Trong khai báo hồ sơ thi PMP® thì đáng chú ý nhất là việc mô tả các dự án đã thực hiện:

- Cần phải có kinh nghiệm ở 5 process group (Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling, Closing) đối với tổng các dự án. Nghĩa là đối với 1 dự án thì không cần phải có đủ kinh nghiệm ở 5 process group, nhưng tính tổng tất cả các dự án trong hồ sơ thì phải có kinh nghiệm ở 5 process group. 

- Nếu bạn khai báo có kinh nghiệm ở 4 process group trong 1 dự án AAA thì trong phần mô tả dự án này bạn cần thể hiện đầy đủ, không thừa không thiếu 4 process group này. 

- Miêu tả dự án trong tối thiểu 200 từ và tối đa 500 từ [tuân theo cập nhật mới nhất từ PMI từ cuối 06/2020 - thay vì trước đây là tối đa 550 ký tự]. Nếu vượt quá số từ tối đa, hệ thống sẽ tự động cắt bớt nội dung nên học viên cần đảm bảo dung lượng trong khoảng 200-350 từ.

HƯỚNG DẪN VIẾT MÔ TẢ DỰ ÁN

Mô tả dự án cần có các nội dung, bao gồm:

• Mục tiêu dự án (project objective): Dự án được thực hiện để giải quyết vấn đề gì hay thực hiện sứ mệnh gì (lý do thực hiện), có thể bắt đầu bằng một động từ như "xây dựng", "phát triển, "kiến tạo",... 

Ví dụ: Developed a new multilingual e-commerce website to serve customers in Southeast Asia.

Cấu trúc tham khảo: [Hành động] + [Sản phẩm / Dịch vụ] + [Ở đâu / Cho ai] + [Với mục đích gì]

• Đầu ra dự án (outcome): Dự án có đạt được theo như mục tiêu đề ra về thời gian, ngân sách, tiêu chí chất lượng và có làm hài lòng các bên liên quan/khách hàng và nhà tài trợ không,...? Dự án mang lại kết quả đo lường được là gì?

Ví dụ: The website went live across 6 countries on schedule, within budget, and met all the sponsor’s requirements/expectations. The project resulted in a 30% increase in online sales within the first quarter after launch.

Cấu trúc tham khảo: [Giao phẩm] được hoàn thành như thế nào + có đạt/không đạt [schedule, budget], và đáp ứng [sponsor’s requirements] như thế nào? + [Kết quả đo lường được]. 

• Vai trò của bạn trong dự án (your role on the project): Theo yêu cầu từ PMI, các ứng viên không cần có chức danh (Job Title) là Project Manager để nộp hồ sơ thi PMP, vì các tổ chức có thể có các chức danh khác nhau để phản ánh công việc quản lý dự án. Tuy nhiên, ứng viên phải thể hiện rõ vai trò “leading hoặc directing” cho toàn bộ hoặc một phần dự án. Do đó, những vai trò (Project Role) là Project Manager hoặc Project Leader sẽ phù hợp.

• Giao phẩm của dự án (deliverables): Kết quả dự án là các sản phẩm hoặc dịch vụ được bàn giao để chứng minh dự án đã hoàn thành thành công/thất bại hoặc báo cáo dự án bị chấm dứt, thể hiện việc kết thúc dự án hoặc một giai đoạn trong dự án.

Ví dụ: The fully functional multilingual e-commerce website supporting 6 languages (English, Vietnamese, Thai, Bahasa, etc.)

Cấu trúc tham khảo: [Sản phẩm/dịch vụ] + mô tả chi tiết [Đặc điểm, tính năng, cấu trúc]

• Trách nhiệm của bạn trong dự án? (your responsibilities): Mô tả nội dung công việc hoặc những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và triển khai trong suốt dự án bằng ngôn ngữ của mình, có thể sử dụng công cụ dịch tự động để trình bày trách nhiệm của bản thân.

Từ lúc khởi tạo đến lúc đóng dự án, các công việc thuộc các nhóm quy trình có thể xen lẫn nhau và lặp lại liên tục trong suốt vòng đời dự án. Do đó, khi khai báo kinh nghiệm trong hồ sơ, bạn nên phân loại hoạt động đúng từng nhóm quy trình theo chuẩn PMI (tham khảo 49 quy trình dưới đây). 

Cập nhật quan trọng từ tháng 6/2022, việc mô tả các dự án đã thực hiện cần sử dụng "ngôn ngữ của ứng viên" thay vì copy paste 100% mẫu câu từ Atoha. Nếu phần mô tả dự án được phát hiện là copy paste vào hồ sơ, PMI sẽ xem đây là hành vi đạo văn về mặt kỹ thuật và vi phạm chính sách của PMI, bao gồm cả Quy tắc đạo đức. Trong trường hợp này, PMI sẽ từ chối đơn đăng ký hồ sơ và cấm cá nhân đó đăng ký thi lại trong suốt một năm dương lịch.

MỘT SỐ CÂU MẪU THAM KHẢO ĐỂ KHAI BÁO TRONG HỒ SƠ PMP®

1. INITIATING (~13%):

Mục tiêu: Xác định tính khả thi, thiết lập phạm vi ban đầu và chính thức khởi động dự án.

Các hoạt động thường gặp:
- Evaluated the feasibility / Do feasibility study
- Gathered project constraints / Collect initial project constraints
- Had meeting with project sponsors, got expectations and requirements
- Hold meeting with project key stakeholders, got expectations
- Identified key stakeholders and set up project KPIs
- Developed high-level project scope
- Obtained project charter approval
- Identified key stakeholders
- Identify relevant stakeholders, collect feedback

2. PLANNING (~24%):

Mục tiêu: Thiết lập thực hiện kế hoạch dự án bao trọn các lĩnh vực trong dự án. Cần thể hiện tư duy dự báo, chủ động hoạch định và xác lập việc chuẩn bị cho giai đoạn triển khai.

