Lesson learned sharing - Nguyễn Văn Sĩ (PMPONLINEPRO22)
Anh Nguyễn Văn Sĩ, học viên khóa PMPONLINEPRO22 vừa xuất sắc pass PMP với mức điểm cực kỳ cao, cao nhất trong lịch sử học viên Atoha. Bài viết dưới đây chia sẻ lại quá trình học tập và kinh nghiệm của anh Sĩ trong suốt quá trình học tập và ôn luyện, hy vọng có thể giúp ích cho mọi người trong hành trình chinh phục PMP.
Xin chào mọi người, mình là Nguyễn Văn Sĩ, học viên lớp PMPONLINEPRO22. Mình làm về mảng IT phần mềm, có kinh nghiệm làm việc trong các dự án sử dụng Agile. Mình mới pass PMP max score vào ngày 07/01/2023, nên muốn chia sẻ lại quá trình học tập và kinh nghiệm của bản thân cho các bạn thi sau.
Tìm hiểu chứng chỉ và lựa chọn Atoha đồng hành:
Đầu tháng 8/2022, mình tìm hiểu về chứng chỉ PMP. Thấy lượng kiến thức trong PMP là quá nhiều, và mình cũng không quá giỏi trong việc đọc hiểu tiếng Anh, nên mình chuyển hướng sang tìm trung tâm đào tạo PMP. Trong một lần xem Youtube thì mình thấy có video của một bạn pass PMP vào năm 2020, review về Atoha. Sau đó mình tìm hiểu về Atoha, thấy lượng học viên pass là khá cao, và mình cũng ấn tượng với các chứng chỉ mà thầy cô Atoha đã đạt được nên mình quyết định chọn Atoha làm người đồng hành cùng.
Chuẩn bị kiến thức Agile
Qua tìm hiểu, trong đề thi PMP có 50 - 70% câu hỏi liên quan đến Agile nên mình quyết định đăng ký lớp học của Atoha khai giảng vào tháng 9/2022. Tức là mình có hơn 01 tháng để chuẩn bị kiến thức về Agile trước khi vào khóa học, cụ thể là mình chọn Scrum để học.
- Từ 10/8/2022 - 7/9/2022 mình đã pass 03 chứng chỉ của Scrum (PSM I, PSM II, PSPO I) với tỷ lệ điểm lần lượt là 97%, 99%, 95%.
- Tiếp đến mình đọc Agile Practice Guide (APG) 02 lần, và dành hơn 6 giờ để làm 200 câu hỏi Agile của anh David McLachlan trên Youtube. Theo mình đánh giá thì đây là video khá chất lượng, có nhiều câu hỏi lý thuyết nhưng sẽ giúp mình fill gap được kiến thức trong APG.
Vì cũng có kinh nghiệm làm trong dự án Agile và đã bổ sung được thêm các kiến thức như trên nên mình khá tự tin về Agile trước khi bắt đầu vào khóa học của Atoha.
Chuẩn bị kiến thức Predictive
Do mình đăng ký khóa học sớm hơn ngày khai giảng 01 tháng, nên được Atoha gửi tài liệu cùng video PMP2020 do thầy Châu giảng để tìm hiểu về predictive. Mình xem đi xem lại video, chắc cũng phải đến 05 lần. Trong thời gian này, mình cũng tự viết đi viết lại 49 processes, đến khi nhớ hết được tên của các processes. Đồng thời mình cũng áp dụng cách này để viết đi viết lại ITTO của từng process. Do đó mình cũng nắm kha khá các ITTO chính của các processes.
Đến hết tháng 10/2022, mình học xong ITTO của 49 processes và đọc xong PMBOK6. Kèm theo đó là làm các bài tập nhỏ theo từng chủ đề trên hệ thống SEW của Atoha cũng giúp cho việc củng cố kiến thức. Lưu ý là chỉ cần nhớ các ITTO chính, không cần nhớ tất cả.
