Trong khai báo hồ sơ thi PMP® thì đáng chú ý nhất là việc mô tả các dự án đã thực hiện:

- Cần phải có kinh nghiệm ở 5 domains (Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling, Closing) đối với tổng các dự án. Nghĩa là đối với 1 dự án thì không cần phải có đủ kinh nghiệm ở 5 domains, nhưng tính tổng tất cả các dự án trong hồ sơ thì phải có kinh nghiệm ở 5 domains. 

- Nếu bạn khai báo có kinh nghiệm ở 4 domains trong 1 dự án AAA thì trong phần mô tả dự án này bạn cần thể hiện đầy đủ, không thừa không thiếu 4 domains này. 

- Miêu tả dự án trong tối thiểu 200 từ và tối đa 500 từ [tuân theo cập nhật mới nhất từ PMI từ cuối 06/2020 - thay vì trước đây là tối đa 550 ký tự]

- Mô tả dự án cần có: 

• Mục tiêu dự án (project objective): Dự án được thực hiện để giải quyết vấn đề gì hay thực hiện sứ mệnh gì, có thể bắt đầu bằng một động từ như "xây dựng", "phát triển, "kiến tạo",...

• Đầu ra dự án (outcome): Dự án mang lại kết quả gì, có làm hài lòng các bên liên quan/khách hàng và nhà tài trợ không,...

• Vai trò của bạn trong dự án (your role on the project)

• Trách nhiệm của bạn trong dự án? (your responsibilities): Mô tả nội dung công việc hoặc những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và triển khai trong suốt dự án bằng ngôn ngữ của mình, có thể sử dụng công cụ dịch tự động để trình bày trách nhiệm của bản thân.

• Giao phẩm của dự án (deliverables): Kết quả dự án được bàn giao để chứng minh dự án đã hoàn thành thành công/thất bại hoặc báo cáo dự án bị chấm dứt, thể hiện việc kết thúc dự án hoặc một giai đoạn trong dự án.

Cập nhật quan trọng từ tháng 6/2022, việc mô tả các dự án đã thực hiện cần sử dụng "ngôn ngữ của ứng viên" thay vì copy paste 100% mẫu câu từ Atoha. Nếu phần mô tả dự án được phát hiện là copy paste vào hồ sơ, PMI sẽ xem đây là hành vi đạo văn về mặt kỹ thuật và vi phạm chính sách của PMI, bao gồm cả Quy tắc đạo đức. Trong trường hợp này, PMI sẽ từ chối đơn đăng ký hồ sơ và cấm cá nhân đó đăng ký thi lại trong suốt một năm dương lịch.

MỘT SỐ CÂU MẪU THAM KHẢO ĐỂ KHAI BÁO TRONG HỒ SƠ PMP®:

INITIATING:
- Evaluated the feasibility / Do feasibility study
- Gathered project constraints / Collect initial project constraints
- Had meeting with project sponsors, got expectations and requirements
- Hold meeting with project key stakeholders, got expectations
- Identified key stakeholders and set up project KPIs
- Developed high-level project scope
- Obtained project charter approval
- Identified key stakeholders
- Identify relevant stakeholders, collect feedback

PLANNING:
- Worked closely with functional manager to gather requirements
- Defined project scope
- Defined activities
- Prepared project schedule
- Created WBS
- Defined project scope & team members
- Created WBS with the team to develop the cost, schedule, resource, quality and procurement plans
- Defined roles & responsibilities of project team members
- Defined project team members
- Define project team members with roles & responsibilities
- Developed cost, schedule, resource, quality, procurement, risk & change management plans
- Finalized project timeline, budget, personnel, quality management and procurement plan
- Create budget, schedule, milestone review, risk & change management plan
- Get commitment of stakeholders on the plan
- Obtained project plan approval

EXECUTING:
- Execute the project plan
- Executed the tasks in the project plan
- Implemented approved changes & actions to minimize the impact
- Improved team performance by teambuilding activities
- Managed changes to the scope, schedule and cost
- Ensured deliverables conform to quality standards

MONITORING & CONTROLLING:
- Monitored & controlled risks
- Monitored project status
- Monitoring & control project status, quality as planned
- Monitor project progress & risks/issues

CLOSING:
- Documented lessons learned
- Distributed final project report
- Obtain final acceptance from stakeholders for the updated process
- Training & deploy process in organization
- Obtained final acceptance for the project

VÍ DỤ:

* Dự án 1: Có kinh nghiệm ở 5 domains của dự án ATOHA1

My Role: Project Manager. 
Project Objective: Build a game that users can get points & exchange for gift card. 
Project Outcome: The game is available on time; 1,000 users can play the game at the same time and met sponsor's requirements & quality's criteria.
Deliverables: The game available on iOS and Android and 1,000 users can play the game at the same time. 
Description: During this project, I take the responsibilities to:
- Develop project charter
- Identified key stakeholders and set up project KPIs
- Create budget, schedule, milestone review, risk & change management plan
- Obtained project plan approval
- Execute the project plan
- Implemented approved changes & actions to minimize the impact
- Monitor project progress & risks/issues
- Ensured deliverables conform to quality standards
- Obtained final acceptance for the project

* Dự án 2: Có kinh nghiệm ở 5 domains của dự án ATOHA2

I take a role as Project Manager in this project. With the objective to built a new factory in Indonesia, I and my team together initiate, plan, exectute and complete the factory with a capacity of 5,000 workers (deliverables). The outcome of project is that factory available on time, within budget and met sponsor's requirements & quality criteria. 
Description about my responsibilities:
In Initiating process group: Joined several meetings with project sponsors to get expectations and requirements; Developed project charter and got approval from line manager. 
In Planning process group: Collaborated closely with functional manager and sponsor to gather and verify requirements; Identified project scope & tasks of team members; Defined and sequenced activities; Created WBS with the team to develop the cost, schedule, resource, quality and procurement management plans; Obtained project plan approval from sponsors.
In Executing process group: Implemented the tasks in the project plan and assigned for team member; Implemented approved changes & actions to minimize the negative impact; Improved team performance by teambuilding activities; Managed changes to the scope, schedule and cost; Ensured deliverables conform to quality standards. 
In Monitoring & Controlling process group: Monitor & control project status, quality as planned; Monitor project progress & risks/issues
In Closing process group: Documented lessons learned; Distributed final project report; Obtain final acceptance from stakeholders for the updated process

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP®

Mẫu template chuẩn bị hồ sơ thi PMP®

8 bước chọn ĐÚNG thời điểm nộp hồ sơ PMP®, nộp phí thành viên PMI và nộp phí thi PMP®

Top 10 mẹo thi đạt PMP® - chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp ngay lần thi đầu tiên

BÍ KÍP THI ĐẬU PMP^® - CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THI, TRONG PHÒNG THI VÀ SAU KHI THI