1/ Các câu hi liên quan đến keywords: Reports, Escalate Process, ai có authority release thông tin, Communication Technology, Who/How/What/When communicate, Channels, Right Information thì review lCommunications Management Plan

2/ Khi có new stakeholder xut hin thì xem các options sau: 

---> Thc hin các quy trình Identify Stakeholders (Perform Stakeholder Analysis) ---> Update Stakeholder Register (meeting vi stakeholder đó ly requirements, expectations, idenfitication, classifications

---> Kế tiếp là Update Stakeholder Management Plan (How to Approach / How to Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement) 

---> Hoc các options liên quan đến Update Communications Plan (Communication Requirements ca stakeholder) nếu không có các options khác. 

---> Lưu ý Identify Stakeholder din ra trưc (Initiating) ---> Update Stakeholder Engagement Plan / Update Communications Plan (Planning)

3/ Trong quá trình d án, nếu Stakeholder Engagement / Involvement / Relationship tăng gim (increase / lessen) --->  Update Stakeholder Engagement Plan hoc Update Stakeholder Engagement Assesment Matrix

  • Thưng trong quá trình Monitor Stakeholder s dđến update engagement strategies và plan ---> Upgrade Stakeholder Engagement Plan đ bđm hoc increase effiency & effective ca Stakeholder Engagement Activities   
  • Luôn lưu ý: trong Stakeholder Engagement Plan có lý do (WHY) ti sao đ hiu lý do cn communication requirements ca Stakeholders 

4/ Các vđ liên quan đếStakeholder Expectations hoc Asssement Engagement (Keyword: Unaware, Resistant, Supportive, etc) 

  • Thc hin các T&T và action liên quan như Align / Involve / Manage Stakeholder Expectations / Influence / Involvement như Meetings, Facilitation, tìm Root Cause (RCA), Update Stakeholder Engagement Plan (do Engagement Plan là How to Approach)
  • Thc hin các T&T và action đ Assessment Engagement như: 
    • Update Stakeholder Engagement Plan, Review Stakeholder Engagement Assessment Matrix
    • Stakeholder Analysis, Meetings, Active Listening ---> Update Stakeholder Register
  • Lưu ý Stakeholder Expectations luôn phđưc capture throughout d án và documents li 


V. Các câu hi liên quan đến Changes

1/ Đáp án quan trng nht là Follow Perform Intergrated Change Control (theo đúng 7 bưc Change Steps) / Follow Change Management Plan

2/ Đi v7 Change Steps PICC (có th cân nhc các keywork đng nghĩđưc highlight bên dưi:

  1. Prevent root cause of change (PM must proactive, influence and prevent changes)
  2. Identify the need of change
  3. Assess / Evaluate impact / Impact Analysis within a KA (đ ý k các keyword như đã assess hay s có serious impact ---> tc là đã xong bưc 3) . Lưu ý: *Assess và Evaluate ở đây bao gồm Conduct RCA, meetings tìm đánh giá, etc.
  4. Create / Submit / Issue a Change Request  
  5. Perform ICC
    • 5a. Assess / evaluate impact on the project (combine multiple KA, projects) 
    • 5b. Identify options 
    • 5c. CR approved, rejected or deferred by CCB (* CCB also have responsibility to approve and communicate the CR's status to the CR's owner) 
    • 5d. Update status to Change Log  
    • 5e. Update / Revise Project Management Plan (Baseline, etc.), Project Docs as necessary
  6. Communicate / Update / Inform information to stakeholder (Manage Stakeholder Expectations) that impacted by the changes
  7. Implement the change request or Manage the project based on newly revised Project Management Plan, Project Documents  

3/ Changes về Procurement:

Nếu có changes v Procurement ví d như Issue, Correct Deliverables nhưng không liên quan đến thay đi Contracts / Agreements thì Follow Perform ICC (Formal Change Control Procedure hođi qua Change Control System) 

  • u ý: trong lúc Follow ICC thì có thể Review Procurement Management Plan và Contracts

Nếu changes v Procurement nhưng liên quan đến Contracts / Agreement thì refer theo th t: 

  • Xem li Terms trong Contracts / Agreements và review li Procurement Management Plan 
  • Follow Contract Change Control Procedure / Change Control System 


VI. Các nguyên tc Proactive ca PM

1/ Cn thn các đáp án mang giá tr tuyđi mang 2 thái cc Zero hoc 100% hay các keyword:

  • All / Each One / Most / Every / 100% 
  • Only 
  • None / Zero 
  • Except 

2/ Các cm t liên quan đến nên làm gì trưđó (Should have done / Would have done / May have helped) 

3/ Các cm t liên quan tBest ---> thưng đáp án s là 1 cái gì đó liên quan đếProactive (tìm Root Cause, Meetings (ngi 1:1, ngi li vi nhau tìm vđ, cách gii quyết), Faciliate đ buy-in, Inform, etc.) 