Các hoạt động thường gặp:
- Worked closely with functional manager to gather requirements
- Defined project scope
- Defined activities
- Prepared project schedule
- Created WBS
- Defined project scope & team members
- Created WBS with the team to develop the cost, schedule, resource, quality and procurement plans
- Defined roles & responsibilities of project team members
- Defined project team members
- Define project team members with roles & responsibilities
- Developed cost, schedule, resource, quality, procurement, risk & change management plans
- Finalized project timeline, budget, personnel, quality management and procurement plan
- Create budget, schedule, milestone review, risk & change management plan
- Get commitment of stakeholders on the plan
- Obtained project plan approval

3. EXECUTING (~31%):

Mục tiêu: Thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đầu ra. Cần thể hiện rõ ràng việc triển khai thực tế, xử lý vấn đề, ra quyết định, điều phối và hỗ trợ nhân sự nhằm đạt được kết quả như mong đợi.

Các hoạt động thường gặp:
- Execute the project plan
- Executed the tasks in the project plan
- Implemented approved changes & actions to minimize the impact
- Improved team performance by teambuilding activities
- Managed changes to the scope, schedule and cost
- Ensured deliverables conform to quality standards

4. MONITORING & CONTROLLING (~25%):

Mục tiêu: Giám sát việc thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ, chất lượng, chi phí và rủi ro sao cho đúng như kế hoạch. Kiểm soát và xử lý các thay đổi (nếu có).

Các hoạt động thường gặp:
- Monitored & controlled risks
- Monitored project status
- Monitoring & control project status, quality as planned
- Monitor project progress & risks/issues

5. CLOSING (~7%):

Mục tiêu: Chính thức hoàn tất dự án, bàn giao sản phẩm/dịch vụ, đánh giá hiệu quả và rút ra bài học hoặc giá trị đóng góp dài hạn cho tổ chức.

Các hoạt động thường gặp:
- Documented lessons learned
- Distributed final project report
- Obtain final acceptance from stakeholders for the updated process
- Training & deploy process in organization
- Obtained final acceptance for the project

VÍ DỤ MẪU

(*) Dự án 1: Có kinh nghiệm ở 5 domains của dự án ATOHA1

My Role: Project Manager. 
Project Objective: Build a game that users can get points & exchange for gift card. 
Project Outcome: The game is available on time; 1,000 users can play the game at the same time and met sponsor's requirements & quality's criteria.
Deliverables: The game available on iOS and Android and 1,000 users can play the game at the same time. 
Description: As the Project Manager, I led end-to-end project activities across all process groups to ensure successful delivery, including:
[Initiating] Identified key stakeholders; Had a meeting with the project sponsor to get requirements and expectations; Developed high-level project scope and got approval. 
[Planning] Collected and verified requirements in collaboration with cross-functional teams; Defined project scope statement; Assigned roles and responsibilities to project team members; Created a detailed Work Breakdown Structure (WBS) and finalized project schedule; Estimated cost and budget of the project; Planned quality management plan; Identified risk and performed qualitative risk analysis; Developed configuration and change management plan;  Obtained formal approval for the project plan. 
[Executing] Carried out project work according to the approved plan; Managed project team members’ assigned tasks; Managed change requests from the sponsor to the scope, timeline, and cost; Implemented approved changes and handled emerged issues to minimize the impacts; Implemented risks responses as planned if required; Collaborated with R&D, Production, and QA teams to ensure all quality standards were met. 
[Monitoring & Controlling] Monitored and controlled project status by holding regular meetings with stakeholders; Monitored and controlled project quality following the plan; Monitored and controlled cost and timeline; Monitored risks/issues of the project. 
[Closing] Documented lessons learned; Compiled and archived all final project documents and deliverables; Obtained customer acceptance on deliverables.

(*) Dự án 2: Có kinh nghiệm ở 5 domains của dự án ATOHA2

I take a role as Project Manager in this project. With the objective to built a new factory in Indonesia, I and my team together initiate, plan, exectute and complete the factory with a capacity of 5,000 workers (deliverables). The outcome of project is that factory available on time, within budget and met sponsor's requirements & quality criteria. 
Description about my responsibilities:
In Initiating process group: Joined several meetings with project sponsors to get expectations and requirements; Developed project charter and got approval from line manager. 
In Planning process group: Collaborated closely with functional manager and sponsor to gather and verify requirements; Identified project scope & tasks of team members; Defined and sequenced activities; Created WBS with the team to develop the cost, schedule, resource, quality and procurement management plans; Obtained project plan approval from sponsors.
In Executing process group: Implemented the tasks in the project plan and assigned for team member; Implemented approved changes & actions to minimize the negative impact; Improved team performance by teambuilding activities; Managed changes to the scope, schedule and cost; Ensured deliverables conform to quality standards. 
In Monitoring & Controlling process group: Monitor & control project status, quality as planned; Monitor project progress & risks/issues
In Closing process group: Documented lessons learned; Distributed final project report; Obtain final acceptance from stakeholders for the updated process.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP®

Mẫu template chuẩn bị hồ sơ thi PMP®

8 bước chọn ĐÚNG thời điểm nộp hồ sơ PMP®, nộp phí thành viên PMI và nộp phí thi PMP®

Top 10 mẹo thi đạt PMP® - chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp ngay lần thi đầu tiên

BÍ KÍP THI ĐẬU PMP^® - CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THI, TRONG PHÒNG THI VÀ SAU KHI THI