Tuy rằng đề thi bây giờ chủ yếu là câu hỏi tình huống, nhưng việc nhớ được các T&T chính là rất quan trọng. Ví dụ, tình huống của câu hỏi có mô tả là: Schedule đang chậm, gần đến ngày deadline, bây giờ muốn on track lại schedule, nhưng không muốn tăng cost thì phải chọn cái nào giữa “Fast-track” và “Crashing”.
Đặt lịch thi
Mình nộp hồ sơ cho PMI vào cuối tháng 9/2022. Sau khi được chấp nhận thì mình đặt lịch thi. Ban đầu mình dự định thi vào tháng 12/2022, nhưng lúc đặt lịch thì hết slot nên mình chuyển ngày thi sang 11/1/2023. Trước ngày thi 30 ngày, mình lùi lịch xuống 7/1/2023.
Có một lưu ý cho các bạn đặt lịch thi ở Nhật. Mặc định PMI sẽ suggest mình chọn thi ở ATA và lấy tiếng Nhật làm ngôn ngữ chính trong bài thi nên nếu không tự tin về khả năng tiếng Nhật, thì lúc đặt lịch hãy chọn sang thi ở PersonVUE.
Quá trình luyện đề
Mình bắt đầu luyện đề từ tháng 11/2022. Mình không tự luyện đề, mà cùng với một số bạn khác tạo thành một nhóm nhỏ để cùng nhau giải đề. Bọn mình đặt mục tiêu mỗi ngày giải 50 câu, và review online vào các ngày thứ 2, 4, 6 trong tuần.
Trình tự giải đề bọn mình cũng làm theo hướng dẫn của Atoha. Lần lượt làm 1 đề prep => 10a => 10f => 10g => 10h => SUPER PLUS. Tất cả các đề bọn mình đều làm ở chế độ open book. Mọi người note đáp án vào một file chung, rồi giải thích lý do cụ thể vì sao lại chọn đáp án này mà không phải đáp án kia cho từng câu hỏi. Đến buổi review online, bọn mình sẽ review lại những câu mà mọi người không trùng đáp án. Nếu câu hỏi nào chưa rõ hoặc chưa hài lòng về câu trả lời, thì tiến hành chia nhau hỏi thầy cô ở các nhóm PASS PMP MỖI TUẦN. Sau khi nhận được câu trả lời của thầy cô thì bọn mình cùng review lại với nhau.
Cách làm theo nhóm như này, mình thấy rất rất hiệu quả vì tận dụng được điểm mạnh của từng cá nhân, mọi người cùng bổ trợ kiến thức cho nhau, đây cũng là cách mà Atoha khuyên học viên nên làm theo. Minh chứng cho việc này là 5/7 thành viên trong nhóm đã pass PMP với số điểm cao: 3 bạn đạt 3 Above Target, 2 bạn đạt 2 Above Target, còn 02 bạn dự kiến sẽ thi trong tháng 01 này.
Giai đoạn nước rút
Một tuần trước ngày thi, mình xin nghỉ làm để dành toàn bộ thời gian cho việc học. Mình dành khoảng 14 - 15h/ngày, từ 8h sáng đến 11h tối để luyện đề. Mỗi ngày mình tự làm 2 đề full, rồi fill gap lại những câu sai. Trong đó SUPER PLUS là đề quan trọng nhất, rất sát với đề thi. Mình làm đi làm lại SUPER PLUS 6 lần. Những câu hỏi nào mà phân vân giữa 2 đáp án mình cũng sẽ review lại, và tự đặt câu hỏi ngược lại: Trong tình huống như này thì đáp án A sai, nhưng nếu đổi lại tình huống 1 chút thì đáp án A có đúng hay không? Hoặc, nếu sửa lại đáp án A thành như này thì có chọn được hay không?
Mình chia thời gian làm đề như sau:
- 60 câu đầu: thời gian làm 60 - 70 phút, review 10 - 20 phút - Tổng thời gian không quá 90 phút.
- Giải lao: 10 phút.
- 60 câu tiếp theo: thời gian làm 55 - 65 phút, review 10 - 15 phút - Tổng thời gian không quá 80 phút.
- Giải lao: 10 phút.