4/ Cn thn vi các options có keyword: Immediately ---> nguyên tc ca PMI cn phi proactive nhưng theo trình t, plan và không đưa ra quyếđnh trưc khi tìm hiu hay có đ thông tin v tình hung

5/ Khi có issue / unexpected changes thì các đáp án possible có th là: 

  • 7 bưc ICC 
  • Hoc các options liên quan đến tìm Root Cause đ gii quyết dđim 
  • Review li các Plan 
  • Tìm gii pháp trưc khi escalate 

6/ Các vđ liên quan đến Stakeholders do Cross-Culture, văn hóa thì đ ý đến: 

  • Update Stakeholder Register (Identification, Classification, Assessment (Major Requirements, Expectations)) 
  • Lưu ý tránh các trưng hp Identify All Stakeholder (thay vào đó là identify và update stakeholder expectations throughout projects) 
  • Đ ý các vđ v Communication Skills (như Feedback, Non-verbal, Presentations) 
  • La chn Communication (Formal Written nếu team đông, d án dài) 
  • Lưu ý k Communication Methods (Pull / Push / Interactive) 

7/ Khi mun update gì thì luôn nh: 

  • Follow PICC 
  • Meeting vi team hay stakeholder đánh giá li tình hung 
  • Tránh các option t làm 1 mình, t quyếđnh

8/ Nguyên tc PMI ---> đ làm hay ra 1 quyếđnh gì đó nh xem li Plan 

 

VII. Cost of Quality

TETD-DIT-SR-WLL  

 

IX. Khi làm 1 cái gì đó new thing, no experience, unfamiliar, no historical:

  • S dng Expert Judgment (SMEs) 
  • Outsource bên ngoài 
  • Build Prototypes đ ly early feedback 
  • Training Team (cn thn vì nếu trong Internal chưa có experience thì không chn options này hoc chn khi không còn option nào khác) 

 

X. Nếu chỉ New Things thì thay đi th t (ví d PM chưa có kinh nghim gì đó):

  • Review OPA (Lessons Learned Repository) (lưu ý nếu không có historical information thì KHÔNG review OPA) 
  • S dng Expert Judgment (SMEs) 
  • Build Prototypes đ ly early feedback 
  • Training Team 
  • Outsource bên ngoài 

 

XI. Nếu PM mi vào dự án cn biết thông tin thì cân nhc trưng hp:

  • Review Reports đ biết Status (Status Reports, Work Performance Reports) 
  • Review Charter đ nm thông tin High-Level, Get familiar, nm objectives, etc. 
  • Meetings vi Project Team  

 

XII. Các vđ liên quan đến Resources

Luôn Negotiates vi các party liên quan trưc: 

  • Resources 
  • Functional Managers

Nếu không đưc thì Escalate: 

  • Sponsor 
  • Program / Portfolio Manager 

Escalation Process nm trong Communication Management Plan 

Conflict Resolution Steps nm trong Team Charter (Team Value, Ground Rules, etc.) 

  • Các vđ v conflict resolution và escalate thì nh trình t: 
  • Các party, cá nhân liên quan t gii quyết trưc 
  • PM tham gia đ facilitation ---> reach conclusion, effective 
  • Nếu không đưc na thì formal disciplinary actions (formal written) 
  • Không đưc na thì escalate lên Functional Managers, Sponsor, etc. (Escalate luôn là cui cùng, bí lm hng escalate, luôn tìm tt c các gii pháp khác trưc khi escalate)

Name, đa ch, thông tin, Skills & competencies etc. ca Team Members nm trong Project Team Directory (thuộc Project Team Assignments Documents) (hoc OPA) 

 

XIII. Các vđ v Meetings, Facilitate, Interviews, Focus Group

  • Nếu vđ ch liên quan đến cá nhân thì nên gp cá nhân đó (Meetings riêng ---> tìm hiu rõ vđ, root cause đ gii quyết) 
  • Nếu vđ liên quan đến teams đông thì Meetings và kết hp Faciliate đ tăng hiu qu (enhance effectiveness, efficiency), reach mc tiêu, buy-in, cross-functional 
  • Các vđ v chia s, ly thông tin nhưng Stakeholder ngi, vđ confidential, personal issue, privately ---> Interviews  
  • Nếu cn theo target audience, nhóm nh tp trung đ nhn din 1 vđ c th gì đó ---> Focus Group

