Yếu tố Môi trường Doanh nghiệp (EEF) và Tài sản Quy trình Tổ chức (OPA) đều là sự hỗ trợ/ràng buộc từ bên ngoài đối với nhóm quản lý dự án để chuyển giao các dự án một cách có hiệu quả.

Yếu tố Môi trường Doanh nghiệp (EEF) là gì?

- EEF là những điều kiện sẽ ảnh hưởng/tác động đến dự án mà không thuộc quyền kiểm soát ngay lập tức của nhóm dự án.

- Từ “Môi trường” là ý trọng tâm.

- Nhóm dự án cần hiểu và làm việc với EEF để thực hiện dự án thành công vì nhóm không thể kiểm soát chúng.

- Nhóm dự án có ít hoặc thậm chí không có ảnh hưởng đến EEF.

- EEF thường được xem là hạn chế hoặc cơ hội - tức là có thể có hoặc không có lợi cho dự án.

- Ví dụ về EEF:

• Chính sách của Chính phủ - hạn chế ô nhiễm, giảm phát thải khí carbon, gia tăng việc sử dụng năng lượng tái tạo
• Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, niềm tin, các chuẩn mực văn hoá của tổ chức
• Phần cứng công nghệ thông tin
• Hệ thống Thông tin Quản lý Dự án (PMIS) - các mẫu dự án và mẫu kiểm soát cấu hình được lưu trữ trong PMIS là OPA
• Chuyên môn, kỹ năng, năng lực và kiến thức chuyên môn của nguồn nhân lực
• Đối thủ cạnh tranh
• Các nghiên cứu, ấn phẩm, và kết quả điểm chuẩn về ngành
• Tỷ giá hối đoái, lãi suất, tỷ lệ lạm phát, thuế quan,...

Tài sản Quy trình Tổ chức (OPA) là gì?

- OPA là mọi kiến thức và tài liệu cụ thể (bao gồm các quy trình và kế hoạch) được tạo ra/chấp nhận để sử dụng trong việc vận hành tổ chức.

- OPA là tập hợp tất cả các thông tin lịch sử có sẵn (như bài học kinh nghiệm/cải tiến quy trình/yêu cầu/best practices) trong việc vận hành tổ chức, giúp Giám đốc dự án đạt được các mục tiêu của dự án/tổ chức.

- Tổ chức có thể xác định OPA nào là bắt buộc và OPA nào được khuyến nghị sử dụng.

- Nếu được sử dụng đúng cách, OPA giúp Giám đốc dự án quản lý dự án tốt hơn.

- OPA có thể được cập nhật trong quá trình thực hiện dự án khi học được kiến thức mới.

- Ví dụ về OPA:

• Biểu mẫu (ví dụ: kế hoạch quản lý dự án, tài liệu dự án, ghi chép đăng ký dự án, mẫu báo cáo, mẫu hợp đồng, phân loại rủi ro, mẫu báo cáo rủi ro, định nghĩa xác suất xảy ra và độ ảnh hưởng, ma trận xác suất và ảnh hưởng, và mẫu đăng ký các bên liên quan)
• Các quy trình kiểm soát tài chính (ví dụ: báo cáo thời gian, chi phí yêu cầu và đánh giá giải ngân, mã số kế toán và các điều khoản hợp đồng chuẩn)
• Quy trình xác minh và xác nhận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả
• Hướng dẫn hoặc các yêu cầu đóng dự án (ví dụ như kiểm toán cuối dự án, đánh giá dự án, chấp nhận giao phẩm, đóng hợp đồng, phân bổ lại nguồn lực và chuyển giao kiến ​​thức cho sản xuất và/hoặc vận hành)
• Kho thông tin lịch sử và các bài học kinh kinh nghiệm (ví dụ: hồ sơ và tài liệu dự án, tất cả các thông tin và tài liệu đóng dự án, thông tin về kết quả của các quyết định lựa chọn và thông tin về hiệu suất của dự án trước, và thông tin từ các hoạt động quản lý rủi ro)
• Các tệp tài liệu dự án từ các dự án trước đó (ví dụ: các đường cơ sở về phạm vi, chi phí, tiến độ và đo lường hiệu suất, lịch dự án, biểu đồ mạng dự án, ghi chép rủi ro, báo cáo rủi ro và ghi chép quản lý các bên liên quan)

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Các yếu tố môi trường doanh nghiệp/Enterprise Environmental Factors (EEF)

Tài sản quy trình tổ chức/Organizational Process Assets (OPA)

Các thuật ngữ PMP® dễ gây nhầm lẫn & Giải thích chuyên sâu

So sánh giả định, ràng buộc và yêu cầu trong bài thi PMP

Dòng chảy ITTO trong PMP

Những điều cần biết để thi chứng chỉ PMP