- 60 câu cuối: 60 phút còn lại.
>>> Lý do mình chia thời gian như vậy là vì các bạn thi trước có chia sẻ lại rằng: 60 câu đầu là khó nhất, sau đó độ khó sẽ giảm dần. Và sau khi thi xong, thì mình thấy điều này là đúng.
Ngày thi
Mình thi ở bên Nhật, nên về cơ sở vật chất thì rất ổn, không có tiếng ồn. Lúc thi mình áp dụng chiến thuật chia thời gian như lúc làm ở nhà. Nhưng có nhiều câu giống với đề SUPER PLUS nên mình làm nhanh hơn. Thời gian cụ thể cho từng phần mình làm như sau:
- 60 câu đầu: Làm 55 phút, review 15 phút - Tổng 70 phút.
- Giải lao: 17 phút.
- 60 câu tiếp theo: Làm 50 phút, review 15 phút - Tổng 65 phút.
- Giải lao: 10 phút.
- 60 câu cuối: Làm 25 phút, review 15 phút - Tổng 40 phút.
Ở giai đoạn giải lao lần đầu, mình đã dùng mất 17 phút nên bị trừ mất 7 phút vào thời gian thi. Các bạn chú ý đừng để mắc lỗi tương tự như này nhé. Về độ dài của câu hỏi thì cũng không dài và khó như SUPER PLUS. Đọc cũng dễ hiểu hơn, nhưng quan trọng nhất vẫn là mindset.
Mindset
Trong khi làm đề và đã hoàn thành được PMP, mình có note lại một số mindset. Hy vọng cũng có thể giúp ích được cho các bạn thi sau. Về cơ bản thì mindset của mình vẫn dựa vào bộ PMI Gaps của Atoha, nhưng xin bổ sung thêm một số mindset của cá nhân như sau:
Predictive Mindset | Agile Mindset |
Identification and analysis of stakeholders is something that is done throughout the project not just at the beginning. | Be always a servant leader to the team. This includes empowering them and removing any impediments. Give them the tools they need to succeed while staying out of their way. |
Always follow a plan and never allow changes to the plan without an approved change request. | Engage the product owner to document the features and to prioritize them in the product backlog. |
Any stakeholder that wants to change any component of the project management plan will need to submit a change request. | Only the product owner can prioritize the features in the product backlog. If the product owner refuses to do so because they feel all of them are valuable, then you must train them on the benefits of doing so. DO NOT prioritize the features yourself, this is the job of the product owner. |
All change requests will need to be reviewed and assessed. | Use a co-location |
Never take actions without first creating a plan. | Face-to-face communications with a white board and markers are the best form of communications. |
Consult with the project team before making decisions, as they will have a more practical approach. | Provide agile teams with lots of wall space so they can write on them and use sticky notes. |
Final decision should always benefit the objectives of the project. For example, if there are conflicting methods on how to complete a particular task, then choose the method that would deliver the most value to the project outcome. | Information should always be radiated using large charts and graphs, such as the use of a burnup or burned down chart. |
All scope changes should be assessed on how it will impact all other parts of the project including schedule, cost, quality, resources, communications, risk, procurement, and stakeholders engagement. | Any problem that occurs on a project should be resolved by the project team. Always let the project team choose a solution while coaching and supporting their solutions. |
When conducting estimating uses a bottom-up approach and not a top-down. This will lead to more correct estimates but will require more work. | Provide a safe environment for disagreements. Do not punish anyone for having a difference of opinion. Understand that conflicts are a positive step and an opportunity to learn. |
Your main job is to be an integrator of the many different components within a project. Do not concentrate your time and efforts on one particular thing while ignoring others. | Try to limit the work in progress using the Kanban. Kanban boards should be displayed either on a large whiteboard or less desirable large monitor. |
Update the lesson learned register throughout the entire project. This way it can be transferred to future projects in the organization. | Consistently communicate and re-communicate the project vision to the team. |