 

XIV. Procurement

  • Ít Cost Risk, an toàn ---> các option v Fixed Price 
  • FP-EPA (lưu ý đa s các hđng Fixed Price đu có clause & terms cho EPA) ---> Business Climate Change, nói chung có ảnh hưởng tới kinh tế, thị trường lên xuống thì EPA 
  • Make-or-Buy Decisions (Outsource) ---> refer ti Procurement Management Plan 
  • Còn how to Acquire Resources + quyếđnh thuê Outside (Decision making) thì Resources Management Plan và Acquire Resources 
  • Các vđ lead time hàng hóa, schedule phđưc PM tính vào Schedule Baseline 
  • Các vđ v SoW phi rõ ràng trong Procurement SoW (part of Contract) 

 

XV. 1 số Keywords và ghi chú

  • Benchmark ---> Compare, identify best practices. 
  • Focus Group ---> Target audience, SMEs / Prequalified Stakeholders (Dev PC / Dev PMP)
  • Level of Precision / Level of Accuracy ---> Cost Management Plan  
  • Verify for Accuracy ---> Quality Management Plan 
  • Personnel ---> Resources
  • Measurement ---> kiếm option, đáp án nào liên quan tđo lưng, có s liu, dn chng (vd Metrics, Acceptance Criteria) 
  • Prototypes ---> Early feedback (hay dùng cho Agile) 
  • Checklist (Data Gathering) ---> list of steps, frequently, các task gì đó lđi lp li hoc làm process nào đó theo trình t đ tránh sai sót (quality, risk, etc) 
  • Acceptance Criteria ---> set of conditions mà deliverables cn phđt, nếu liên quan đến testing, inspect deliverables thì refer đến 
  • Acceptance Standards / Quality Standards ---> Quality Management Plan


Nhóm tác giả:

Vũ Minh Nhựt (PMPPRO5) - Pass PMP 5 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020

Đào Đức Linh (PMPPRO5) - Pass PMP 5 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020

Trần Thủ Nguyên (PMPPRO5) - Pass PMP 4 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020

Nguyễn Long (PMPPRO5) - Pass PMP 4 Above Target ngay lần thi đầu tiên ngày 11/05/2020


Xem thêm


Giảng viên ATOHA - CHUYÊN GIA ĐÀO TẠO ĐỨNG LỚP CHO NHỮNG TẬP ĐOÀN HÀNG ĐẦU

Con đường sự nghiệp cho nhà Quản lý dự án chuyên nghiệp

Lịch khai giảng các khóa học Atoha


Các khoá luyện thi chứng chỉ PMP®:

LUYỆN THI PMPPRO OFFLINE 14 BUỔI

LUYỆN THI PMP ONLINE PRO, LIVE-ONLINE 14 BUỔI

LUYỆN THI ONLINE 1000PMP PPROGRAM


Đăng ký ngay

Lịch Khai Giảng Atoha

🔑 Atoha - Chìa khoá quản lý dự án chuyên nghiệp
🏡 Lầu 5, 75 Huỳnh Tịnh Của, Q3, HCM. 
Hotline: 0707.666.866



Cũ hơn Mới hơn


Thông tin liên hệ

Thông tin chuyển khoản
Công ty Cổ phần ATOHA. Ngân hàng Á Châu (ACB). Số tài khoản: 6868 2468, PGD Tân Sơn Nhì, TPHCM.
Đăng ký khóa học
Chọn khóa học phù hợp bằng cách điền thông tin như link bên dưới. Tư vấn viên Atoha sẽ liên hệ anh/chị ngay.
Câu hỏi thường gặp

“Có. Atoha sẽ có chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo dành cho học viên và cung cấp 35 giờ đào tạo bắt buộc (1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế)."

“Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể đào tạo bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt."

“Chưa bao gồm. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555usd/non-member và 405usd/member. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org"

"Một số khách hàng doanh nghiệp tiêu biểu: Nestle, Colgate-Palmolive, Castrol, Coca-Cola, Suntory Pepsico, Carlsberg, Schneider Electric, GEA, Sonion, Terumo BCT, Lazada, NEC, Apave, Vinamilk, VNG, MB Bank, FE Credit, PTI, Mobifone, VNPT, PV Gas, CJS, MB Ageas Life, Deha Software, PNJ, Square Group, Delta, Gamma, DSquare, Vascara, FECON, VNT19, Vingroup (HMS),.."

Liên hệ ngay với Atoha để được tư vấn về chương trình phù hợp