When closing the project ensure all bills are paid off and resources are released. | Understand the needs of your team members and find out what may motivate them |
Projects that are terminated early still needs to be close formally through the close project or phase process. | Make sure people understand what failure and success will look like on the project. |
The best people to break down work is the project team. | Be a central figure to the team, not a dictator. |
The best people to determine when a particular activity may happen is also the project team. | Have good ethical values |
Quality requirements should be defined early in the project and be checked often to ensure they’re getting done. | Review the methods work was completed by doing a retrospective |
The customers are the best people to check a deliverable for scope conference and quality requirements being met as they are the ones that will actually use the product. | Utilize feedback loops. Feedback loops occurs when you’ve completed the task and then take what you’ve learned from that and input the lessons learned into your next task. |
Before resolving a conflict between team members be sure to understand the source of the conflict. |
|
Conflicts between team member should always be resolved for the benefits of the project objectives not to satisfy one member over another. |
|
Before communications are sent out to stakeholders, ensure to analyze their needs and determine what they’re looking for, how often, what method they would like it to be delivered, and who will deliver it to them. |
|
Engage stakeholder often and regularly. Use things such as meetings, one-on-one conversations, phone calls, and presentations to engage them. |
|
When engaging your stakeholders ensure they understand the communications that they are receiving. Tailor your communications to individual stakeholder needs. |
|
Exam Tips
- Cố gắng hiểu tình huống và phân tích câu trả lời, đừng cố nhớ câu hỏi.
- Cố gắng làm đi làm lại các đề đến đi nào đạt 80% trở lên.
- Cố gắng đặt lịch học cố định trong ngày. Dành ít nhất 2h/ngày để học.
- Đừng cố nhớ hết ITTO, chỉ cần nhớ các key chính. Khi học ITTO có thể sử dụng quicklet,… để học theo kiểu flash cards.
- Đặt lịch thi sớm để lấy động lực học.
- Nên đặt lịch thi vào buổi sáng, vì đây là thời gian có thể tập trung tối đa cho việc học.
- Không nên học quá nhiều trước ngày thi. Mình dành một ngày trước khi thi để đi leo núi.
- Ngủ đủ giờ trước ngày thi. Mình ngủ 10 tiếng trước ngày thi.
- Trước ngày thi, nếu có thể nên tìm hiểu đường đi đến test center. Xem review của những người thi trước về test center đó.
- Đọc câu hỏi trước để hình dung câu trả lời:
- Do? => Action, normally see impact or if there is something already set in stone (The approval has been given, Law regulations enforced) then do it
- Do first? => Normally review a document/asses situation
- Should have been done? => Look for Reactive things. Not actions to do now that there is a problem.
- Xem tình huống đang nói đến Agile/Hybrid/Predictive, để loại trừ đáp án. Nếu là Predictive, thì xem đang ở process nào (initiating, planning, executing, M&C, Closing) => Để loại trừ đáp án
- Luôn nhớ face to face là tốt nhất để communication.
- Tình huống liên quan đến team issue => Refer Team Charter, Ground Rules
- Chú ý các động từ:
- May/might/claims => questions is about risk
- Will/should/could => questions is about issue
- Lưu ý khi chọn đáp án thì làm theo thứ tự: Assess/analyze find root cause => review plan => action
- Không (hoặc hiếm) bao giờ chọn các đáp án như:
- Hire new resource
- Remove member
- Delay/Avoid …
- Asking help from Sponsor, PMO
- Involve HR,…
- Trước khi làm một cái gì đó, luôn phải check impact.
- Không bao giờ implement any change without approval
- Nếu stakeholder không biết về Agile, thì coaching & training họ.
Lời cảm ơn
Cảm ơn các thầy cô Atoha đã tận tâm chỉ dạy, truyền đạt kiến thức để mình có thể pass được PMP. Xin cảm ơn các bạn trong nhóm [Atoha] Giải đề PMP rất nhiều vì đã luôn đồng hành cùng nhau, hỗ trợ nhau trong suốt hành trình.
Xem thêm
LUYỆN THI PMPONLINEPRO, LIVE-ONLINE 14 BUỔI
PMP GUIDE - HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP ON THE FIRST TRY TOÀN DIỆN